Verklein het compliance risico

Voorkom problemen bij niet-naleving van de Wwft procedure

Een accountantskantoor is verplicht om een klantonderzoek te doen ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Op basis van het klantonderzoek wordt besloten om een klant te accepteren of niet. Hiervoor moet een proces worden doorlopen en achteraf moet zichtbaar zijn hoe dit proces is doorlopen. De mate van diepgang van de stappen is afhankelijk van de risico-inschatting.

Als compliance officer wil je kunnen beoordelen of alle stappen op de juiste manier zijn doorlopen. Het is dus belangrijk om de beschikking te hebben over een tool waarmee de registratie kan plaatsvinden. Die daarnaast zaken signaleert bij belangrijke stappen of (verlopen) termijnen.

Centrale vastlegging van het klantacceptatie proces van de accountant

Leg de klantacceptatieprocedure vast

Hoe logisch is het om in een CRM-systeem waarin je zoveel mogelijk informatie van (nieuwe) klanten vastlegt, ook de klantacceptatieprocedure op te nemen? Heel logisch, want dat draagt namelijk bij aan het volledig krijgen van het 360° klantbeeld.

De acceptatieprocedure is de laatste stap in het proces van prospect tot klant, voordat de eerste opdrachtbevestiging wordt verstuurd. Om er zeker van te zijn dat de procedures worden opgevolgd, is het belangrijk dat deze processen op elkaar zijn afgestemd.

De acceptaties worden gekoppeld aan de accountkaart. De vereiste velden, zoals risico-inschatting, worden gevuld en de status is te volgen. Zodra de klantacceptatie succesvol is afgerond, zal de relatiebeheerder hier automatisch op worden geattendeerd en kan de status van de relatie worden gewijzigd van prospect naar klant.

Maak gebruik van compliance software

Wwft identificatie en verificatie van klant en UBO

De eerste stap in de klantacceptatieprocedure bestaat uit het identificeren van de klant en de UBO’s en het vastleggen van het resultaat hiervan. Uiteraard maak je hierbij gebruik van het CRM-systeem.

Bij elke contactpersoon kan namelijk worden aangegeven of deze UBO is in de relatie tot het bedrijf waaraan hij is gekoppeld. De identificatiegegevens van deze UBO worden slechts eenmalig vastgelegd op de unieke natuurlijke persoon. Gebruik Power Automate om de relatiebeheerder op de hoogte te brengen van ID-bewijzen die dreigen te verlopen.

Wil je meer inzicht hebben in de kredietwaardigheid en de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de toekomstige klant? Vraag dan met één druk op de knop een kredietwaardigheidsrapport op bij Company.info en bekijk de resultaten hiervan op de accountkaart.

Inzicht via de beste compliance software

Het compliance dashboard van Power BI

Als compliance officer wil je continu inzicht hebben in lopende acceptaties, afgegeven verklaringen, ID-bewijzen die dreigen te verlopen en ongebruikelijke transacties. Door al deze gegevens vast te leggen in een centraal CRM-systeem heb je één bron van waarheid en informatie.

Laat het systeem vervolgens voor je werken door automatisch berichten te versturen bij belangrijke veranderingen in deze data. Word nooit meer verrast door een ID-bewijs dat al 3 maanden verlopen blijkt te zijn of een ongebruikelijke transactie die 2 weken geleden is gemeld.

Verkrijg inzicht door een specifieke app waarin alleen die schermen en overzichten worden getoond die belangrijk zijn voor de compliance officer. En maak gebruik van een Power BI dashboard waarin alle informatie uit het CRM-systeem bovendien kan worden gecombineerd met data uit andere systemen.

Mignon staat voor je klaar

Vragen over jouw bedrijfssoftware?

YOU GAC
Growing Together