Transitie naar de cloud: de laatste ERP implementatie
Al enkele jaren popt regelmatig het fenomeen “cloud software” op. Meer en meer applicaties vinden hun weg naar de cloud, waar je gebruik kan maken van de laatste technologieën en functies. Cloud software is vandaag de dag zeker niet nieuw, maar we zien dat veel bedrijven soms nog niet helemaal weten wat dit nou is. In dit blog gaan we dieper in op de transitie naar de cloud voor ERP software en behandelen we vragen als waarom dit voor jouw bedrijf interessant is, wat de voordelen zijn en hoe je hier nou uiteindelijk die stap maakt naar de cloud.
Wat verstaan we onder bedrijfssoftware in de cloud, oftwel SaaS?
Laten we beginnen met het begrip “bedrijfssoftware in de cloud”, hier kan al de nodige verwarring over ontstaan. Veel bedrijven hebben ooit software aangeschaft en op een server geïnstalleerd die via de cloud beschikbaar wordt gemaakt. Dit is echter iets anders dan cloud software, oftewel SaaS (Software as a Service). Wanneer je de software ooit hebt aangeschaft heb je vaak zelf de keuze waar je deze installeert. Dit zou bijvoorbeeld een server op je kantoor kunnen zijn, maar kan ook een server zijn die gehost wordt in een datacenter. In beide gevallen praten we over on-premise software, aangezien je zelf in controle bent wanneer die software wordt bijgewerkt en hoe de software (en benodigde hardware eromheen) wordt onderhouden.
Als we kijken naar cloud software in de vorm van SaaS, zoals we in dit blog en ook normaliter spreken over cloud software, dan zit dit iets anders in elkaar. Hierbij neem je de software daadwerkelijk af als een server. Vaak is het hierbij gebruikelijk dat je een vast bedrag per gebruiker per maand betaalt en de leverancier van de software je volledig ontzorgd in waar deze software geïnstalleerd is. Sterker nog, deze zelfde leverancier zal je ook faciliteren in het onderhoud alsook de laatste updates van de software. Allemaal in datzelfde maandbedrag per gebruiker. Concreet, je betaalt voor datgene wat je nodig hebt en je hebt geen omkijken meer naar installatie, hardware, onderhoud, support en toekomstige updates.
Waarom is cloud ERP software interessant voor mijn bedrijf?
Er zijn tal van verschillende bedrijfssoftware applicaties die in de cloud afneembaar zijn. Sommige zijn al verregaand geadopteerd in het bedrijfsleven, denk hierbij bijvoorbeeld aan Office 365. Andere ziet men nog als uitdagend of weet men zelfs niet dat dit mogelijk is, denk hierbij aan je ERP systeem. Als je kijkt naar de Office 365 toepassingen, zoals Outlook, Teams, Excel, Word, etc., ervaren vele bedrijven al dagelijks de vele voordelen van deze cloud software. Maar als we nu specifiek naar ERP software kijken, waarom is een cloud strategie voor jou onderneming dan juist interessant?
Naar de cloud met je ERP systeem
Eigenlijk is één van de belangrijkste redenen wellicht al verklapt in de titel. Op het moment dat je daadwerkelijk de transitie maakt naar de cloud, dan kies je er voor om nog voor één laatste keer je ERP systeem te implementeren. Enkel jaren geleden was het nog gebruikelijk om je ERP software regelmatig te upgraden naar een nieuwe versie. Aangezien dit vaak nogal ingrijpende veranderingen waren bij on-premise installaties, deed je dit slechts eens in de 5 jaar (en vaak nog langer). Naast dat dit vaak kostbare exercities waren, doordat je een upgrade of herimplementatie traject in ging, had je hierdoor ook minimaal 5 jaar geen toegang tot de laatste functionaliteiten. Vandaag de dag zie je IT-toepassingen in rap tempo ontwikkelen en is het noodzakelijk om je snel te kunnen aanpassen, snellere toegankelijkheid tot nieuwe functionaliteiten wordt daardoor steeds belangrijker.
Daarnaast is de software natuurlijk in eigen beheer geïnstalleerd en kan ook dat met de nodige uitdagingen gepaard gaan. Doordat je langdurig op een oudere versie van je ERP systeem draait, wordt het op een gegeven moment nodig om je hardware te vervangen. De operating systemen op deze nieuwe hardware kan vervolgens niet meer compatibel zijn met je oude ERP software, waardoor je soms ook genoodzaakt wordt te upgraden naar een nieuwe versie en je daardoor genoodzaakt bent aanzienlijke investeringen te doen in je bedrijfssoftware.
Vandaag de dag wil jij als onderneming flexibel zijn en snel kunnen inspelen op trends in de markt. Dit bereik je alleen als je een flexibel ERP systeem implementeert, wat automatisch bij blijft met de ontwikkelingen in de markt. Een cloud strategie is hierbij onmisbaar.
Op het moment dat je daadwerkelijk de transitie maakt naar de cloud, dan kies je er voor om nog voor één laatste keer je ERP systeem te implementeren
Waarom naar de cloud?
Als we kijken naar bedrijfssoftware in de cloud, zijn een aantal belangrijke voordelen te formuleren:
- Je maakt veelal gebruik van uitgebreide standaard software, die je relatief snel kan introduceren en gebruiken binnen je organisatie
- Volledig schaalbaar. Doordat je vaak een vast bedrag per gebruiker betaalt, weet je duidelijk waar je aan toe bent. Heb je te maken met piekseizoenen? Je schaalt tussentijd eenvoudig je gebruikers op en af.
- Overzichtelijk licentie model. Waar vaak bij on-premise software iedere losse module een prijs kent is het bij SaaS gebruikelijk om met overzichtelijke gebundelde pakketten te werken.
- Aanpasbaar en flexibel. Ondanks dat je gebruik maakt van gestandaardiseerde software, wil dat niet zeggen dat je geen flexibiliteit hebt. Integendeel, met de juiste ERP oplossing zijn de mogelijkheden legio. Bij eventueel maatwerk, zal dit zo gemaakt worden dat dit ook automatisch bijblijft met de laatste versies.
- Er is geen hardware benodigd, zoals services, om de software op te installeren. Dit hoeft dan dus ook niet aangeschaft of gehost te worden.
- Doordat de hardware niet in eigen beheer is, heb je geen omkijken naar het onderhoud hiervan.
- Het is gebruikelijk dat je cloud software op verschillende type devices kan gebruiken. Hierdoor krijg je de mogelijkheid om je ERP software op je pc, tablet en mobiel te gebruiken.
- Altijd up-to-date bedrijfssoftware. Blijf automatisch bij, zo wordt cloud software vaak minimaal 1x per maand of kwartaal geüpdate. Wanneer je ERP cloud software gebruikt, heb je zo altijd de laatste nieuwe functies tot je beschikking en werk je altijd op een supported versie van je ERP systeem.
Wanneer je als bedrijf flexibel wilt kunnen inspelen op de continu veranderende markt en behoeftes van je klant, is een wendbaar ERP systeem onmisbaar en kan de juiste bedrijfssoftware in de cloud voor jou een uitkomst zijn.
Overstappen naar de cloud: lagere Total Cost of Ownership
Wat vaak gedacht wordt, is dat software in de cloud vele malen duurder is dan het aanschaffen en onderhouden van de software in eigen beheer. Dit komt omdat vaak de verkeerde kosten componenten met elkaar vergeleken worden. Bij Software as a Service is het immers erg overzichtelijk, je betaald een vast bedrag per maand waar erg veel diensten inclusief in zijn opgenomen. In een on-premise situatie is dit natuurlijk een veel grijzer gebied. Hieronder zie je in een overzicht welke zichtbare kosten beide scenario’s kennen, maar in beide gevallen is ook een gedeelte van de ijsberg onder het water te vinden. Zo zijn er veel kosten aspecten in een on-premise situatie, die geëlimineerd kunnen worden wanneer er voor een cloud omgeving gekozen worden. Wanneer je dus voor jezelf een berekening gaat maken van de Total Cost of Ownership (TCO), zul je al snel tot de conclusie komen dat deze in een cloud situatie vaak lager uitvallen dan in een on-premise situatie.
Standaardisatie versus flexibiliteit
Maar hoe zit het dan met de flexibiliteit? Want wanneer je voor een SaaS oplossing kiest, is het vaak gebruikelijk dat je zo veel als mogelijk van een standaard product gebruik gaat maken om eenvoudiger bij te blijven met toekomstige updates. Wij als automatiseringspartner zullen onze klanten ook zoveel mogelijk adviseren in het omarmen van de standaard processen, om onnodig kostbaar maatwerk te voorkomen.
Als we kijken naar Dynamics 365 Business Central als cloud ERP oplossing, zijn er aanvullend volop mogelijkheid om het standaard systeem flexibel naar jouw bedrijfsproces aan te passen. Enerzijds kennen we een aantal branche specifieke add-ons, die belangrijke functionaliteiten toevoegen aan de standaard welke relevant zijn binnen jouw branche. Daarnaast heb je in je SaaS licentie ook de mogelijkheden om Power Apps en Power Automate in te zetten, waardoor je legio mogelijkheden hebt om bedrijfsprocessen te innoveren en je eigen apps of automatiseringsprocessen te maken welke verbonden zijn met je ERP systeem. Dit vergt met name een nieuwe kijk op implementaties, iets waar de juiste partner keuze dan ook essentieel is voor het succes van de implementatie voor jouw organisatie.
Hoe kan ik van on-premise software overstappen naar de cloud?
De veelgestelde vraag die dan volgt is: hoe maak kan ik nu overstappen naar de cloud? Naast het feit dat het gebruikelijk is dat je cloud software eenvoudig in de vorm van een trial kan uitproberen, is de juiste kennis aan boord halen om gezamenlijk deze cloud strategie uit te stippelen en te bereiken belangrijk voor het behalen van succes.
GAC Business Solutions heeft al vele jaren ervaring met het implementeren van ERP én CRM software in volledige cloud omgevingen. Deze best practices nemen we mee in nieuwe trajecten, om op basis van onze ervaringen jouw bedrijf zo slim en efficiënt mogelijk de transitie naar de cloud te laten maken. Dit doen we op basis van onze eigen implementatiemethodiek, waarbij het streven is dat we zo snel mogelijk ook de juiste kennis overdragen naar een team van kerngebruikers binnen je organisatie zodat er snel meters gemaakt kunnen worden.
Tezamen beoordelen we wat je wil gaan bereiken. Enerzijds kijken we naar je huidige situatie maar wellicht nog belangrijker, hoe ziet jouw organisatie en de omgeving waar zij in actief is er over 1 of 5 jaar uit? Jouw bedrijf maar ook zeker de markt veranderd, dus vaak is het erg waardevol om met een frisse blik hier naar te kijken. Zo maken we de nieuwe bedrijfssoftware gelijk klaar voor de toekomst.
Één centraal cloud platform: Dynamics 365
Zoals gezegd heeft GAC Business Solutions al vele jaren ervaring in het implementeren van cloud software. Dit doen we op basis van het Dynamics 365 platform. Of het nu gaat over een ERP oplossing, zoals Dynamics 365 Business Central, of een CRM oplossing, zoals Dynamics 365 Sales, alles is centraal aanwezig in dezelfde cloud omgeving. Volledig geïntegreerd met al je favoriete Office 365 applicaties, waar waarschijnlijk al veel van je medewerkers dagelijks in werken. Ben je benieuwd wat dit voor mogelijkheden met zich meebrengt? Maak gerust een afspraak met één van onze specialisten die je alles kunnen vertellen over deze innovatieve bedrijfssoftware in de cloud.
GAC