Goede projectadministratie voor een winstgevend project

Alle factoren in één projectadministratie

In productiebedrijven worden zaken vervaardigd. Dat klinkt simpel, maar dat is het vaak niet. Binnen een productiebedrijf zijn er veel factoren die risico’s met zich meebrengen. Denk aan:

• Fysieke omvang
• Technologische kennis en ervaring
• Klanteisen en -wensen
• Beschikbaarheid van materialen
• Capaciteit van mensen

Veel bedrijven kiezen er daarom strategisch voor om één (of meerdere) logistieke grondvorm(en) toe te passen, zodat er minder onbekende variabelen in het productieproces zitten. Denk daarbij aan:

• MTS: Make-to-Stock. Standaardproducten worden volgens een prognose gemaakt voordat er daadwerkelijke orders zijn.
• MTO: Make-to-Order. Standaardproducten die niet op voorraad zijn en worden geproduceerd nadat een order is binnengekomen.
• ATO: Assemble-to-Order. Standaardproducten waarbij sommige onderdelen op voorraad worden gehouden (halffabricaten) en het eindproduct wordt gemonteerd nadat de order is binnengekomen.
• CTO: Configure-to-Order. Het standaardproduct heeft veel variaties. Zoveel dat het niet te rechtvaardigen is om voor alle variaties artikelen aan te maken. Maar ook weer niet zoveel dat de onderliggende structuur te complex is om te hanteren. Lego en auto’s zijn hier sprekende voorbeelden van.
• ETO: Engineer-to-Order. Complexe (unieke) constructies, installaties of producten die door de klant worden gespecificeerd. Deze zijn nooit eerder gebouwd en hierbij is het onmogelijk om deze in standaardvariaties te produceren.

Wanneer een projectadministratie toepassen en waarom?

MTS, MTO, ATO, CTO hebben allemaal met elkaar gemeen dat ze uitgaan van standaardproducten. Dit heeft als groot voordeel dat het productieproces, en alles daaromheen, voorspelbaarder wordt.

Echter blijft ETO bijzonder. Er wordt iets gemaakt dat nog niet eerder is gemaakt. Dat is wat de klant wil, dat is waar het productiebedrijf juist goed in is. En zo kan het bedrijf zich onderscheiden van producenten van standaardproducten die er reeds in de markt zijn. De inzet van uren en materialen is bij ETO onduidelijker door de omvang. De doorlooptijd gaat van dagen of weken, naar maanden of zelfs jaren. En bedragen zijn ook aanzienlijk hoger. Dit kan niet worden gevangen in een simpele orderadministratie in een willekeurig ERP-systeem. Een projectadministratie is nodig om alles goed te kunnen volgen en een succesvol winstgevend project op te leveren. En dat gaan we doen in Microsoft Dynamics 365 Business Central met GAC Production365.

Werken zonder projectadministratie brengt enorme risico’s met zich mee. Boetes voor te laat leveren en onrealistische budgetten die leiden tot het verdampen van verkoopmarges. Zelfs een faillissement is niet uitgesloten.

Een projectstructuur opzetten

Een project opbouwen begint met het benoemen van alle activiteiten (materialen en uren) binnen het project; ook wel WBS (Work-Breakdown-Structure) genoemd. Afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt, is dit meer of minder bekend. Dat is niet erg. Begin grof en werk dat uit naar fijn. Persoonlijk vergelijk ik het met een kerstboom. Begin met de boom, daarna de versiering, piek, lampjes, ballen, etc. Wat nog niet bekend is, kan later worden toegevoegd.

Een voorbeeld van een project, waarin een verpakkingslijn wordt vervaardigd:

In hoofdlijnen zijn het project (Projectkop) met daaronder de WBS (Projecttaakregels) te zien:

• PR-00001 Packingline X12 PHF
  • Sales
    • Relationship Management
    • Quotation
    • Contract
    • Negotiations
  • Project Management
    • Etc….

En daar weer onder per regel de onderliggende uren en materialen (Projectplanningsregels). Een voorbeeld van de inhoud van de regel Production – Section I: Infeed unit:

Te zien is dat zowel tijd als geld kunnen worden vastgelegd en deze rollen weer op naar boven (Projecttaakregels).

Budgetteren, calculeren en realiseren in de projectadministratie

De structuur is er en geld en tijd zijn toegekend aan deze structuur. De structuur kent verder nog 3 manieren om geld en tijd toe te kennen per regel:

1. Budget (oftewel schatting, vaak opgezet door sales)
2. Project Planning (oftewel voorcalculatie, vaak uitgewerkt door werkvoorbereiding)
3. Werkelijk (oftewel nacalculatie, door de operatie op het project geboekte uren en materialen)

Dat kan voor geld:

En voor tijd:

Doel hiervan is om van grof naar fijn naar werkelijkheid te kunnen werken en het proces(-verloop) van het project te ondersteunen. Zo kan in iedere fase van het project goed worden vastgelegd hoe het project er ten aanzien van tijd en geld voorstaat. Als er problemen ontstaan, is dat dus direct zichtbaar. En zo blijft het project onder controle.

Projectrapportage voor iedereen, op alle niveaus

De structuur, tijd en geld zijn vastgelegd en op drie manieren te volgen tijdens het project. Hoe is echter te zien waar het fout loopt, of hoe we ervoor staan? Dit hangt onder andere af van de rol van de persoon binnen de organisatie. Wat wil je zien? Een directeur wil iets anders zien dan een projectmanager of een afdelingshoofd. Omdat er een structuur is, kan deze op meerdere manieren worden doorsneden met rapportages, ook per rol. Een aantal voorbeelden met Power BI:

Projectstructuur bijhouden: uren en materialen boeken

Het project bevat veel taken en activiteiten en er nemen veel mensen aan deel. Om goed grip te houden en goede getallen te zien in de rapportages, is het bijhouden van de projectstructuur essentieel. Dit is een taak voor de projectmanager. Maar het uitvoeren van het project en de juiste boekingen registreren op het project is een taak voor de operatie. Administreren is vaak niet de favoriete taak van mensen die werken in de operatie. Zorg er daarom voor dat mensen uit de operatie eenvoudig boekingen kunnen doen. Niet te veel stappen en op een device dat ze eigenlijk altijd binnen handbereik hebben. Het gebruik van een app op telefoon en tablet is daarbij niet meer weg te denken. Hiervoor kun je concrete toepassingen configureren in Power Apps of aan de slag met een groot aantal templates. Een aantal voorbeelden:

En niet te vergeten, materialen binnen boeken:

OHW en prognoses in de projectadministratie

Nu boekingen worden gedaan, loopt het OHW (Onderhanden werk) op. Dit kan een flinke post worden bij langlopende projecten. Er worden veel kosten gemaakt maar resultaten blijven uit. Uiteraard werk je met een structuur van termijnfacturatie (10% bij start, 30% bij inkoop, 60% bij oplevering). Maar vaak loopt het uit de pas met de werkzaamheden met als gevolg dat de accountant vragen gaat stellen. Ga daarom werken met tussentijdse winstnemingen op basis van ETC (Estimate-to-Complete). Dat is onmisbaar.

ETC is een berekende (vaak procentuele) waarde op basis van het geplande en het gerealiseerde. Soms plannen we 100, boeken we 50 en  zijn we niet op 50% (ETC) maar op 75%. Stop die 75% in een prognose om een realistisch beeld te krijgen van het eindresultaat van het project. In dit geval een positiever resultaat dan verwacht.

Alle randzaken van het project organiseren in Microsoft Teams

Het beheren van projecten draait niet alleen om de administratie van tijd en geld in je ERP-systeem. Projecten kennen ook veel documenten, notities, mails, vergaderingen, etc. Veel van die zaken worden reeds met Microsoft Office 365 gedaan. Zet dat breder in en kies bijvoorbeeld Microsoft Teams als centrale hub waar alles bij elkaar komt. Mails met Outlook, bestanden in SharePoint, notities in OneNote, ga zo maar door. Allemaal onder te brengen in één overzicht in Microsoft Teams.

Nooit verassingen en één waarheid met goede projectadministratie

Voor projecten is dus key: Structureren, boeken, rapporteren en voorspellen. Zo is er duidelijkheid hoe projecten worden uitgevoegd en krijgt alles een plek. Iedereen kan eenvoudig zijn taken uitvoeren en er kan op alle fronten worden gekeken naar het project om te zorgen dat het tot een succesvol einde kan worden gebracht. En dat allemaal op één platform samen met GAC Business Solutions.