What's New in Medical365 Release Wave 1 2024

What’s New in Medical365 Release Wave 1 2024

De eerste officiële Medical365 release als SaaS oplossing is een feit! Een mooie mijlpaal die we samen met klanten hebben bereikt. Onze toewijding aan het transformeren van de thuiszorg wordt nu nog krachtiger met de lancering van onze SaaS-oplossing.

Met Medical365 kunnen verstrekkers van medische hulpmiddelen profiteren van een alles-in-één platform dat hen in staat stelt om de hoogst haalbare kwaliteit en service aan hun klanten te realiseren. Van afspraakplanning tot geïntegreerde zorgdossiers en het verwerken van de declaraties, onze software is ontworpen om de workflow te stroomlijnen en de focus te leggen op wat echt belangrijk is: de klant.

In deze blog lees je meer over de functionaliteiten welke onderdeel zijn van de eerste SaaS releasewave van 2024. Medical365 is ERP-software die speciaal is ontwikkeld voor organisaties in en rondom de medische sector en richt zich op de hulpmiddelen markt.

Medical365 voor toeleveranciers van medische hulpmiddelen

In Medical365 onderscheiden we drie soorten klanten: particuliere klanten, zakelijke klanten en verzekeringsmaatschappijen. Voor elke klantsoort zijn er specifieke velden en pagina’s in Dynamics 365 Business Central aanwezig, waarmee we de administratie en service nauwkeurig kunnen afstemmen op de behoeften van de klant.

Particuliere klanten, die vaak patiënten zijn die zelf zorghulpmiddelen aanschaffen of doorverwezen worden door een professional, hebben een uitgebreide klantkaart. Deze klantenkaart bevat alle relevante gegevens, zoals medische indicaties en verzekeringsinformatie, om ervoor te zorgen dat facturatie en declaratie correct verlopen. Voor een particuliere klant kunnen zorgdossiers aangemaakt worden. Het zorgdossier in Medical365 biedt een gedetailleerd inzicht in de kosten en opbrengsten per behandeling voor particuliere klanten. Dit vormt de basis voor nauwkeurige rapportages. Afspraken, orders en andere systeemdocumenten worden overzichtelijk weergegeven, waardoor het zorgdossier fungeert als kapstok voor elke behandeling.

Zakelijke klanten omvatten zorginstellingen, ziekenhuizen en bedrijven, en voor hen worden extra gegevens zoals AGB-codes en afdelingsstructuren vastgelegd. Voor verzekeringsmaatschappijen, die gefactureerd worden voor de geleverde zorg, worden aparte kaarten aangemaakt met unieke tariefafspraken en identificatienummers (UZOVI).

Door deze gedetailleerde en gestructureerde aanpak kunnen organisaties door de inzet van Medical365 optimale zorg en ondersteuning bieden aan haar klanten, of het nu gaat om particulieren, bedrijven of verzekeringsmaatschappijen. Dit zorgt voor efficiënte processen en accurate administratieve afhandeling, wat bijdraagt aan een hoge klanttevredenheid en betrouwbare zorgverlening.

Wij zetten Medical365 in om zorg en hulpmiddelen toegankelijk en efficiënt te maken. Hiervoor onderscheiden we in Medical365 verschillende soorten verkooporders om aan diverse klantbehoeften te voldoen:

• Balieorders: gebruikt in (thuiszorg)winkels voor directe verkoop en verhuur aan particulieren.
• Verkooporders: gebruikt voor de verkoop of verhuur/uitleen van producten. Verdeeld in standaard en hulpmiddeltraject. Om een verkooporder aan te maken kan in Medical365 gebruik worden gemaakt van productformulieren. Productformulieren vormen de basis voor het vastleggen van specifieke medische gegevens en de verdere logistieke en financiële verwerking. In deze formulieren worden benodigde producten en diensten opgenomen, wat resulteert in één of meerdere verkooporders. De verkooporders, aangemaakt op basis van een productformulier, berekenen de financiële consequenties, afhankelijk van de vergoedingsmethode – direct of via periodieke verrekening zoals uitleen of dagprijsvergoeding. Voor een aantal proces ondersteunende zaken is het nodig om via vraag- en antwoord bepaalde gegevens vast te leggen. Dit betreft soms vragen gerelateerd aan zorgverzekeraars, maar ook gemeentes gaan hier steeds vaker om vragen. Dit is mogelijk met behulp van indicatievragenlijsten in Medical365.
• Hulpmiddelorders: Specifiek voor het hulpmiddeltraject met vooraf ingevulde velden.

Elke verkooporder heeft een ‘Ordertype’, wat een cruciale rol speelt in de procesvoering. Het ordertype bepaalt de administratieve en productie statuscodes, die helpen om een order in de tijd te volgen en de juiste vervolgstappen te ondernemen. Dit zorgt voor een efficiënte en consistente afhandeling van de orders.

Daarnaast hebben we verschillende uitlevertypes binnen de verkooporders:

• Verkoop: Aan particuliere of zakelijke klanten.
• Uitleen: Aan particulieren, met declaratie aan de zorgverzekeraar.
• Verhuur: Aan particuliere of zakelijke klanten.
• WMO: Aan particulieren, met declaratie aan de gemeente.
• Retourorder: Voor het registreren van geretourneerde producten.
• Proefzicht levering: Voor hulpmiddelen die na een proefperiode kunnen worden overgenomen.

Productiestatussen volgen operationele stappen om de juiste zorg en producten te leveren, terwijl administratieve statussen zorgen voor de correcte facturatie en declaratie. Deze statussen zijn nauw gekoppeld aan het ordertype en zorgen voor een gestroomlijnde en transparante workflow.

Het traject Hulpmiddelen is opgezet om het verstrekken van woon-, zorg- en mobiliteitshulpmiddelen in de uitleen en de verhuur mogelijk te maken. Wanneer een hulpmiddel wordt geleverd, is het belangrijk te weten bij wie en onder welke condities het is uitgezet. Dit geldt vooral voor hulpmiddelen die worden verhuurd of uitgeleend worden, aangezien hierbij de organisatie eigenaar blijft. Deze hulpmiddelen worden vaak geretourneerd en opnieuw uitgezet.

Om dit proces te volgen, gebruiken we binnen Medical365 de ‘Voorzieningen’. Een voorzieningskaart registreert het hulpmiddel zoals het is geleverd aan een klant en de bijbehorende tariefafspraken. Hiermee kunnen we de status en het gebruik van het hulpmiddel volgen, of het nu intern op voorraad is of extern bij een klant. Bij elke nieuwe uitzetting wordt een nieuwe voorzieningskaart aangemaakt, terwijl de vorige op ‘historisch’ wordt gezet. Dit zorgt voor een volledig en actueel overzicht van het gebruik en de locatie van elk hulpmiddel.

Daarnaast kunnen we voorzieningen koppelen aan serviceartikelen voor een gestroomlijnde administratie en onderhoudsbeheer. Deze integratie zorgt ervoor dat serviceorders eenvoudig kunnen worden aangemaakt en beheerd, wat de efficiëntie en klanttevredenheid verhoogt.

Bij het beheer van gezamenlijke hulpmiddelen door gemeenten en zorglocaties is goede communicatie en duidelijke afspraken essentieel. Door middel van een zakelijke klantkaart kunnen details zoals gezamenlijke eigenaars en verantwoordelijkheden vastgelegd worden. Dit zorgt voor een efficiënt en transparant beheer van gedeelde hulpmiddelen.

Daarnaast bestaat er een breed scala aan tariefafspraken met zorgverzekeraars en klanten. Dit omvat onder andere periodieke vergoedingen voor de uitleen en verhuur van hulpmiddelen. Door het gebruik van tariefafspraken met zorgverzekeraars en klanten spreken we over een gestructureerde aanpak waarmee we niet alleen de continuïteit en beschikbaarheid van hulpmiddelen waarborgen, maar ook zorgen voor juiste vergoeding voor alle betrokken partijen. Dit draagt bij aan een soepele dienstverlening en tevreden klanten.

En tot slot, niet geheel onbelangrijk, het uitvoeren van de facturatie en declaraties. Medical365 automatiseert de aanmaak van verkooporders voor periodieke facturatie van verhuur, uitleen en WMO-voorzieningen. Dit gebeurt op basis van de voorzieningen en hun factuurregels. Voor elke klant worden de termijnbedragen berekend voor zowel actuele als historische voorzieningen.

De gegenereerde verkooporders worden via een factuurvoorstel verwerkt en geboekt. Dit proces omvat uitgebreide controles, afsluiting van orders en boekingen, en wordt bij voorkeur buiten piektijden uitgevoerd. Het factuurvoorstel kan handmatig of automatisch in wachtrij draaien en ondersteunt parametersets voor efficiënte planning en uitvoering.

Naast verkooporders omvat de facturatie ook verkoopretourorders, creditnota’s, service orders, en service facturen. Deze worden via de VEKTIS-standaard LH307 gedeclareerd bij zorgverzekeraars. Bij afwijzingen van declaraties geeft de retourinformatie specifieke redenen aan, en Medical365 biedt de mogelijkheid om alternatieve GPH-codes per zorgverzekeraar in te stellen.

Retourinformatie van verzekeraars kan volledig goedgekeurd, volledig afgekeurd of gedeeltelijk afgekeurd zijn. Volledig goedgekeurde declaraties vereisen geen verdere actie. Afgekeurde regels worden via de functie ‘Retourinformatie verzekeringsmaatschappij’ afgehandeld in Medical365.

Deze geavanceerde automatisering en nauwkeurige verwerking van facturatie en declaraties zorgt voor een efficiënte, betrouwbare en transparante afhandeling van financiële processen binnen de zorg.

Meer weten over Medical365 Release Wave 1 2024?

Ben je benieuwd wat Medical365 voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vandaag nog contact met ons op!