Heb je binnen jouw organisatie te maken met uitgaande serviceprocessen voor het beheer of onderhoud van geleverde artikelen? Wil je de administratie voor je uitgaande servicemedewerkers of monteurs eenvoudiger en leuker maken? Dan is dit blog waarin we 5 voorbeelden geven hoe je je uitgaande serviceproces uit je ERP systeem mobiel kan maken met Power Apps, een uitkomst voor jou.
Administratie van uitgaande serviceprocessen in je ERP of op je mobiel?
Het startpunt van je serviceprocessen is in veel gevallen je ERP systeem, zoals Dynamics 365 Business Central. Hier beheer je je servicecontracten, heb je inzicht in de status van je serviceartikelen en plan je serviceopdrachten. Wat er daadwerkelijk wordt verbruikt aan materialen en tijd, zal normaal gesproken door de monteurs moeten worden geregistreerd.
Buiten dat het mogelijk is om dit met de mobiele app van Business Central te doen, bestaat vaak de behoefte om dit op een vereenvoudigde manier aan te bieden en zijn er vaak ook aanvullende zaken gewenst op de werkvloer. Denk hierbij aan het snel verwerken van opmerkingen, het koppelen van foto’s of video’s en snel inzicht krijgen in locatie gegevens op een kaart. Laten dat nou juist elementen zijn, die je perfect met Power Apps kunt verwezenlijken. Daarbij voeg je naar wens diverse handigheidjes toe in de app dankzij de no code of low code opties die Power Apps te bieden heeft. Hierdoor kun je de daadwerkelijke administratieve ballast voor je servicemedewerker aanzienlijk beperken. Een vijftal voorbeelden volgen hieronder.
#1 Toon de geplande serviceopdrachten uit je ERP in Power Apps
Het begint met het aanbieden van het juiste werk voor de servicemedewerker. De geplande serviceopdrachten uit Business Central, worden op een eenvoudige en overzichtelijke manier gepresenteerd voor de servicemedewerker zodat hij precies weet wat hem vandaag te doen staat. Welke informatie wordt getoond, bepaal je zelf in Power Apps. Het grote voordeel hiervan is dat je dit zo uitgebreid of beperkt mogelijk kunt houden, precies zoals jij dat wilt.
Het mooie aan Power Apps is dat je eenvoudig informatie uit andere bronnen kunt combineren in je app. Je servicemedewerker zal waarschijnlijk vaak onderweg zijn en krijgt niet alles mee wat er op kantoor gebeurt. Door andere bronnen te ontsluiten, kun je binnen je app ook een eenvoudig intranet creëren met relevante meldingen voor de buitendienstmedewerker.
Bekijk ook eens deze video, waarin wordt getoond hoe dit in praktijk werkt binnen Power Apps.
#2 Gebruik navigatie- en kaartelementen
Je medewerkers die veel onderweg zijn, moeten snel en eenvoudig kunnen raadplegen waar ze heen moeten. Binnen Power Apps kun je gebruik maken van standaard elementen, om bijvoorbeeld je serviceorders te plotten op een kaart. Deze kaart kun je interactief maken, waardoor je de gewenste serviceopdracht kan raadplegen en hier mee aan de slag kunt gaan.
De planning die aan het begin van de dag is bedacht, kan er gedurende de dag anders uit gaan zien. Doordat je monteur informatie van de serviceopdracht kan raadplegen op de kaart, kan hij eenvoudig navigeren naar de opdracht en bovendien tussentijds geautomatiseerde notificaties sturen naar de klant van de verwachte aankomsttijd (deze video laat zien hoe dit werkt).
#3 Mobiele werkbon met handtekening in Power Apps
Overzicht van het werk en kunnen navigeren is mooi als je dat kan vanuit één centrale app, maar daar zijn vaak nog wel prima alternatieven voor te bedenken. Waar het écht interessant gaat worden, is het opmaken van de mobiele werkbon. Veel bedrijven werken nog met papieren werkbonnen, die door de monteur worden ingevuld. Deze werkbonnen worden vaak 1x per week verzameld op kantoor, waarna iemand anders binnen de organisatie deze administratief moet verwerken. Het kan zo maar twee weken duren, voor de eventuele factuur daadwerkelijk naar de klant kan worden verzonden. Op het moment dat je de werkbon op een eenvoudige manier mobiel kunt verwerken, heb je sneller up-to-date cijfers en kun je ook eerder de factuur naar de klant sturen.
De mobiele werkbon zou je ook vanuit de Business Central app kunnen verwerken. Maar juist door de innovatieve opties die Power Apps te bieden heeft, ga je een aantal processen daadwerkelijk versnellen en maak je het vele malen gebruiksvriendelijker voor de gebruiker. Enkele voorbeelden waar je aan moet denken (die ook in deze video worden behandeld):
- Door te starten met de werkbon, registreer je automatisch naar wens een starttarief en de benodigde vervoerskosten. Door de werkzaamheden te starten kun je ook automatisch de gewerkte tijd bijhouden.
- Constateer of de klant nog recht heeft op garantie of niet, hierdoor kunnen direct de juiste prijzen worden verrekend.
- Voeg in de app eenvoudig relevante opmerkingen toe, die zichtbaar worden bij de serviceorder in Business Central.
- Maak gebruik van de mogelijkheden van je mobiele device om foto’s, video’s of geluidsopnames te maken. Deze worden direct opgeslagen in het bijbehorende servicedossier op SharePoint, wat weer te raadplegen is vanuit Business Central.
- Registreer de verbruikte artikelen, door producten te scannen of handmatig op te zoeken.
- Rond de opdracht af met de daadwerkelijk gewerkte tijd en laat naar wens de klant de werkbon ondertekenen op het mobiele device.
#4 Alle informatie van het serviceartikel bij de hand
Niks is zo vervelend voor een servicemedewerker, als hij niet snel belangrijke documentatie of inzichten van het te onderhouden artikel kan raadplegen. Bij complexere producten wil men vaak snel kunnen zien welke onderdelen in het serviceartikel zitten, welke serienummers het betreft, wanneer ze zijn geïnstalleerd en of er al componenten zijn vervangen. Deze informatie wordt normaal gesproken netjes bijgehouden in het ERP systeem, maar kan dus snel beschikbaar worden gemaakt voor de servicemedewerker. Denk hierbij ook aan belangrijke documentatie, zoals (technische) handleidingen, welke in de Power App vanuit SharePoint kunnen worden opgeroepen.
Door zonder maatwerk logica toe te voegen aan je app, kun je ook de componenten in het serviceartikel direct laten bijwerken door de servicemedewerker. Wanneer je gebruik maakt van Production365 of Medical365, kunnen bovendien alle relevante databronnen worden gebruikt in je apps dankzij het standaard integratie platform. Hoe je die componenten wijzigt in je serviceartikel kun je bekijken in deze video.
#5 Organiseer de voorraadaanvulling van de servicebussen vanuit Power Apps
Als laatste voorbeeld een typisch proces wat er vaak een beetje bij inschiet. Het beheren van de voorraad in de auto’s van de servicemedewerkers. Wanneer het serviceproces nog op papier verloopt, is het vaak niet mogelijk om de voorraad van de servicebussen automatisch bij te vullen. Vaak slingeren papiertjes door het bedrijf, waar notities op staan van producten die men nodig heeft. Dit kan natuurlijk eenvoudiger. Dergelijke processen kun je naar wens automatiseren met het Power Platform.
De SKU’s die vastliggen in Business Central, maken inzichtelijk welke artikelen in de bus aanwezig zouden moeten zijn. De servicemedewerker kan zelf eenvoudig een verzoek indienen om één of meerdere artikelen aan te vullen. De benodigde aanvulling wordt automatisch klaargezet in het planningsvoorstel, zodat bijvoorbeeld één keer per dag of per week direct de aanvulopdrachten intern kunnen worden uitgezet. Bovendien is hierdoor sneller inzichtelijk of er inkoopopdrachten moeten worden uitgezet. Zo voorkom je dat je servicemedewerker op locatie zonder spullen zit. Benieuwd hoe eenvoudig dat in praktijk werkt? Dat bekijk je in deze video.
Ook jouw serviceprocessen innoveren?
Zie je mogelijkheden om jouw serviceproces te innoveren met Power Apps? Laat het ons weten. We kijken graag samen met jou naar de business case en hoe het Power Platform jouw onderneming laat excelleren.
GAC