In heel veel branches is het al lang duidelijk dat marketing- en salesafdelingen, traditioneel gefocust op (nieuwe) klanten, niet zonder een goed CRM-systeem kunnen. De laatste jaren wordt bij accountantskantoren de noodzaak van een goed relatiebeheersysteem, voor bijvoorbeeld een 360 graden klantbeeld, steeds groter. Het zorgt ervoor dat de medewerkers altijd via een centraal toegankelijke, veilige omgeving de beschikking hebben over de gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden.
Als een dergelijk systeem kan helpen bij het opbouwen van een goede klantrelatie, waarom zou je dit dan ook niet inzetten om nieuwe klanten en opdrachten te werven? De mogelijkheden van PSA365 om te ondersteunen in dit proces wordt in deze blog uitgewerkt.
Verzamelen van potentiële klanten
Potentiële klanten komen op allerlei manier de organisatie binnen. Niet alleen meer via de telefoon, maar de digitale transformatie heeft ervoor gezorgd dat het aantal digitale leads enorm is gegroeid. Tegelijkertijd wordt van marketingafdelingen verwacht dat ze al die leads snel verwerken, opvolgen en doorzetten naar de juiste personen in de organisatie. Dat is niet mogelijk als er geen eenduidige werkwijze is voor leadregistratie en -afhandeling. Hier komt het CRM-systeem om de hoek kijken. Registratie kan dan namelijk op die ene centrale plek plaatsvinden. Gelukkig kan de inzet van het Power Platform helpen om dit proces te automatiseren door bijvoorbeeld automatisch leads aan te maken van alle contactformulieren die op de website worden ingevuld. Hierna hoeft alleen nog maar controle van de gegevens en kwalificatie plaats te vinden.
De oplossing van Company.info binnen PSA365 kan helpen bij het verzamelen van leads door de inzet van de leadgenerator. Hiermee kun je door te selecteren op onder andere regio’s, branches en rechtsvormen een set van bedrijven als potentiële klant aan je CRM-systeem toevoegen.
Opvolgen van potentiële klanten
Op het moment dat de marketingafdeling ervan overtuigd is dat de organisatie een oplossing kan bieden voor het probleem of doelstelling van de potentiële klant, zal hij deze overdragen aan een relatiebeheerder. De overdracht vindt plaats via een verkoopkans waarbij alle informatie wordt meegenomen die in het lead proces is verzameld. Tegelijkertijd wordt het bedrijf als prospect vastgelegd in het CRM-systeem met hieraan een gekoppelde contactpersoon. PSA365 zorgt er hierbij voor dat de stamgegevens van deze persoon slechts één keer in het CRM systeem vastliggen. Wil je hier meer over weten, check dan onze functionaliteit over natuurlijke personen.
De relatiebeheerder zal vervolgens contact gaan opnemen met de prospect en zijn best gaan doen om de verkoopkans om te zetten in een offerte. Door alle contactmomenten die in dit proces plaatshebben als contactmoment vast te leggen in de verkoopkans, is ook voor collega’s (en de marketingafdeling) te volgen wat de status is. En kan indien nodig het contact worden overgenomen.
Cliëntacceptatieprocedure
Accountants hebben de plicht om de identiteit van klanten vast te stellen. Weten met wie je zaken gaat doen, dus voordat die eerste opdrachtbevestiging wordt verzonden en werkzaamheden worden uitgevoerd, laat staan gefactureerd. Dan is het dus prettig dat een prospect pas klant kan worden als in het CRM-systeem is aangegeven dat de cliëntacceptatieprocedure met een goedkeuring is afgerond. Of je nu alle werkzaamheden die horen bij de procedure in het CRM-systeem doet of niet. Als het eindresultaat maar vastligt en zichtbaar is wie hierbij betrokken zijn geweest.
Door gebruik te maken van handige tools als het met één druk op de knop ophalen van het Uittreksel van de Kamer van Koophandel en Credit Safe gegevens, kan het acceptatieproces versneld worden. Daarnaast kan bij een contactpersoon worden aangegeven of deze persoon Uiteindelijk belanghebbende (UBO) is bij de betreffende organisatie.
De compliance officer (of een medewerker met deze rol) heeft altijd binnen het CRM-systeem, maar ook met dashboards in Power BI, inzicht in de status van de lopende acceptaties. Dus geen verrassingen meer.
Bovenstaande beschrijving is slechts een korte weergave van het proces van lead tot cliëntacceptatie. Wil je meer weten over de werking hiervan in PSA365? Neem dan contact met ons op en wij laten het graag zien!
GAC