Gebruik ERP voor het optimaliseren van je complexe offertetraject
In de huidige wereld kunnen salestrajecten enorm complex worden. Zeker in de maakindustrie waarin producten met complexe productstructuren geproduceerd worden. Het kan lastig zijn om een offerte op te stellen. Onderzoeken welke artikelen en prijzen in de offerte moeten staan kost zeeën van tijd en dan moet het ook nog foutloos zijn. Het uitbrengen van een offerte kan hierdoor soms weken duren, waardoor beloften niet worden nagekomen en mensen gefrustreerd raken. Ondertussen heeft de concurrent wel direct een offerte gestuurd met daarop de juiste artikelen en prijzen. Deze complexiteit vraagt om een gestroomlijnd offertetraject, maar zonder de juiste hulpmiddelen is het haast onmogelijk om dit proces te stroomlijnen. Een ERP systeem kan dit proces aanzienlijk vereenvoudigen. Hieronder lees je waarom.
Een centrale bron van data
Bij complexe offertes moet er vaak rekening gehouden worden met specifieke klantafspraken, raamcontracten, kortingen en transporteisen. Het bijhouden van deze informatie in separate lijsten en losse applicaties leidt tot het maken van fouten en inefficiëntie. ERP systemen centraliseren data waardoor verkopers altijd de laatste data gebruiken. De risico’s op het maken van fouten in de offertefase worden hierdoor door stukken minder.
Recente prijzen en artikel updates
In sommige industrieën kunnen tarieven en artikelvoorraden snel veranderen. Verkopers moeten daarom beschikken over de meest accurate en recente data om een competitieve offerte te kunnen opstellen. In ERP systemen is het mogelijk om efficiënt artikelbeheer te houden. Hierdoor kunnen verkopers snel, accurate offertes versturen. Dit zorgt niet alleen voor een betere klantbeleving maar maakt het ook makkelijker om te reageren op markt fluctuaties.
Gestroomlijnd offerteproces
Het handmatig maken van ingewikkelde offertes kan een tijdrovend en foutgevoelig proces zijn. Met hulp van een ERP systeem wordt dit proces geautomatiseerd. De tijd en moeite die normaal in het maken van een offerte zitten wordt enorm gereduceerd. Met behulp van gemaakte workflows en sjablonen wordt het maken van complexe offertes een eitje. Hierdoor komt er meer tijd vrij voor belangrijkere zaken zoals het opbouwen van zakenrelaties en het sluiten van deals.
Consistentie en conformiteit
Het aanmaken van complexe offertes kan in veel gevallen betekenen dat er rekening gehouden moet worden met het volgen van bepaalde (bedrijfs)processen. In een ERP system is het mogelijk dat deze processen automatisch gevolgd moeten worden. Alle offertes worden hierdoor volgens dezelfde richtlijnen gemaakt. Deze consistentie zorgt er niet alleen voor dat de risico’s op juridische uitdagingen wordt gereduceerd, maar het vergroot ook het vertrouwen van klanten die vertrouwen op accurate en conforme offertes.
Verbeterde samenwerkingen
Voor het maken van complexe offertes is het vaak nodig om meerdere afdelingen te betrekken. Een ingenieur moet bijvoorbeeld eerst onderzoeken welke artikelen gebruikt zullen worden voordat de offerte wordt goedgekeurd. In een ERP systeem worden workflows ingericht waarmee goedkeuringsprocessen geautomatiseerd worden. Doordat iedereen dezelfde data gebruikt is de kans op het maken van fouten stukken kleiner.
Stuur op basis van historische data
Met hulp van een ERP systeem kan historische data gebruikt worden voor het maken van rapporten. Hiermee kunnen trends en prestaties inzichtelijk gemaakt worden. Op basis van deze gegevens kunnen vervolgens onderbouwde beslissingen genomen worden zoals het optimaliseren van productprijzen en het aantonen van verbeterpunten in het offerteproces.
Verbeterde klantervaringen
Omdat met behulp van ERP systemen complexe offertes snel en accuraat gemaakt kunnen worden, kunnen verkopers consistent voldoen aan de klantverwachtingen en zijn ze sneller dan de concurrentie. Het sneller versturen van kloppende offertes wekt vertrouwen en tevredenheid bij de klant. Dit vergroot de kans op het sluiten van deals en lange termijn relaties.
Stroomlijn je offertetraject met Dynamics 365 Business Central!
Duurt het maken van een offerte bij jullie ook zo lang doordat er veel betrokkenen zijn of dat er te veel randvoorwaarden zijn waarmee rekening gehouden moet worden? Een ERP zoals Dynamics 365 Business Central kan helpen bij het stroomlijnen van het offertetraject zodat klanten snel en adequaat geholpen worden. Om te kunnen groeien is het gebruiken van ERP essentieel in onze alsmaar digitaler wordende maatschappij. Met name bij productiebedrijven hebben vaak te maken met samengestelde en geconfigureerde producten. Er zijn haast ontelbaar mogelijkheden mogelijk afhankelijk van wat de klant wil. Hierdoor kan het lastig zijn om snel een offerte uit te brengen. CPQ software (Configure Price Quote) kan helpen bij het automatiseren van het maken van complexe offertes op basis van vooraf gestelde voorwaarden. In dit blog lees je daar meer over.
GAC