Iedereen is inmiddels wel bekend met de stelling dat je meer bereikt door samen te werken. Maar hoe doe je dit en welke tools kunnen je daarbij helpen?
Laten we beginnen met een stukje theorie:
Wat is synergie?
Als je het hebt over samenwerken, kom je al snel uit bij synergie hetgeen zoveel betekent als “het geheel is groter dan de som der delen” of anders gesteld één plus één is drie. Synergie is bekend als eigenschap 6 uit het door Stephen Covey geschreven managementboek ‘De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap’. Het is de eigenschap waar alle andere eigenschappen samenkomen. Hij schrijft bovendien dat synergie alle andere onderdelen sterker maakt doordat het het krachtigste deel is om een groter geheel te veranderen.
Het zelfstandig naamwoord synergie is afgeleid van het Griekse woord synergia, hetgeen is te vertalen als “samenwerking”. Het wordt gebruikt voor een situatie waarin het effect van een samenwerking groter is dan elk van de samenwerkende partijen afzonderlijk zou kunnen bereiken. Dit kun je uiteraard toepassen op verschillende activiteiten of processen binnen een organisatie (interne synergie). Door medewerkers van verschillende afdelingen of bloedgroepen te laten samenwerken, kunnen mooie initiatieven ontstaan. Dit heeft weer tot gevolg dat medewerkers beter in hun vel zitten en doelen makkelijker worden behaald. Als verschillende medewerkers efficiënt, snel en met plezier aan het werk zijn, levert dat tijdwinst op die ze weer productief kunnen besteden. Door de juiste tools aan te bieden aan de medewerkers binnen je kantoor, kan de samenwerking nog meer worden versterkt. Maar hoe selecteer je dan de tools waarmee je dit allemaal kunt bereiken? Gelukkig biedt Microsoft hier het een en ander voor.
Microsoft Office 365 als basis voor samenwerking en digitalisering
SharePoint is een aantal jaren geïntroduceerd als samenwerkingsplatform en is inmiddels niet meer weg te denken. Waar voorheen veel tijd verloren ging aan het zoeken naar documenten, werd dat verleden tijd door documenten centraal op te slaan binnen SharePoint. Door de komst van Office 365 werd het ook steeds makkelijker om samen te werken in Word-documenten of PowerPoint presentaties. je kunt je bijna niet meer voorstellen dat je in het verleden veel tijd kwijt was aan het vergelijken en samenvoegen van verschillende versies.
Doordat we al een jaar thuiswerken zijn de meeste accountantskantoren inmiddels gewend aan de andere voordelen die het Microsoft platform biedt. Microsoft Teams is niet meer weg te denken voor onderling overleg en samenwerking, maar wordt ook ingezet bij klantcontact. Besprekingen worden online gevoerd en documenten worden niet meer per e-mail verzonden, maar over en weer gedeeld via Teams. Vragen waar de juiste versie van een document staat is hiermee verleden tijd.
PSA365 voor verdere samenwerking en digitalisering binnen accountancy
Maar wij zien dat de Dynamics 365 applicaties van Microsoft accountantskantoren nog een grote stap vooruit kunnen helpen. De samenwerking binnen allerlei interne processen rondom de werkzaamheden voor de klanten kan hiermee namelijk verder worden geoptimaliseerd. PSA365 voor accountantskantoren kan hierbij uitstekend helpen.
PSA365 is gebaseerd op Dynamics 365 Customer Engagement (Sales en Project Operations) en Dynamics 365 Business Central en ondersteunt het volledige proces van lead tot cash. Binnen dit proces komen verschillende rollen uit de organisatie in allerlei deelprocessen samen. Denk aan een declarant die zicht wil hebben op nieuwe klanten en projecten die eraan zitten te komen of een relatiebeheerder die wil weten hoe hoog het onderhanden werk is en welke facturen nog openstaan van zijn klanten. Door met de hele organisatie samen te werken in één systeem kun je veel meer synergie bereiken, dan wanneer je te maken hebt met een versnipperd applicatielandschap zonder totaal overzicht.
Uitdagingen op het gebied van digitalisering binnen accountancy
Ontbreken van centraal klantenbestand
Steeds meer accountantskantoren bestaan uit meerdere vestigingen en/of juridische entiteiten. PSA365 voorkomt met een centraal klanten- en opdrachtenbestand dat er sprake is van eilandjes met hun eigen klanten, werkzaamheden en procedures. Een klant zit slechts één keer in het systeem en alle opdrachten die worden uitgevoerd voor deze klant, zijn voor iedere geautoriseerde medewerker zichtbaar. Ongeacht bij welke vestiging of juridische entiteit de klant of gebruiker hoort.
Geen (gecentraliseerd) inzicht in leads en prospects
Door een centrale vastlegging van leads en prospects voorkom je dat relatiebeheerders of adviseurs van verschillende vestigingen aan dezelfde lead aan het trekken zijn zonder dat zij dit van elkaar weten. Sterker nog, door samen te werken wordt de kans op het binnenhalen van deze mooie nieuwe klant alleen maar groter.
Meerdere applicaties voor projecten
In PSA365 worden alle projecten, groot of klein, samengebracht waardoor voor iedere medewerker binnen de organisatie te volgen is hoe het project ervoor staat. Daarnaast geeft de koppeling met Microsoft Teams vergaande mogelijkheden voor samenwerking.
Geen vastlegging van vaardigheden
Zoals eerder genoemd, kan synergie sterk worden beïnvloed door medewerkers uit verschillende bloedgroepen te laten samenwerken. Door inzicht te krijgen in de aanwezige vaardigheden, kun je de juiste medewerkers op de juiste opdrachten plaatsen hetgeen de creativiteit en declarabiliteit zal bevorderen. Bovendien zie je hierdoor ook waar nog winst te behalen is in de ontwikkeling van je medewerkers.
Ter afsluiting nog een drietal tips om je medewerkers optimaal te ondersteunen:
- Zorg voor adoptie van de aangeboden tools binnen je organisatie
- Stimuleer samenwerking en elkaar opzoeken
- Geef inzicht via Power BI dashboards, zodat iedere medewerker over dezelfde informatie beschikt
Wil je hier meer over weten en/of zien welke andere manieren er nog zijn waarmee PSA365 voor accountantskantoren de synergie kan verbeteren? Neem dan contact met ons op en we gaan je verder begeleiden in de digitalisering van je kantoor!
GAC