In de maakindustrie staat het streven naar efficiëntie, kostenreductie en gestroomlijnde bedrijfsvoering voorop. Het omarmen van digitale transformatie en het implementeren van Enterprise Resource Planning (ERP) systemen zijn essentieel geworden voor producenten die concurrerend willen blijven in het huidige snelle zakelijke landschap. Ga je niet mee met deze ontwikkelingen, dan wordt het steeds moeilijker om te transformeren. Dit blog gaat over de cruciale rol die ERP-systemen spelen bij het helpen van productiebedrijven bij het realiseren van een papierloze omgeving en welke voordelen dit oplevert voor hun activiteiten.
Papierloos werken in een productiebedrijf
Productiebedrijven vertrouwden traditioneel sterk op papieren documentatie voor verschillende processen zoals voorraadbeheer, productieplanning, kwaliteitscontrole. Dankzij de komst van ERP-systemen is de manier waarop producenten deze kritieke processen uitvoeren en vastleggen compleet veranderd. Door deze kritieke processen te digitaliseren en te automatiseren heeft de komst van ERP-systemen een revolutie teweeggebracht in de manier waarop producenten werken. Maar hoe maakt ERP de overgang naar een papierloos kantoor in de maakindustrie eigenlijk mogelijk? Hieronder vind je de belangrijkste voorbeelden:
Voorraad- en magazijnbeheer
ERP-systemen bieden robuuste functies voor voorraadbeheer waardoor producenten voorraadniveaus- en voorraadbewegingen kunnen volgen en bestellingen kunnen automatiseren. Door deze processen te digitaliseren, wordt de behoefte aan fysiek papierwerk verminderd én wordt de bedrijfsvoering gestroomlijnd waardoor fouten worden geminimaliseerd.
Productieplanning
ERP-systemen bevatten modules voor een verbeterde productieplanning. Het volledige productieproces is digitaal te volgen en te beheren. Door de afhankelijkheid van papieren productieorders en andere relevante documenten te elimineren, kunnen producenten de efficiëntie en het reactievermogen op veranderende klanteisen verbeteren.
Kwaliteitscontrole en naleving
ERP-systemen vergemakkelijken kwaliteitscontroleprocessen. Inspectieschema’s en inspectieresultaten kunnen digitaal worden geregistreerd. Hierdoor ontstaat een overzicht van alle non-conformiteiten en kunnen corrigerende maatregelen effectief worden genomen. Ook kan de historie van inspecties eenvoudig worden weergegeven zodat tijdig preventieve maatregelen kunnen worden genomen. Door de digitalisering wordt de behoefte aan papieren checklijsten en rapporten geëlimineerd.
Digitaliseer communicatie met leveranciers
ERP-systemen centraliseren leveranciersinformatie, inclusief contracten, prijzen en communicatiegeschiedenis. Door deze gegevens op te slaan , verminderen producenten de behoefte aan gedrukte contracten en facturen, waardoor de communicatie wordt gestroomlijnd en het relatiebeheer met leveranciers wordt verbeterd.
Realtime rapportage en analyse
Door data in het ERP-systeem vast te leggen wordt minder gebruik gemaakt van papieren lijstjes en rapporten. Op basis van deze gegevens kunnen worden gegenereerd. Hierdoor krijgen producenten waardevolle inzichten in productieprestaties, resourcegebruik en andere belangrijke statistieken. Door gebruik te maken van deze digitale rapporten kunnen producenten op feiten gebaseerde beslissingen nemen. Dit komt de flexibiliteit en het reactievermogen ten goede.
Voordelen van een papierloos werken voor productiebedrijven
We hebben vastgesteld dat ERP-systemen een enorme toegevoegde waarde kunnen bieden bij de transitie naar een papierloos kantoor. Dit biedt tal van voordelen voor productiebedrijven. Hieronder staan de belangrijkste voordelen:
Verbeterde efficiëntie en productiviteit
Door processen te digitaliseren en workflows te automatiseren kunnen producenten fouten verminderen, operaties stroomlijnen en de productiviteit verbeteren. Doordat op papier gebaseerde taken zoals handmatige gegevensinvoer worden geëlimineerd, wordt kostbare tijd vrijgemaakt. Hierdoor kunnen werknemers meer tijd spenderen aan activiteiten die meer opleveren.
Kostenbesparingen
Kosten in verband met papiergebruik (en misbruik), printen, opslag en fysiek documentbeheer worden aanzienlijk verminderd. Producenten kunnen ook de kosten verlagen die verband houden met fouten, herbewerking en verloren papierwerk. Dit kan in de loop van tijd tot aanzienlijke besparingen leiden.
Verbeterde gegevensnauwkeurigheid en toegankelijkheid
Met ERP-systemen hebben producenten toegang tot realtime en nauwkeurige gegevens van de hele organisatie. Dit bevordert geïnformeerde besluitvorming, vermindert het risico op fouten als gevolg van handmatige invoer en verbetert de zichtbaarheid van gegevens. Dit komt ten goede aan de samenwerking en coördinatie.
Eenvoudig naleven van kwaliteitsmanagementsysteem eisen
Producenten die periodiek worden beoordeeld op basis van een kwaliteitsmanagementsysteem, kunnen eenvoudig processen en gerelateerde gegevens aantonen. Door documentatie te digitaliseren en processen te automatiseren, kunnen producenten zorgen voor een nauwkeurige administratie, tijdige audits en efficiënte naleving van wettelijke vereisten.
Duurzaamheid en verantwoordelijkheid voor het milieu
Het toepassen van een papierloos kantoor brengt productiebedrijven op één lijn met duurzame bedrijfsvoering en vermindert de impact op het milieu. Door het papierverbruik tot een minimum te beperken, dragen producenten bij aan het behouden van natuurlijke hulpbronnen en is de toewijding aan milieuvriendelijke activiteiten aantoonbaar.
De overgang naar een papierloze organisatie kan uitstekend worden gefaciliteerd door een ERP-systeem. Alleen al de implementatie van een dergelijk systeem motiveert producenten om geen papier meer te gebruiken. Producenten profiteren van verhoogde efficiëntie, lagere kosten, accurate en realtime gegevens en verbeterde duurzaamheid.
Wil je veranderen van ERP-systeem of ben je benieuwd of het ook geschikt is voor jouw bedrijf? Lees dan dit blog: Transitie naar de cloud: De laatste ERP implementatie.
GAC