Wat is ERP?

ERP: Enterprise Resource Planning

Behoefte aan een overkoepelend systeem? Zodat je snel op veranderingen in de markt in kunt springen? Zoek niet verder. ERP is een enorm krachtige businesstool, die jouw bedrijfsprocessen stroomlijnt, standaardiseert en integreert in één compleet systeem. Een softwarepakket, dat belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenvoegt. Van administratie tot voorraad en van inkoop tot verkoop.

Maar hoe werkt ERP precies? Wat zijn de voordelen ervan? En wanneer ben je als bedrijf écht klaar voor deze software? Je ontdekt het hier!

Wat is ERP?
Wat zijn de voordelen van ERP?
Hoe werken ERP-systemen?
Standaard of maatwerk?
Ben je als bedrijf klaar voor ERP?
Welke soorten ERP zijn er?
ERP-implementatie? Zo pak je dat aan!

Wat is een ERP systeem?

Software die stroomlijnt, standaardiseert en integreert. Dat is ERP. Met deze tool verbind je als organisatie je informatiestromen met elkaar. Laat je mensen sneller en efficiënter samenwerken. En anticipeer je beter op de toekomst.

Wanneer je kiest voor een datagedreven koers, speel je ook flexibeler in op ontwikkelingen die op je afkomen. Bovendien bied je je klanten waar zij het meeste behoefte aan hebben. Met ERP haal je het maximale uit je data, je bedrijfsprocessen en je medewerkers.

Oké, maar wat is ERP nu echt?

Een ERP-systeem bestaat meestal uit kleine modules die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Zoals inkoop, verkoop of voorraadbeheer. De centrale kern van een ERP-systeem is een gedeelde database. Die database vormt het fundament onder al die kleine modules en onder alle processen van alle afdelingen binnen je organisatie. Binnen een ERP-oplossing kun je talloze bedrijfsprocessen onderbrengen. Ze zijn allemaal met elkaar verbonden.

Wat is het nut van een ERP systeem?

Wat dit in de praktijk betekent? ERP integreert de front- en backoffice, zodat medewerkers eenvoudiger met elkaar kunnen communiceren. Daarnaast biedt ERP verschillende rapportagefeatures en Business Intelligence-modules. Andere functionaliteiten zijn een gebruiksvriendelijk portaal of dashboard waarop medewerkers alle gegevens in één oogopslag kunnen inzien. Alles om de uitwisseling van informatie snel, soepel en betrouwbaar te laten verlopen.

Dat heeft voordelen voor jou én voor je klanten. Als organisatie heb je beter inzicht in je prestaties en gebruik je voorspellende rapportages om nóg slagvaardiger te werk te gaan. Voor je klanten is het goed om te weten dat ze met een betrouwbare, efficiënte en toekomstgerichte partner in zee gaan.

De wisselwerking is duidelijk, toch?

Wat zijn de voordelen van ERP?

Onderschat de impact van ERP niet. Niet alleen worden workflows verbeterd, gaan afdelingen soepeler samenwerken en krijg je meer grip op je informatiestromen. Je voldoet met ERP ook beter aan de behoeften van je klanten, wat je een fikse voorsprong op de concurrentie geeft.

We hebben de belangrijkste voordelen van het hebben van een ERP-systeem voor je op een rijtje gezet!

Samenwerken: ERP is een geïntegreerd systeem en alle afdelingen werken vanuit een centrale database. Het grote voordeel daarvan is dat deze afdelingen elkaar vervolgens kunnen versterken. Systemen zoals CRM, die normaal gesproken op zichzelf staan, bevatten functionaliteiten om relaties met klanten te onderhouden. Als CRM onderdeel wordt van het overkoepelende ERP-systeem, kunnen ook andere afdelingen relevante gegevens gebruiken voor hun werkzaamheden. Zo verbetert de interactie onderling, de interactie met de leveranciers én de interactie met de klant.
Workflows: sommige werkzaamheden zijn standaard en moeten dagelijks worden uitgevoerd om het bedrijf in beweging te houden. Met ERP haal je slimme workflows in huis die ervoor zorgen dat dit werk gestandaardiseerd wordt. Zo’n uniforme werkwijze levert veel voordelen op: enorme tijdwinsten, een hogere betrouwbaarheid van data en een kleinere kans op fouten.
Eenmalige gegevensopslag: met ERP hoef je gegevens vaak maar eenmalig op te slaan. Dat is handig, bijvoorbeeld wanneer een verkooporder binnenkomt die vervolgens moet worden verwerkt tot een inkooporder. Of wanneer er daarna personeel moet worden ingepland. Ook gegevens van klanten en producten hoeven slechts eenmaal te worden ingevoerd, omdat iedereen met dezelfde database werkt. Wel zo overzichtelijk.
Realtime data: met een ERP-systeem hebben medewerkers altijd toegang tot de actueelste gegevens. Van producten tot doorlooptijden en van uitstaande orders tot capaciteit en productie. Is de voorraad ernstig geslonken? Of komt er een order binnen? Dan wordt dit meteen in het systeem weergegeven en is elke betrokken afdeling direct op de hoogte: van het magazijn tot de afdeling verkoop. Omdat je altijd actueel inzicht hebt, zie je bovendien sneller de relatie tussen deze gegevens. Dat stelt je in staat om beter te reageren op klantbehoeften of veranderingen in de markt. Proactief inspringen op ontwikkelingen heet dat.
Rapportages: met ERP kunnen medewerkers veel sneller en uitgebreider rapportages opstellen. Er zijn tenslotte meer databronnen om uit te putten. Kijk dus niet vreemd op als je medewerkers opeens veel waardevollere analyses tevoorschijn toveren. Maak er gebruik van. Die rapportages helpen je om je bedrijfsprocessen te doorgronden, knelpunten te signaleren en beter onderbouwde strategische beslissingen te nemen. Waarom? Omdat ze gebaseerd zijn op realtime data uit elke laag van het bedrijf. Zo krijg je pas echt grip op de toekomst van je organisatie.
Veiligheid: veel organisaties zijn bang voor het verzamelen van bedrijfsgevoelige data op één plek. In werkelijkheid is het echter veel slimmer om gegevens in een centrale database op te slaan. Wanneer ze zijn versnipperd over verschillende systemen is het voor hackers makkelijker om een ingang te vinden. Eén centrale plek is nog altijd makkelijker te verdedigen dan verschillende zwakke plekken. Ook over ERP in de cloud hoef je je geen zorgen te maken. Leveranciers weten dat hun reputatie afhangt van de beveiliging van data. Ze zetten zich daarom voor de volle honderd procent in om deze data zo krachtig mogelijk te beschermen.

De eindeloze voordelen van een ERP systeem

Als je deze voordelen bij elkaar optelt, lijkt de toegevoegde waarde van ERP helder. Nog even samenvatten dan? Met een ERP-oplossing hebben medewerkers toegang tot relevante, up-to-date informatie waardoor ze sneller en beter kunnen samenwerken. Het management kan op basis van hun rapportages een scherpere strategische koers varen. En omdat overbodige processen en systemen overboord gaan, kun je als organisatie de operationele kosten drastisch verminderen. Dat is altijd een plus, natuurlijk.

Hoe werkt een ERP-systeem?

De beste software is modulair opgebouwd. Zo ook ERP. Een ERP-systeem bestaat deels uit standaard modules, die voor elke onderneming geschikt zijn. Daarnaast kunnen er voor elk marktsegment speciale modules aan worden toegevoegd. Wil je het maximale uit je oplossing halen? Dan integreer je alle onderdelen met elkaar.

De modules binnen een ERP-systeem hebben elk een individuele taak in het grotere geheel. Zoals een financiële module, een module voor het magazijn of een module rondom het klantinformatiesysteem. Het systeem zorgt ervoor dat alle informatie van het bedrijf in dezelfde database wordt opgeslagen. Die informatie kan vervolgens door alle medewerkers met één druk op de knop worden opgeroepen.

Met een ERP-systeem hoef je gegevens maar eenmalig in te voeren. Daardoor verbetert de communicatie tussen afdelingen: iedereen heeft tenslotte toegang tot dezelfde informatie. Je hebt zo ook scherper zicht op de samenhang tussen alle bedrijfsprocessen. En omdat alle onderdelen met elkaar ‘communiceren’, groeit er een consistente, eenduidige werkwijze.

Heeft jouw bedrijf een ERP-systeem nodig?

Er is de laatste jaren ontzettend veel veranderd in het ERP-landschap. Voorheen was de oplossing vooral geschikt voor grote organisaties. Als bedrijf moest je tenslotte fiks investeren in nieuwe software en servers met een grotere capaciteit. Tegenwoordig zijn ERP-systemen zowel geschikt voor multinationals als voor MKB bedrijven. Door de opkomst van de cloud is de software bovendien een stuk toegankelijker geworden.

Je weet nu dat je je niet hoeft te laten tegenhouden door investeringskosten of de aard van je bedrijf. Maar ben je klaar voor een ERP-systeem? Dat is een andere vraag. Om je een eind op weg te helpen, hebben we de meest voorkomende ergernissen en knelpunten in organisaties op een rij gezet.

Je gebruikt verschillende softwarepakketten voor verschillende processen. Door al die versnipperde informatie, werken de afdelingen niet optimaal samen. Het gevolg? Voorraadbeheerders krijgen verkooporders te laat binnen. Of verkoopafdelingen hebben geen inzicht in de voorraden. Daardoor ontstaan er fouten, raken medewerkers geïrriteerd en worden klanten steeds ontevredener.

Medewerkers zijn eindeloos bezig met het opzoeken en verwerken van gegevens. Als je werkt met verouderde systemen, die handmatig moeten worden bijgewerkt, kan het wel een tijdje duren voordat je weet hoeveel orders je per dag binnenkrijgt. Of wat je gemiddelde verkoopmarge is. Dat betekent dat je niet flexibel genoeg kunt reageren op ontwikkelingen in de markt. Medewerkers hebben de juiste informatie snel nodig om hun werkzaamheden zo efficiënt mogelijk uit te kunnen voeren. Zoals de magazijnmedewerker, die direct moet zien wanneer de voorraad daalt en producten moeten worden bijbesteld. Met ERP stroomlijn je het productieproces, perfectioneer je het voorraadniveau en optimaliseer je je marges.

Wanneer je je verkoop, voorraad en klantinformatie apart beheert, ontbreekt het totaalbeeld van je bedrijfsvoering. Klanten worden dan vaak van het kastje naar de muur gestuurd, omdat medewerkers van verschillende afdelingen geen inzicht hebben in de verschillende systemen. Met een ERP-systeem hebben medewerkers toegang tot dezelfde actuele informatie over orderstatus, leverstatus, voorraad en betalingen. Met sommige modules kunnen klanten deze informatie zelf inzien in een klantportaal. Zo profiteer je van de voordelen van een compleet relatiebeheer. Met het totaalbeeld dat door ERP ontstaat kunnen medewerkers ook nog eens uitgebreide analyses en overzichtelijke rapportages maken. Van die rapportages en automatische signaleringen wil je als organisatie écht profiteren. Waarom? Ze tekenen de weg naar succes scherper af.

Meerdere systemen binnen een bedrijf is een rampzalig recept. Veel bedrijven worstelen dan ook met complexe en tijdrovende ICT-klussen. Het beheren, aanpassen en integreren van al die systemen kost niet alleen ontzettend veel tijd, energie en geld. Het verhoogt het risico op fouten aanzienlijk. Daarnaast kosten lokale, verouderde softwaresystemen soms meer dan ze opleveren. Bijvoorbeeld wanneer lokale aanpassingen ongedaan worden gemaakt door updates. Met steeds weer nieuwe on-premise software haal je alleen maar meer complexiteit in huis. Daar zou je geen zin in moeten hebben. Met een ERP-oplossing, zeker in de Cloud, omzeil je dat.

Herkenbaar? Dan wordt het tijd om eens na te gaan denken over een slimme ERP-implementatie. Uiteraard helpen we je daar graag bij.

ERP implementatie? Zo pak je dat aan!

De grootste fout die bedrijven maken als ze een nieuw systeem uitrollen? Focussen op de techniek en niet op de mensen. Elke verandering begint bij je medewerkers. Zij moeten de oplossing omarmen, zij moeten ermee leren en willen werken.

De meeste valkuilen van ERP vind je dan ook bij de implementatie en de organisatie zelf. Organisaties en managers moeten begrijpen dat een nieuw softwaresysteem aanpassingen vergt. Bijna niemand staat te springen om veranderingen. Zelfs niet wanneer de oude manier duidelijk niet voldoet. Veranderingen kosten namelijk tijd en energie. En veerkracht van alle medewerkers.

ERP-software is dus niets waard als het medewerkers niet betrokken zijn bij de veranderingen. Of als ze niet bereid zijn om de schouders eronder te zetten. Besteed daar dus aandacht aan.

Stappenplan voor ERP implementatie

Is iedereen on board? En is er gekozen voor het best passende ERP-systeem? Dan zijn dit de cruciale stappen voor een succesvolle ERP implementatie:

Installeer en test de hardware en de software. Werkt het naar verwachting? Voldoet het aan de specificaties?

Leid de gebruikers op. Train ze, zodat ze precies weten hoe ze het systeem kunnen gebruiken. Dat kun je doen met een pilot, waarbij een projectteam een testcase ontwikkelt die het volledige systeem in beeld brengt.

Beveilig het systeem. Ken autorisatie toe aan de juiste medewerkers zodat ze toegang hebben tot relevante informatie.

Exporteer en importeer data uit oude systemen. Let erop dat dit op de goede manier gebeurt, zodat medewerkers met de data kunnen blijven werken.

Stel procedures en werkinstructies op.

Is de software gebruiksklaar? Organiseer een kick-off om het moment te markeren dat iedereen met het nieuwe systeem gaat werken.

Besteed aandacht aan nazorg. Niet alles zal direct van een leien dakje gaan. De nieuwe ERP-software zal ongetwijfeld kampen met kinderziektes en medewerkers moeten leren werken met het systeem.

Een ERP systeem leren kennen

Ga je ineens een ERP systeem inzetten, dan kan het lastig zijn om iedereen aan boord te krijgen. Want ze moeten ineens leren wat een ERP systeem is, en hoe ze daarmee moeten werken. Het is daarom belangrijk om iedereen hier al vanaf het begin af aan bij te betrekken. Daarnaast is bijvoorbeeld Microsoft Business Central zo gebruiksvriendelijk opgebouwd, dat het een makkelijk te leren ERP systeem is. Iedereen heeft het, wellicht na een training, zo onder de knie! En ziet er straks ook zeker alle voordelen van in.

Meer weten over ERP systemen?

Bij GAC werken we altijd samen. Waarom? Omdat we samen beter zijn dan alleen. Alle ervaringen die we bij onze klanten hebben opgedaan, zetten we in om jou van dienst te zijn. Zo zorgen we ervoor dat jij beter presteert, sneller reageert en trends zet in plaats van volgt. Daarbij zetten we technologie aan het werk voor mensen. Niet andersom.

Ben je er klaar voor? Laat dan van je horen! We vertellen je graag hoe onze oplossingen jouw business kunnen veranderen. Neem contact met ons op via onderstaand formulier.