Hoe bereken ik de juiste kostprijs van een containerlevering?
Wanneer je inkoopt in het verre oosten kan het vrij complex zijn om de juiste kostprijs voor je producten te bepalen. Er zijn tal van kostprijsverhogende factoren, die impact hebben op de kostprijs van je product. Een tijdje terug schreven we al over de vervijfvoudiging van de container prijs, wat slechts één van de elementen is die impact hebben op de daadwerkelijke kostprijs van je producten. Wanneer je de kostprijs niet op de juiste manier berekent en toepast, kan de marge al vervlogen zijn voor je de verkoopfactuur gestuurd hebt. In dit blog leggen we je uit hoe je tot de juiste kostprijs komt van artikelen wanneer je deze in containers inkoopt in Azië.
Welke onderdelen hebben invloed op de kostprijs bij het inkopen van goederen in Azië?
Op het moment dat je (een deel van) je goederen in Azië inkoopt, zal er een aanzienlijk verschil zijn in de inkoopprijs van je artikelen en de kostprijs van diezelfde artikelen. Op het moment dat je geen grip houdt op beiden, dan weet je eigenlijk niet voor welke prijs je je artikelen kan verkopen om een gezonde marge te realiseren. De inkoopprijs van de artikelen, is de prijs die je betaalt aan de leverancier waar je het product inkoopt. De kostprijs van de artikelen is de inkoopprijs, plus de kostprijsverhogende elementen.
Welke kostprijsverhogende elementen je mee te maken hebt, kan van bedrijf tot bedrijf aanzienlijk verschillen. Vaak zijn het kosten die je maakt, die niet altijd specifiek voor dat 1e artikel zijn maar bij de verwerking van je inkopen wel op een bepaalde manier verrekend moet worden naar de kostprijs van het artikel. Kostprijsverhogende elementen waar je aan moet denken, wanneer je in het verre oosten inkoopt:
- Kosten van de eventuele agent in Azië
- Transportkosten van de container
- Verzekeringskosten van het transport van de uitvoerende haven naar de ontvangende haven
- Invoerrechten, die afhankelijk kunnen zijn van de eindbestemming van de artikelen.
- Inklaringskosten
- Opslagkosten
Voor zowel de transportkosten als verzekeringskosten geldt dat deze mogelijk meerdere keren doorgerekend moeten worden, omdat na het ontvangen van de container in de haven er nog kosten gemaakt moeten worden om de artikelen in het magazijn te krijgen of eventueel direct bij de klant.
Pas calculatiemodellen toe om de juiste kostprijs te berekenen
Om zo vroeg mogelijk de juiste kostprijs te kunnen berekenen, is het raadzaam om gebruik te maken van calculatiemodellen. Middels een calculatiemodel, kun je eenvoudig de kostprijs berekenen door het model toe te passen op de inkoopprijs van een artikel. Veel bedrijven hebben deze modellen in Excel opgebouwd en buiten een ERP systeem in gebruik. Op het moment dat je gebruik maakt van Trade365 kun je deze calculatiemodellen verwerken en toepassen binnen je ERP systeem, dankzij de inkoopmargebeheer functionaliteit.
Een dergelijk model koppel je aan je artikel, zodat deze automatisch een berekening kan maken van de kostprijs. Je kan uiteraard verschillende calculatiemodellen aanmaken en deze aan je verschillende artikelen koppelen, zodat je een zo juist mogelijke berekening maakt van de kostprijs. Bijkomend voordeel van deze functionaliteit, is dat er een voorziening getroffen wordt in je administratie. Voor die kosten die je gaat maken, zal er op een gegeven moment natuurlijk ook een factuur komen. Dankzij deze voorziening maak je je cashflow voorspelbaar.
Wanneer bepaalde kostprijsverhogende elementen wijzigen, pas je dit aan in je calculatiemodel en reken je dit daarna eenvoudig door in de artikelen die gekoppeld zijn met dit model. Om een simpel voorbeeld te geven, de transportkosten van de container uit China. In het 4e kwartaal van 2021 was kostprijs van een 40ft container uit China ruim $ 10.000,- (bron: Drewry). Op het moment van schrijven (augustus 2022), bedraagt de kostprijs ongeveer $ 6.800,-. Door dit soort wijzigingen met regelmaat bij te werken in je calculatiemodellen, zorgt er voor dat je je kostprijs op een zo juist mogelijk manier blijft berekenen.
Kostprijs directe containerlevering aan de klant
In praktijk zien we de laatste 2-3 jaar een trend, waarbij steeds meer bedrijven volle containers leveren bij de klant om zo veel mogelijk kostprijsverhogende schakels in de supply chain te elimineren en de inkoopprijs voor haar klanten zo laag mogelijk te houden. Dit zorgt er natuurlijk voor dat je ook daadwerkelijk een andere kostprijs krijgt van je artikelen. De klant kan immers in een heel ander land gevestigd zijn en in ieder geval heb je geen handlingskosten in je eigen magazijn. Maar hoe zorg je er nou voor, dat hierdoor wel de juiste kostprijs wordt toegepast bij het berekenen van je verkoopmarge in de order en uiteindelijk ook juist wordt aangestuurd bij het plaatsen van de inkooporder zonder onnodig dubbele artikelen aan te maken om de kostprijs aan te sturen? Dynamics 365 Business Central en verschillende componenten uit Trade365 kunnen je hierbij helpen.
De volgende stappen kun je toepassen, wanneer je gebruik maakt van de Trade365 oplossing van GAC Business Solutions om dit gehele proces te stroomlijnen:
- Allereerst ga je gebruik maken van verschillende SKU’s van het artikel. Hiermee kunnen we enerzijds de bestelparameters aansturen van het artikel (immers, hetzelfde product kan zowel ingekocht worden voor je eigen magazijn alsook als een dropshipment richting de klant) en kunnen we verschillende calculatiemodellen toepassen op een SKU kaart van het product.
- Vervolgens bepaal je de verschillende calculatiemodellen. Zo ken je de daadwerkelijke kostprijsverhogende componenten toe die van toepassing zijn bij een levering naar het eigen magazijn en wanneer het artikel eventueel direct geleverd wordt naar de klant.
- Bij het schrijven van de order wil je vervolgens kunnen aansturen, dat het artikel met de juiste kostprijs verkocht wordt. Echter is de kans groot dat de klant een voorkeursvestiging heeft waar hij vanuit beleverd wordt. Normaal is dit één van je magazijnen. In dit geval willen we een doorlevering doen, waarbij we dus die standaard vestiging willen “overrulen”. Dankzij de document sjablonen functie in Trade365 kun je dit gehele proces inrichten. In onderstaand voorbeeld zien we een sjabloon ten behoeve van een direct container levering. Dit zorgt er vervolgens voor dat alle noodzakelijke parameters in de verkooporder automatisch goed worden gezet. Hierdoor hoeft de persoon bij de orderverwerking zich niet druk te maken of alles goed is ingevoerd.
- Aangezien het een doorlevering is naar de klant, kan vervolgens de dropshipment order aangemaakt worden. Naar wens kan deze gewoon beladen worden in een container en verder gepland worden op de boot middels de internationale zendingen module. Op de boot kunnen hierdoor zowel containers gepland worden die naar het eigen magazijn gaan en containers die direct bij de klant afgeleverd dienen te worden.
Op deze manier houd je volledig grip op de kostprijs van je producten en container leveringen. Dankzij de aansturing van voorzieningen in je administratie kom je zo ook niet voor onnodige verrassingen te staan. Ben je benieuwd hoe dit gehele proces er in praktijk uit ziet? Bekijk eens deze video of stel je vraag aan één van onze specialisten. We sparren graag over je uitdagingen om te kijken hoe we dit proces voor jouw onderneming zouden kunnen verbeteren.
GAC