Innoveer je groothandel: AI-gestuurde e-mailverwerking voor offertes, orders en klachten

In de huidige dynamische wereld van groothandelsorganisaties is efficiëntie van cruciaal belang. Het verwerken van binnenkomende e-mails kan echter tijdrovend en foutgevoelig zijn. Zo zien we in praktijk dat er veel offerteaanvragen, orders of klachten in mailboxen gedeeld worden. Dankzij de inzet van AI en krachtige tools zoals Trade365 en het Power Platform, kunnen groothandelsorganisaties nu hun processen automatiseren en optimaliseren. In dit blog bespreken we hoe AI concreet kan worden ingezet om binnenkomende e-mails automatisch te verwerken tot offertes, orders of klachten en hoe deze technologie bedrijven helpt om productiever en klantgerichter te werken.

Traditionele werkwijze e-mailverwerking

Laten we eens kijken naar het dagelijkse werk van een binnendienstmedewerker binnen een groothandelsorganisatie. Stel dat een medewerker dagelijks tientallen e-mails ontvangt met verschillende verzoeken zoals offerteaanvragen, orderplaatsingen en klachten. Traditioneel moet de medewerker elke e-mail openen, de inhoud lezen en handmatig de relevante gegevens zoals klantinformatie, productdetails en ordernummers extraheren. Vervolgens moeten deze gegevens worden ingevoerd in het ERP-systeem, zoals Trade365. Dit proces is tijdrovend en foutgevoelig. Een typefout in een ordernummer of het vergeten van een klantdetail kan leiden tot vertragingen, miscommunicatie en ontevreden klanten. Bovendien moet de medewerker verschillende e-mails categoriseren en doorsturen naar de juiste afdelingen, wat extra tijd kost en de kans op menselijke fouten verder vergroot. Dit traditionele proces is niet alleen inefficiënt maar ook stressvol voor medewerkers die onder druk staan om snel en accuraat te werken.

Oplossing: AI-gestuurde e-mailverwerking

Door AI in te zetten voor het automatisch verwerken van binnenkomende e-mails, worden deze problemen opgelost. AI-modellen kunnen e-mails categoriseren en de relevante gegevens automatisch extraheren en invoeren in Trade365. Dit vermindert de kans op fouten, versnelt het proces en zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen concentreren op meer complexe taken die menselijke tussenkomst vereisen. Hierdoor verbetert de algehele efficiëntie en klanttevredenheid aanzienlijk

Trade365 en het Power Platform: Een krachtige combinatie

Trade365, geïntegreerd met het Microsoft Power Platform, biedt groothandelsorganisaties de tools om AI-gestuurde automatisering in te zetten. Trade365 is een uitgebreide ERP-oplossing die specifiek is ontworpen voor handelsbedrijven, terwijl het Power Platform een reeks toepassingen biedt om gegevens te analyseren, processen te automatiseren en apps te bouwen. Samen vormen ze een krachtige combinatie voor het automatiseren van e-mailverwerking.

Hoe werkt het automatische verwerkingsproces?

Maar hoe ga je dit proces nou concreet innoveren? Laten we een stapsgewijs uitleggen hoe we onze klanten helpen dit te doen.

1. E-mailcategorisatie en extractie: Dankzij gestandaardiseerde AI-modellen binnen de AI Builder kunnen binnenkomende e-mails gelezen en gecategoriseerd worden op basis van inhoud. Dit kan variëren van offerteaanvragen en orders tot klachten. De relevante gegevens, zoals klantinformatie, productdetails en ordernummers, worden automatisch geëxtraheerd. Daarbij kan bij een klacht de AI alvast voor je bepalen of het een urgente klacht is of niet.
2. Verwerking in Trade365: De geëxtraheerde gegevens worden vervolgens automatisch ingevoerd in Trade365. Hiervoor gebruiken we Power Automate in combinatie met Connect2All connector. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat een offerteaanvraag direct wordt omgezet in een offerte in het systeem, een order wordt geplaatst of een RMA wordt geregistreerd.
3. Proces opvolging: Binnen Power Automate kunnen we vervolgens nog wat aanvullende processen toevoegen om de verdere opvolging te automatiseren. Zo kan bij de aangemaakt offerte gelijk in een Teams chat aangeboden worden aan de binnendienst medewerker, waarbij een pakkende tekst wordt bedacht door AI om de offerte direct naar de klant te sturen. Of wanneer een klacht wordt aangemaakt, kan direct een oplossing voorgesteld worden door AI en worden bijv. de bijgevoegde afbeeldingen beschreven. Handig!

Voordelen van AI-gestuurde e-mailverwerking

1. Tijdwinst en efficiëntie: Door de automatisering van e-mailverwerking kunnen medewerkers zich richten op complexere taken die menselijke tussenkomst vereisen. Dit verhoogt de algehele productiviteit.
2. Nauwkeurigheid en consistentie: AI vermindert de kans op fouten die kunnen optreden bij handmatige gegevensinvoer. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit van de gegevens en consistentere bedrijfsprocessen.
3. Verbeterde klanttevredenheid: Snellere en nauwkeurigere verwerking van klantaanvragen leidt tot een betere klantervaring. Klanten ontvangen sneller reacties op hun verzoeken en bestellingen worden efficiënter afgehandeld.
4. Kostenbesparing: Automatisering kan de operationele kosten verlagen door de behoefte aan handmatige verwerking te verminderen en de efficiëntie van de bedrijfsvoering te verbeteren.

De inzet van AI voor het automatisch verwerken van binnenkomende e-mails binnen groothandelsorganisaties biedt aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid en klanttevredenheid. We zeggen niet dat je op deze wijze 100% van je e-mails gaat verwerken, maar stel dat we er 60%-70% wél zo gaan verwerken. Wat betekend dit dan concreet voor jou organisatie? Door gebruik te maken van Trade365 en het Power Platform kunnen bedrijven hun e-mailverwerkingsprocessen transformeren en hun concurrentiepositie versterken. Wil je meer weten over hoe AI jouw groothandelsorganisatie kan helpen bij het optimaliseren van e-mailverwerking? Neem contact op met onze specialisten en we bespreken graag de business case voor jouw onderneming.