Eventverslag – Wanneer overstappen op Business Central?
De cloud zet zijn onomkeerbare transformatie van het bedrijfsleven voort. Maar wanneer kun je je als organisatie het beste bij die vernieuwing aansluiten? Om een mogelijk antwoord te geven, hield GAC op 23 mei een klantendag waarin Microsoft Business Central de boventoon had.
Commercieel Directeur Roel van Zon opende de dag. “Wij zien de mobile first, cloud first strategie van Microsoft werken. Alle nieuwe klanten in de zakelijke dienstverlening kiezen voor een cloudoplossing. Binnen groothandels zien we dat het fifty-fifty is. Alleen productiebedrijven zijn wat terughoudender. Daar is het zeer sterk van de wensen van individuele bedrijven afhankelijk. Gelukkig biedt Microsoft voor Business Central ook een on-premise oplossing.”
“Business Central versterkt de productiviteit. Je kunt slimmer omgaan met applicaties en effectiever samenwerken.”
Veilig, aanpasbaar en productief
Voor Microsoft is het bevestiging dat de cloud-strategie werkt. Die steunt op de voorwaarden dat het veilig, aanpasbaar en productief moet zijn. Roel: “Die veiligheid is tegenwoordig vanzelfsprekend. Aanpassen is goed mogelijk zonder dat daar programmeerwerk bij komt kijken. Business Central versterkt de productiviteit. Je kunt slimmer omgaan met applicaties en effectiever samenwerken.”
Data ontsluiten en combineren
Minstens zo belangrijk is de mogelijkheid om data te ontsluiten en te combineren via Business Insights. Zo is met slimme inzet van de tools bijvoorbeeld te voorspellen of een klant op tijd gaat betalen. Business Central is ook flexibeler dan Microsoft Dynamics. Dat maakt een hechtere integratie van Customer Relationship Management (CRM) mogelijk.
De cloud maakt upgraden eenvoudiger
Het grootste voordeel: de cloud maakt upgraden eenvoudiger. Daarmee moet de tijd dat organisaties in antieke systemen vastlopen achter ons komen te liggen. Microsoft zelf gaat over naar twee releases per jaar zodat vernieuwing een constante wordt. Organisaties kunnen upgrades eerst in een sandbox testen en ze tot drie keer toe uitstellen.
De omgeving past zich aan het scherm aan, zonder aan functionaliteit in te boeten.
De rol van de gebruiker
Consultants Gilian Kleinveld en Mignon Coenen namen het woord over. Ze verplaatsten zichzelf in de rol van respectievelijk business manager en financieel manager. Met een live demo lieten ze zien hoe Business Central zich aan de rol van de gebruiker aanpast. Met behulp van enkele andere collega’s werden mogelijkheden voor de mobiele telefoon gedemonstreerd. De omgeving past zich aan het scherm aan, zonder aan functionaliteit in te boeten.
Een persoonlijk dashboard met relevante KPI’s
Gillian liet vanuit zijn persoonlijke dashboard zien hoe alle voor hem relevante KPI’s (bestverkochte artikelen, grootste klanten, hoogste orderwaarde) altijd in beeld staan. Via Business Central kunnen gegevens direct in Excel getoond worden en bepaalde aanpassingen zijn in Excel te maken en vervolgens ook in Business Central door te voeren. Zo wijzigde Gilian de naam van een product vanuit Excel.
Integratie met Office 365
Het dashboard van ‘financieel manager’ Mignon was anders dan dat van ‘business manager’ Gilian. Bij Mignon stonden onder meer inkoopdocumenten klaar voor goedkeuring. Door de integratie met Office 365 is het mogelijk bij een e-mail in Outlook direct belangrijke gegevens te tonen. Zo kan bijvoorbeeld het openstaande saldo van een klant opgevraagd worden. Komt er een compleet nieuwe aanvraag binnen, dan is het mogelijk om gelijk een nieuwe contactpersoon aan te maken.
AppSource en Business Central
Integratie met diensten van derden zoals bijvoorbeeld PayPal is mogelijk. AppSource maakt dit nog eenvoudiger. Diensten kunnen in Business Central geïnstalleerd worden, eventueel zelfs op de proef. Bij wijze van demonstratie installeerde Gilian in enkele minuten Sana Commerce. Alle velden en tabellen van deze webwinkel worden aan bestaande artikelen toegevoegd en waar mogelijk automatisch ingevuld.
Het Power Platform bestaat uit Power BI, Power Apps en MS Flow om achtereenvolgens te analyseren, reageren en automatiseren.
Maatwerk is overbodig
Na de plenaire presentaties werd de dag voortgezet met break-out sessies. Zo toonde consultant Charon Konings aan de hand van allerlei voorbeelden hoe het Power Platform maatwerk overbodig maakt. Het Power Platform bestaat uit Power BI, Power Apps en MS Flow om achtereenvolgens te analyseren, reageren en automatiseren. Charon liet onder meer zien hoe je met Flow een webformulier kunt koppelen aan CRM. Laat een webbezoeker zijn gegevens achter, dan komt er in CRM een workflow die zorgt dat deze lead opgepakt wordt.
Van lead tot factuur binnen één omgeving
Consultants Susan Pijnenburg en Rob Kuijpers presenteerden onder de titel ‘Waarom en waar CRM?’ hoe CRM Marketing en Sales helpt klanten te benaderen. Binnen Business Central worden CRM en ERP volledig samengesmeed. Het proces van lead tot factuur is binnen één omgeving te beheren.
Predictive Lead Scoring
Praktisch kan bijvoorbeeld een visitekaartje met het mobieltje op de foto gezet worden. Via automatische herkenning komen de gegevens in het systeem waarna sales opvolgt. Alle betrokkenen zien in één oogopslag waar een klant of lead zich in het verkoopproces bevindt. Sinds april is Predictive Lead Scoring mogelijk. Alle toegevoegde leads worden via koppelingen automatisch van extra informatie voorzien. AI analyseert dit en geeft leads op basis van slagingskans een prioriteit.
Hoe kun je slimmer verkopen via een webshop?
Trends binnen B2B e-commerce
Hoe kun je slimmer verkopen via een webshop? Consultants Charon Konings en Mark Heesters lieten de trends van dit moment zien. De belangrijkste is samenwerken met market places zoals Amazon.com, Bol.com en Beslist.nl. In Nederland loopt 16 procent van alle online verkoop via een market place. Wereldwijd is dat cijfer 55 procent. GAC levert een connector om een webshop te koppelen aan market places. Beheer van voorraad en artikelen blijft in de hand. Gelijktijdig is het mogelijk om unieke productnamen, eigen prijzen en andere op platform afgestelde strategieën toe te passen.
Persoonlijke ervaring, ook voor B2B klanten
De tweede trend is dat klanten een persoonlijke ervaring eisen. Dat geldt niet alleen voor B2C, maar ook voor B2B. Daarbij verwacht de klant dat zaken als een kredietlimiet of een raamcontract online hetzelfde werken als over de telefoon. Als derde kwam het bestelproces langs, dat verloopt steeds meer via de mobiele telefoon wat vereist dat over de omgeving wordt nagedacht. Trend vier stelt dat klanten steeds snellere levering eisen. Trend vijf gaat in op de mogelijkheden van analysesoftware zoals Power BI om steeds verfijndere strategieën uit te voeren.
“Wij zijn een klein team en moeten het van een goede werkomgeving hebben.”
Eerste SAAS-oplossing voor ERP in Nederland
De dag werd afgesloten door Frans Reijnen. Namens ORIT BV vertelde hij hoe zijn organisatie als eerste in Nederland met een SAAS-oplossing voor ERP aan de slag ging. ORIT is een bedrijvengroep die grotendeels actief is in het onroerend goed. Eén vestiging handelt in producten en exporteert met een team van 10 man naar 38 landen. De organisatie werd door een combinatie van een jaren ’90 ERP oplossing, losse boekhoudsoftware, een aparte webshop en eigen mailsysteem ondersteund. Geen enkel softwarepakket kon communiceren met de andere applicaties wat voor problemen zorgde.
Tevreden met Dynamics 365
Na een goede ervaring met Office 365 werd besloten alle oplossingen te vervangen en samen te brengen door Dynamics 365 te implementeren. Dat zou bij één boekhouding beginnen en dan uitgerold worden over alle twaalf. De implementatie van de eerste boekhouding in de cloud werd in september ingezet en ging in januari live. Dat beviel goed. In plaats van een tweede boekhouding over te zetten in februari gingen de andere elf gelijktijdig over. Daarna volgde Sana Commerce als vervanger van de webshop. Natuurlijk was niet alles rozengeur en maneschijn. Enkele openstaande punten kregen ook aandacht. Maar over het geheel is ORIT tevreden. Frans: “Wij zijn een klein team en moeten het van een goede werkomgeving hebben.”
Afronding
De klantendag werd traditioneel afgerond met een borrel en ruime kans om te netwerken.
GAC