Dataverse is dé vervanger voor Excel
Een term die je bij Microsoft de laatste tijd vaak tegenkomt is Dataverse. Voorheen was dit bekend als ‘het CDS’, de Common Data Service. Deze oude naam geeft al een beetje aan wat je ermee kunt, namelijk data opslaan.
Eigenlijk is Dataverse een online database die gebruik maakt van standaard aanwezige Microsoft functionaliteit op het gebied van beveiliging, beheer en logica. Deze online database draait in de Microsoft serverparken zodat klanten altijd en overal bij hun data kunnen.
Eigenlijk is Dataverse een doorontwikkelde versie van MS Access die beschikbaar is in de cloud
Gegevens worden in Dataverse opgeslagen in een set tabellen die je zelf kunt vormgeven. Elke tabel bevat kolommen (velden) en records. Hierin verschilt Dataverse niet van ieder willekeurige andere database. Dataverse is dus volledig zelf in te richten, je creëert zelf tabellen waarin je bedrijfsdata opslaat. Ik durf wel te stellen dat je elke Excel sheet in je organisatie kunt vervangen door een Dataverse tabel (of set tabellen). En het mooie aan Dataverse is dat je dit volledig zelf kunt doen, het is namelijk een ‘no code’ platform waarin je alles met een visuele editor kunt uitvoeren.
Elk Excel bestand in een organisatie kan vervangen worden door Dataverse
Mogelijkheden van Dataverse
In plaats van decentrale Excel bestanden die door heel je organisatie zweven, heb je dan een centraal databestand met ongekende mogelijkheden. Deze mogelijkheden ga ik uiteraard in dit blog bespreken.
Beveiliging
Het allerbelangrijkste bij het opslaan van data is dat het veilig is. In een tijd waarin hackers meer en meer proberen om bij data van bedrijven te komen, is databeveiliging cruciaal voor je bedrijfsvoering. Dataverse maakt gebruik van Azure Active Directory, feitelijk het centrale beveiligingssysteem van Microsoft dat ook door Office 365 wordt gebruikt.
De servers waarop de Dataverse databases staan, draaien in grote serverparken en behoren tot de strengst beveiligde gebieden van de wereld.
Uiteraard wordt alle data versleuteld opgeslagen in Dataverse
Gebruikers die gebruik moeten kunnen maken van de data in Dataverse krijgen toegang middels een licentie die wordt toegekend op persoonsniveau. Daarna kun je nog werken met gebruikersrollen waarin je aangeeft tot welke data een gebruiker toegang heeft en wat deze gebruiker ermee mag doen, zoals records toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Het beveiligen van de data doe je op precies dezelfde manier zoals je ook gebruikersrollen in Dynamics 365 Sales of Customer service maakt.
Schaalbaarheid
De capaciteit die je nodig hebt om data op te slaan groeit vaak heel hard. Zeker als je alle bedrijfsdata op een centrale plek wil opslaan. Toen er nog geen cloud mogelijkheden bestonden, waren bedrijven afhankelijk van de server in de kelder. Schaalbaarheid was toen gelimiteerd tot de capaciteit van de server. Met Dataverse kun je eindeloos zonder problemen opschalen en kun je altijd alle noodzakelijke bedrijfsdata op die centrale plek kwijt.
Back-ups
Over het maken van back-ups hoef je je met Dataverse geen zorgen meer te maken, dit wordt door Microsoft geregeld met automatische back-ups. Uiteraard kun je er altijd voor kiezen om een handmatige back-up van je data te maken. De kans dat je belangrijke bedrijfsdata kwijtraakt, is op deze manier vele malen kleiner dan bij een Excel bestand dat plotseling beschadigd blijkt te zijn.
Logica
Ondertussen is duidelijk geworden dat Dataverse een centraal dataplatform is waarin je alle soorten bedrijfsdata op een veilige manier kunt opslaan. Maar hoe werken gebruikers dan met die data? Dat kan op twee manieren.
Standaard apps bovenop Dataverse
Bovenop Dataverse biedt Microsoft een aantal standaard apps. Deze standaard apps zijn voorzien van standaard functionaliteit. Als je deze apps wil gebruiken, betaal je een licentie per gebruiker per maand. De apps die Microsoft heeft gemaakt bovenop Dataverse zijn waarschijnlijk wel bekend, denk hierbij aan Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Project Operations en Dynamics 365 Field Service.
Deze standaard apps zijn voorzien van de meest voorkomende functionaliteit, maar zijn ook aan te passen zodat ze optimaal passen bij de bedrijfsprocessen. Dat aanpassen is overigens geen maatwerk. In de wereld van Dataverse noemen we dat configureren: aanpassen van schermen, toevoegen van velden aan de database en toevoegen van bedrijfslogica (verplichte velden, afhankelijkheid van data, etc.).
De standaard apps die Microsoft heeft gemaakt, zijn van het type ‘model driven apps’. Deze kun je ook zelf maken, zonder dat je uitgaat van de standaard aanwezige functionaliteit in één van bovengenoemde apps.
Zelf gemaakte apps via Power Apps
Als je de bedrijfsdata in Dataverse beschikbaar hebt, kunt je op verschillende manieren met deze data werken. Medewerkers van je organisatie kunnen met een canvas app of een model driver app werken met de data in Dataverse. Gebruikers die zich buiten je organisatie bevinden, kunnen via een portaal werken met de data in Dataverse. Welke app je ook gebruikt, je maakt altijd gebruik van de standaard aanwezige connectoren én de logica die Microsoft ter beschikking heeft gesteld. Op die manier kan eigenlijk iedereen een app maken, daarom wordt Dataverse ook als marktleider gezien op het gebied van no-code platformen.
Een canvas app vertrekt vanuit de gebruikerservaring waarbij de User Interface in hoge mate kan worden aangepast. Tot op pixel niveau kun je de schermen vormgeven zodat het maximaal aansluit bij de handelingen van de gebruikers. Bij GAC maken we bijvoorbeeld gebruik van een canvas app om nieuwe opdrachten bij klanten te registreren.
Een canvas app kan voor elk device worden gemaakt, op dat nu een laptop, tablet of telefoon is.
Een model driven app vertrekt ook vanuit het gegevensmodel dat je in Dataverse hebt gemaakt. Maar vervolgens maak je gebruik van de standaard look-and-feel van de schermen en van de bijkomende logica. Bij het maken van dit soort apps ben je veel minder tijd kwijt met het opzetten van de User Interface. Als je verschillende soorten processen wil ondersteunen met verschillende schermen is een model driven app een goede keuze. Dit soort apps kun je ook heel makkelijk later verder uitbouwen.
Bij GAC maken we gebruik van een model driven app om al onze online content te registreren en te categoriseren. Vanuit deze app kunnen onze medewerkers makkelijk online content (blogs, video, white papers) delen met onze klanten. Daarnaast maakt Power BI gebruik van de data in Dataverse om inzichten te creëren met behulp van interactieve dashboards.
Zoals hierboven aangegeven, kun je een portaal beschikbaar stellen als je mensen van buiten je organisatie wil laten werken met data in Dataverse. Een portaal is feitelijk een externe website waarop mensen kunnen inloggen en waar ze kunnen werken met data uit Dataverse. Uiteraard kunnen ze alleen werken met die data die voor hun ogen is bestemd.
Een portaal is een zeer efficiënte manier om mensen van buiten je organisatie te laten werken met data van binnen je organisatie. Een veelgebruikt portaal is een selfservice portaal voor klanten. Hiervoor heeft Microsoft een template beschikbaar gesteld zodat je dit niet helemaal vanaf de grond hoeft op te bouwen.
Naast een selfservice portaal stelt Microsoft nog meer templates ter beschikking. Denk aan een partnerportaal en een community portaal.
Licenties voor Dataverse
Als je bij het lezen van dit blog tot de conclusie bent gekomen dat Dataverse een vervanging kan zijn van de grote hoeveelheid Excel bestanden en andere decentrale applicaties, is het tijd geworden om je te vertellen welke licenties je nodig hebt.
Het goede nieuws is dat het gebruik van Dataverse inclusief is bij de aanschaf van Dynamics 365 Sales (Enterprise), Dynamics 365 Customer Service (Enterprise), Dynamics 365 Field Service en Dynamics 365 Project Operations licenties. Als je één van deze applicaties in gebruik hebt, kun je gebruik maken van alle genoemde Dataverse mogelijkheden.
Wil je aan de slag met Dataverse en maak je (nog) geen gebruik van de sales, customer service, field service of project operations apps? Dan kun je losstaande Power Apps licenties aanschaffen. Er is een licentie waarmee één app kan worden gemaakt (abonnement per app) en een licentie waarmee je ongelimiteerd apps kunt maken (abonnement per gebruiker). Meer details kun je vinden via de Microsoft site.
Dataverse geeft je altijd en overal toegang tot je bedrijfsdata. Uiteraard werken alle andere tools uit het Power platform, zoals Power BI, Power Automate en Business Central, naadloos samen met de data in Dataverse.