'Voor 75% zitten wij al in de cloud'

Een ruim assortiment, keuzehulp én inspiratie: fonQ is de online winkel die helpt bij het inrichten van je huis. Het jonge en snelgroeiende e-commercebedrijf doet het gehele ordertraject in-house: van logistiek, klantenservice en fulfilment tot inkoop, marketing en visual design. Vanwege de snelle groei die jaarlijks aanhoudt, voldeed hun eigen ontwikkelde ERP- en WMS-systeem niet meer. fonQ zocht naar een volwassen ERP-oplossing en koos wederom voor samenwerken met GAC.

“Toen ik in 2018 bij fonQ kwam werken, werkten we nog met NAV 2013,” vertelt Edwin van Dessel, IT Manager. “ERP-systemen zijn over het algemeen niet de meest romantische stukjes software; het zijn vrij grote en complexe systemen, maar je kunt er niet omheen. Veel bedrijven hebben de neiging om upgrades instinctief uit te stellen. Want upgrades zijn spannend, en soms best complex. Ook wij liepen een jaar of vijf achter.”

Een soepele upgrade
In de oude situatie werkte fonQ in NAV 2013 met de GAC Trade+ software. Samen met GAC was er een interface gerealiseerd met WMS-software. Ook was de keuze gevallen op de inkoopfactuur-scanning software Document Capture. “Van collega’s heb ik begrepen dat GAC destijds de meest overtuigende presentatie gaf,” vervolgt Edwin. “Voor mij was er geen enkele reden om zelfs maar te denken aan een andere partner. Samen met GAC zijn we de upgrade gaan doen naar NAV 2018 Trade+. Snel daarna hebben we een volledig nieuwe WMS-oplossing (Diract) geïmplementeerd en gekoppeld met NAV. De upgrade verliep soepel, ik kan niet anders zeggen.”

GAC: een onmisbare partner
“We hebben behoorlijk wat deskundigheid in huis en kunnen zodoende veel beheer en ontwikkelingen zelf verrichten. Dat maakt dat de rol van GAC op het gebied van consultancy wat kleiner is. Wij hebben bovendien voor een aanpak gekozen waarbij we zo min mogelijk maatwerk in ons ERP-systeem inbouwen. Wel bouwen we datgene in wat niet standaard in NAV zit. Daar ondersteunt GAC ons goed in. Ook is GAC heel duidelijk geweest over het upgradetraject waar we samen zijn ingestapt, naast het feit dat ze technisch én inhoudelijk uitstekend op de hoogte zijn. In zo’n traject kun je niet zonder een partner als GAC.”

De ondersteunende rol van IT binnen fonQ
“Het zal je misschien verbazen, maar fonQ is niet per se 100% gericht op IT en automatisering. Natuurlijk heeft het hoge prioriteit, en data intelligence is bijvoorbeeld een belangrijk speerpunt, maar de allerhoogste prioriteit ligt bij de optimale klantreis. fonQ doet er alles aan om de ervaring van de klant op de website van a tot z zo leuk én makkelijk mogelijk te maken. IT moet hierin ondersteunend zijn, en niet maatgevend.”

In de cloud
“Voor 75% zitten wij al in de cloud. Het is op dit moment alleen NAV dat nog niet helemaal meedoet. Dat heeft vooral te maken met de complexiteit van ERP-systemen. Alle overige apps zijn al ondergebracht in de cloud, heel weinig ‘draait’ nog in huis. We hebben de eerste stappen in de oriëntatie al gezet en verwachten dat we binnen een jaar of drie met NAV naar de cloud gaan.”

Processen aanpassen
In hoeverre is fonQ.nl bereid om haar processen aan te passen als nieuwe (cloud)software dit vereist? “Die bereidheid is er zeer zeker. We zullen met elkaar altijd het midden moeten vinden, maar de bereidheid om processen aan te passen is er. Meestal komt dat neer op dingen simpeler maken. Neem bijvoorbeeld de afhandeling van retouren, er zitten veel uitzonderingen in die processen. Dan is het belangrijk dat er minder complexiteit in het proces is. Dat wordt, zeker naarmate we verder groeien, steeds belangrijker.”