GAC Document Center – GAC Business Solutions Documentbeheer

Uw documentenstroom groeit

Uit onderzoek is gebleken dat een medewerker per dag een uur bezig is met het zoeken naar informatie en documenten of het opnieuw opstellen van documenten. Recente ontwikkelingen zorgen ervoor dat u sneller informatie met elkaar kunt delen, maar deze grote stroom aan documenten maken het tegelijkertijd ook complexer om te zorgen voor de juiste versie van het benodigde document. En, weet u zeker dat alleen bevoegde personen toegang hebben? GAC biedt hiervoor een oplossing, het GAC Document Center.

Download de factsheet

24/7 toegang tot uw documenten

Met het GAC Document Center beschikt u over één centrale omgeving waarin informatie door middel van slimme indeling en categorisering door iedere medewerker snel wordt gevonden. Doorzoek uw documenten, zoals u dit van Google gewend bent. U bespaart hierdoor kostbare werktijd, tijd waarin de klant snel en goed geholpen kan worden, en draagt dus bij aan een langdurig succes van uw onderneming. Het platform is web gebaseerd en kan daarom vanuit iedere locatie, en via ieder apparaat. De productiviteit van uw organisatie kan hierdoor aanzienlijk verhoogd worden.

Voorkom versieproblemen en wildgroei

Samenwerken aan documenten wordt optimaal ondersteund. Documentwijziging worden gecontroleerd doorgevoerd. Door het gebruiksvriendelijke versiebeheer heeft u altijd de juiste versie beschikbaar. In combinatie met de opslag en het beheer van documenten op één centrale plek, zijn wildgroei en circulatie van verschillende versies van documenten voorgoed verleden tijd. U houdt zelf grip op de machtigingen en de verschillende machtigingen niveaus, zodat u zeker weet, dat de juiste persoon de juiste documenten kan inzien of bewerken. Daarnaast kan de medewerker automatisch op de hoogte worden gebracht bij wijzigingen op documenten of document-bibliotheken. Zo blijft de medewerker altijd geïnformeerd over de laatste wijzigingen die voor hem of haar relevant zijn.

De voordelen op een rij

NAV Reports
Dynamics NAV genereert dagelijks belangrijke documenten, zoals facturen, omzetstatistieken of debiteurenlijsten. Met het GAC Document Center kunt u vanaf uw mobiele telefoon of tablet direct deze Reports te benaderen. Hierdoor kunt u goed geïnformeerd uw werk uitvoeren, en klantgemotiveerd aan de slag.

Drag&Drop
Wanneer u Dynamics NAV als primaire applicatie gebruikt, biedt GAC een standaard factbox (panel) in Dynamics NAV waarin u per relatie of project relevante bestanden ziet in het Document Center. Zo kunt u vanuit Dynamics NAV ook gemakkelijk bestanden toevoegen (middels Drag&Drop), of openen. Dus geen extra schermen openen of alt-tab meer nodig, betekent overzichtelijker en sneller.

Uniformiteit
Wanneer uw contact- en klantgegevens vastliggen in Dynamics NAV, zijn deze direct beschikbaar om te gebruiken in het sjabloon. Bij adres- of naamswijzigingen hoeft u deze maar op 1 plek aan te passen; Dynamics NAV. U kunt deze documentsjablonen centraal aanpassen en beheren in Word, waarbij iedereen direct gebruik kan maken van dit sjabloon. Uw zorgt hiermee dat uw correspondentie een uniforme, professionele uitstraling behoudt.

Archivering
Er zijn actieve en inactieve documenten binnen iedere professionele organisatie. Het GAC Document Center kan uw werkdocumenten scheiden met bestanden in het archief. Hierdoor beperkt u de hoeveelheid bestanden welke u dagelijks onder ogen komt. Archiveren kan handmatig, maar natuurlijk ook automatisch. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aflopende contracten. Een bepaald aantal dagen voor het verlopen van dit contract, kan een verantwoordelijke hiervan op de hoogte worden gesteld (door workflow in te richten). Hierdoor kunt u pro-actiever handelen.

Traceerbaarheid
Bent u vanuit regelgeving verplicht om controle uit te oefenen over het gebruik van documenten? Bent u geïnteresseerd in de populariteit van sommige bestanden, of geïnteresseerd in de aanpassingshistorie van een specifiek document. Het GAC Document Center biedt allerlei dwarsdoorsnedes en standaard rapporten over het gebruik van documenten binnen uw organisatie.

Post digitaal
Als poststukken binnen uw organisatie centraal binnenkomen, dan kunt u deze wellicht ook centraal digitaliseren. Papieren documenten kunnen op eenvoudige wijze worden gescand en opgeslagen. Door gebruik van de zogenaamde OCR-techniek wordt het mogelijk gemaakt de inhoud van deze gescande documenten te doorzoeken. Daarnaast is het mogelijk om een digitale werkstroom (workflow) in te richten voor bestanden zodat deze sneller door uw collega’s kunnen worden opgevolgd en geen stukken meer verloren raken.

De voordelen in het kort

Minder zoektijd en dubbel werk
Minder bedrijfsrisico’s
Bestanden beter beveiligd
Hogere beschikbaarheid, via de browser, of op uw tablet of smartphone
Uniforme uitstraling
Pro-actief handelen
Compliancy en interne controle
Interne procesverbetering

Susan staat voor je klaar

Vragen over jouw bedrijfssoftware?

YOU

GAC

Growing Together