Er zijn tegenwoordig maar weinig bedrijven die nog werken met oude versies van Office die geïnstalleerd moeten worden met de hulp van installatiebestanden. De nieuwe norm in het bedrijfsleven is Office 365 in de Microsoft cloud geworden. Sinds de coronapandemie is het aantal Office 365 gebruikers verviervoudigd.
Office 365 is veel meer dan alleen Outlook, Word en Excel in de cloud. Het is een online samenwerkingsplatform met ontelbare tools om efficiënt met elkaar samen te werken. In dit blog worden 8 Office 365 tools uitgelicht die naadloos samenwerken met Dynamics 365.
Microsoft Dynamics 365 Outlook App
Outlook blijft een applicatie waar we een groot deel van onze dag in actief zijn. Belangrijke conversaties met klanten, leveranciers of andere soorten relaties worden via Outlook gevoerd.
Een e-mailadres is persoonlijk (uitgezonderd functionele mailboxen) en volgens de privacyrichtlijnen mag niet iedereen in je persoonlijke zakelijke mailbox kijken. Terwijl daar wel belangrijke klantcommunicatie aanwezig is. En wanneer een medewerker niet beschikbaar is of vertrekt bij een bedrijf gaat deze waardevolle informatie verloren.
Met de Dynamics 365 App for Outlook ben je in staat om:
- CRM gegevens te raadplegen zonder je e-mail te verlaten
- De e-mail onderdeel te maken van de tijdlijn in je CRM systeem zodat je collega’s op de hoogte zijn
- E-mail templates te gebruiken die je vorm hebt gegeven in Dynamics 365
- Direct contactpersonen, accounts en leads aan te maken in CRM
Wil je weten hoe de Outlook koppeling eruit ziet? Check dan de video op GAC On Air.
Wil je aan slag met de Outlook integratie? Volg dan de instructies van Microsoft.
Dynamics 365 Word templates
Als je Dynamics 365 Sales of Customer Service gebruikt zit je CRM systeem vol met klantdata. Deze klantdata is vaak de basis van documenten die je extern deelt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan offertes.
Met behulp van Word templates ben je in staat om vaak gebruikte documenten in een template beschikbaar te stellen in je CRM systeem. Op die manier bespaar je veel tijd bij het samenstellen van documenten.
Het Word template kun je voorzien van de standaard teksten die in het document moeten komen te staan. Daarnaast kun je ‘place holders’ in het document plaatsen waar data uit het CRM systeem geplaatst zal worden bij het genereren van het document. Uiteraard ben je als gebruiker daarna nog in staat om het gegenereerde document verder aan te passen. Het Word document sla je daarna op in CRM, in de gekoppelde SharePoint locatie.
De Word integratie is standaard beschikbaar binnen Dynamics 365 Sales en Customer Service. Het enige dat je als gebruiker (of functioneel beheerder) moet doen is het beschikbaar stellen van templates. In deze video leggen we uit hoe je dat kunt doen.
Microsoft beschrijft in detail hoe je Word templates beschikbaar kunt maken in Dynamics 365 Sales en Customer Service.
Dynamics 365 en Excel
Excel is een veelgebruikte Office 365 tool binnen organisaties. Niet alleen om data te analyseren maar ook als datahouder. Voor het analyseren van data is Excel zeer krachtig, al geven we bij GAC Business Solutions de voorkeur aan Power BI, zeker als de analytische vraag complex is.
Excel als datahouder zien we ook heel vaak terug bij bedrijven. Het is een laagdrempelige manier om data bij te houden, met één groot nadeel. Zonder dat je het in de gaten hebt ontstaat waardevolle klantdata op meerdere plekken in de organisatie. Ook daar hebben we als GAC een oplossing voor, check het blog over Dataverse maar eens.
Als we dan Power BI adviseren voor analyse en Dataverse voor het opslaan van data, waar kunnen we Excel dan voor gebruiken in combinatie met Dynamics 365 Sales en Customer Service?
Allereerst kun je Excel gebruiken voor het importeren van data uit andere systemen. Dit is de meest gebruikte manier voor de datamigratie bij de implementatie van Dynamics 365.
Daarnaast kan er natuurlijk data uit Dynamics 365 geëxporteerd worden. Hopelijk niet om een separate datahouder te creëren maar als data extern gedeeld moet worden kan dit een handige oplossing zijn.
De meest gebruikte Excel toepassing binnen Dynamics 365 Sales en Customer Service is het makkelijk aanpassen van meerdere records tegelijk. Door een lijst met records te openen in Excel Online binnen Dynamics 365 ben je als gebruiker in staat heel snel, heel veel data aan te passen. Met één druk op de knop wordt de aangepaste data teruggeschreven naar Dynamics 365.
Een foutje is snel gemaakt bij het aanpassen van data in Excel. Denk daarom vooraf goed na welke mensen binnen je organisatie deze mogelijkheid krijgen.
Meer weten over de Excel mogelijkheden binnen Dynamics 365 Sales en Customer service? Check onze video op GAC On Air.
Teams en Dynamics 365
De coronapandemie heeft het gebruik van Teams doen stijgen tot ongekende hoogte. Teams is niet meer weg te denken bij organisaties en heeft zich ontwikkeld tot een samenwerking hub waarin andere Office 365 toepassingen gecombineerd kunnen worden tot een plek waar mensen samenwerken aan een project of initiatief.
Een verkoopkans wordt vastgelegd in een CRM systeem zoals Dynamics 365 Sales. Daar wordt de procesvoortgang bijgehouden, wordt de klantinformatie vastgelegd en de behoefte van de klant geregistreerd. Vaak wordt er door een team samengewerkt om zo’n verkooptraject in goede banen te leiden. Dat samenwerken gebeurt vaak in een kanaal in Teams. Om te zorgen dat de plek waar de processturing gebeurt (CRM) gekoppeld is aan de plek waar de samenwerking ondersteund wordt (Teams) is het mogelijk om vanuit CRM vanuit een verkoopkans een kanaal in Teams aan te maken en te koppelen.
Het voorbeeld van een verkoopkans wordt gebruikt maar deze Teams integratie kan vanuit elke plek in Dynamics 365 gebruikt worden, dus ook bij het oplossen van service cases of het uitvoeren van projecten.
Vanaf het moment dat beide werelden gekoppeld zijn maakt het voor een gebruiker niet uit waar documenten bijgewerkt worden. Alle documenten die in het verkooptraject bijgewerkt worden zijn opgeslagen in een SharePoint locatie die vanuit een verkoopkans in CRM benaderd kan worden, maar ook onderdeel uitmaakt van het kanaal in Teams.
Standaard staat de Teams integratie in Dynamics 365 Sales en Customer Service uit. Microsoft beschrijft in detail hoe deze aangezet kan worden.
Kennismaken met de mogelijkheden van Teams in combinatie met Dynamics 365 Sales? Check dan onderstaande video’s:
- Stel vragen die normaal aan je collega’s vraagt gewoon aan de chat bot in Teams
- Nooit meer per ongeluk in het verkeerde document werken
- Nooit meer zoeken naar CRM data terwijl je aan het samenwerken bent
- Direct vanuit een verkoopkans in Dynamics 365 Sales een team maken
- Samenwerken in Teams
Dynamics 365 SharePoint
Veel bedrijven gebruiken nog steeds een ‘netwerk drive’ waarop bestanden netjes gestructureerd in ‘klant mapjes’ gesorteerd staan. Maar zodra je een nieuwe map voor een klant maakt versnipper je in enkele seconden het klantbeeld.
Documenten die te maken hebben met een klant, een verkooptraject, een servicecase of welke andere functionaliteit binnen CRM kun je veel beter opslaan op een SharePoint locatie welke gekoppeld is aan die klant, verkooptraject of servicecase. Dan zijn de documenten gewoon onderdeel van het centrale klantbeeld en benaderbaar vanuit CRM.
Doordat je SharePoint gebruikt in de context van je CRM applicatie kun je gebruik maken van de vele handigheden die SharePoint in zich heeft. Versiebeheer, makkelijk delen van bestanden en samen in één document werken zijn hier de meest bekende voorbeelden van.
Standaard is de SharePoint integratie beschikbaar voor veel entiteiten binnen Dynamics 365 Sales. Maar je hebt de mogelijkheid om voor elke entiteit (ook custom entiteiten) documenten op SharePoint op te slaan.
Meer weten over het gebruik van SharePoint in combinatie met Dynamics 365 Sales? Microsoft geeft veel informatie op haar site.
Yammer
Yammer is een intern sociaal netwerk wat gebruikt kan worden binnen een organisatie om nieuws en kennis te delen. Dynamics 365 Sales heeft lange tijd de mogelijkheid gehad om te integreren met Yammer maar sinds de stormachtige opkomst van Teams wordt deze toepassing nauwelijks meer gebruikt. Daarom is het vanaf februari 2022 niet meer mogelijk om deze twee toepassingen met elkaar te integreren.
OneNote
OneNote is een digitale ‘notitieblok’ die beschikbaar is binnen Office 365. Je hebt de mogelijkheid om gestructureerd notities te maken en deze te bewaren in overzichtelijke notitieblokken, secties en pagina’s. Tekeningen, foto’s van whiteboards en ‘gewone’ aantekeningen kunnen gecombineerd worden opgeslagen.
Zit je met iemand in een vergadering die met een tablet of laptop voor zijn / haar neus zit? Dan is de kans groot dat deze persoon tijdens het gesprek aantekeningen maakt in OneNote.
Op de tijdlijn binnen een willekeurige entiteit binnen Dynamics 365 Sales heb je de mogelijkheid om een OneNote notitieblok aan te maken. Dan kun je aantekeningen maken en opslaan in relatie tot een klant, verkoopkans of service case.
Het inschakelen van de OneNote mogelijkheden binnen Dynamics 365 Sales hangt samen met het aanzetten van de SharePoint integratie. Deze laatste is benodigd als je OneNote wil gaan gebruiken binnen Dynamics 365 Sales.
Microsoft heeft uitvoerig beschreven hoe je zelf de OneNote mogelijkheden voor de gebruikers beschikbaar kunt stellen.
Office 365 en het CRM systeem van Microsoft zijn naadloos en out-of-the-box met elkaar geïntegreerd. Op die manier ben je als gebruiker in staat om met collega’s (online) samen te werken met de klantdata die centraal in je CRM systeem beschikbaar is.
Office 365, Dynamics 365 en het Power Platform verzorgen samen het volledige landschap om alle bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meer weten over dit krachtige platform en je organisatie naar een hoger niveau tillen op het gebied van samenwerking en digitalisering? Neem dan contact met ons op.