Weet alles van je klant: 360 graden klantbeeld
Het zal geen verrassing zijn dat elke dienstverlenende organisatie de klant centraal stelt. Weten wat bij je klant speelt, is hierbij van groot belang. Je medewerkers zijn dus gebaat bij een CRM-systeem dat alle informatie rondom de klant op een centrale plek verzamelt en inzichtelijk maakt. We hebben het dan over het 360 graden klantbeeld. In dit blog enkele handvatten hoe je dat als zakelijke dienstverlener kan creëren.
Centrale vastlegging van relaties en contactpersonen
Dynamics 365 Sales is de pijler waar PSA365 voor de zakelijke dienstverlener op draait. Alle relaties en contactpersonen worden in dit robuuste CRM-systeem vastgelegd en worden door alle andere functionaliteiten van PSA365 gebruikt. Via een overzichtelijke accountkaart heb je alle informatie bij elkaar op één centrale plek. Van de naam en adresgegevens, de gekoppelde contactpersonen tot (lopende) verkoopkansen, offertes en projecten. Alles wat maar helpt in contacten met en dienstverlening aan je klanten.
Doordat de marketingafdeling voor marketingcampagnes gebruik maakt van hetzelfde relatie- en contactpersonenbestand, is er geen dubbele vastlegging. Wordt een relatie, al dan niet na een klantacceptatieproces, klant, dan wordt deze automatisch aangemaakt in de financiële administratie.
Door ook contactpersonen met e-mailadressen en telefoonnummers op een centrale plek vast te leggen, is het voor alle medewerkers mogelijk om contact op te nemen, ook als de accountmanager door omstandigheden niet aanwezig is. Een centrale vastlegging zorgt ervoor dat je niet op meerdere plekken hoeft te zoeken.
Gebruik maken van de data van externe systemen
Juiste NAW-gegevens van klanten zorgen voor een eenvoudiger en beter contact. Niets zo storend als een verkeerde of verkeerd gespelde naam op een document of factuur.
De integratie met Company.info zorgt er bij het invoeren van een nieuwe relatie voor dat de juiste naam, adresgegevens en andere informatie zoals rechtsvorm, oprichtingsdatum, SBI-codes en werknemersaantallen met één druk op de knop wordt vastgelegd in het CRM-systeem.
Updates zorgen ervoor dat deze informatie ook up-to-date blijft. Bij bestaande relaties kunnen BTW-nummers, KVK-uittreksels en zelfs kredietinformatie worden opgevraagd en vastgelegd.
Dubbele records voorkomen
Als je gebruik maakt van een CRM-systeem is niets zo vervelend als een relatie of contactpersoon twee keer voorkomt. Informatie wordt versnipperd vastgelegd en het is onmogelijk om beide records te onderhouden bij wijzigingen. Je wil dat dit aan de bron wordt afgevangen, dus bij de invoer van een nieuwe relatie of contactpersoon. Gelukkig helpt PSA365 hierbij door het gebruik van duplicatenregels. Hiermee kun je instellen op welke velden moet worden gecontroleerd bij de invoer of wijziging van relaties en contactpersonen. Denk hierbij aan (een gedeelte van) de naam of de postcode. Is er eentje tussendoor geslipt en toch dubbel aangemaakt? Dan kun je deze records door het systeem laten samenvoegen.
Integreer klantinformatie uit andere bronnen
Door gebruik te maken van de mogelijkheden van het Microsoft Power Platform kan informatie van klanten uit andere bronnen, middels een app of Power BI dashboard worden getoond in het CRM-systeem. Denk bijvoorbeeld aan een app die zonder de klantkaart te verlaten, informatie toont over de openstaande facturen van die klant en het bovendien mogelijk maakt om de pdf van de factuur op te vragen. Of een Power BI dashboard dat van een specifieke klant informatie toont uit andere applicatie zoals de financiële administratie of een ticketsysteem. Door het Power Platform op deze manier in te zetten, worden interfaces in sommige gevallen overbodig.
Registreer contactmomenten, taken en activiteiten
Maak alle contactmomenten die je hebt met klanten en contactpersonen onderdeel van het volledige klantbeeld door ze op te slaan in de tijdlijn. Of het nu gaat om e-mails, telefoongesprekken, afspraken of andere activiteiten. Voeg ze toe aan de tijdlijn en het is voor iedereen zichtbaar wat allemaal is besproken met een klant. Door gebruik te maken van de Dynamics 365 App voor Outlook is het koppelen van e-mails bovendien een fluitje van een cent en wordt je zelfs geattendeerd als je een e-mail hebt vergeten te koppelen.
Overige notities, gespreksverslagen, taken en activiteiten kunnen ook eenvoudig vanuit de tijdlijn worden aangemaakt en liggen dus ook meteen op een centrale plek vast. En tenslotte helpt de Teams-integratie om in context van een relatie, contactpersoon of verkoopkans te chatten met collega’s.
Voldoende mogelijkheden dus om een volledige 360 graden klantbeeld op te bouwen met Microsoft Dynamics 365 in combinatie met PSA365!
GAC