De nieuwe release van Education365, de CRM oplossing voor onderwijsinstellingen, bevat weer een aantal nieuwe functionaliteiten. De opvallendste toevoeging is de functionaliteit om stage aanvragen vast leggen. Maar ook het kunnen vastleggen van podcasts en meer procesondersteuning op het gebied van interesses zijn het noemen waard.

De app ‘Opleidingscatalogus’

In de app opleidingscatalogus is het gebied ‘Opleidingenmarketing’ komen te vervallen. Er is een gebied toegevoegd ‘Set up opleidingscatalogus’. Alle benodigde functionaliteit om de opleidingscatalogus in te richten is hier beschikbaar. Clusters, opleidingsniveaus, locaties, rollen en rekwisieten zijn onder andere hier in te richten.

Historische namen

Historische namen van een opleiding zijn belangrijk omdat de naam van een opleiding in de loop van de tijd kan veranderen. Om toch inzicht te behouden in je opleiding over de jaren heen wordt de historische naam bij het kopiëren van een basisopleiding ook gekoppelde aan de nieuwe basisopleiding.

Cloudflow triggers

Binnen Education365 zijn heel veel dingen geautomatiseerd met de hulp van cloud flows (link: Power Automate). Deze cloud flows zijn in de nieuwste release geoptimaliseerd zodat ze alleen maar geactiveerd worden op het moment dat dit nodig is. Het gaat om onderstaande cloud flows:

• Course History: Get data from Course
• Invoice Frequency – Autoname
• Invoice Frequency – Relate to order
• Create Product and Pricelist record
• Recruitement activity registration: Create Interests
• When course enrollment is canceled, cancel enrollment structures
• When course enrollment structure is canceled, cancel module enrollements
• When course is canceled, cancel course enrollments
• When module enrollment is canceled, cancel enrollments educational activities

Stage functionaliteit

De opgeleverde stage functionaliteit is opgedeeld in 3 onderdelen: praktijkaanvragen, praktijkplaatsen en opdrachtuitvoeringen.

Praktijkaanvragen zijn feitelijk bedrijven die een stageplek willen aanbieden. Hier is ook de mogelijkheid gecreëerd om digitale formulieren vanaf de website op te vangen. De aanvraag wordt ondersteund door visuele procesondersteuning.

Praktijkplaatsen zijn gekoppeld aan een praktijkaanvraag en zijn feitelijk de stageplekken die het bedrijf beschikbaar heeft. Alle details over de stageplekken kunnen hier vastgelegd worden. Een praktijkaanvraag kan dus meerdere praktijkplaatsen bevatten.

Het daadwerkelijk koppelen van een student wordt gedaan in de opdrachtuitvoering. Daar kan ook de voortgang bewaakt worden en alle betrokkenen vastgelegd worden.

Interesses

In vorige versies van Education365 werd er pas een interesseregel aangemaakt op het moment dat er een tweede interesse ontstond. Dit is aangepast, zodat er bij de eerste interesse ook een direct een interesseregel aangemaakt wordt. Daarnaast werden er voor o.a. locatie, startmoment en basisopleidingen aparte interesseheaders en bijbehorende regels aangemaakt. Dit is nu aangepast, zodat er geen nieuwe headers en regels worden aangemaakt, maar alleen regels welke aan de bestaande header worden gekoppeld.

Repository van marketing materialen

Voorheen was de naam van deze functionaliteit ’brochureaanvragen’. Maar omdat informatie op veel meer verschillende mogelijkheden wordt verspreid is deze hernoemd naar ‘Content’. Er kunnen nu ook video’s, podcasts en white papers worden vastgelegd.

Tevens is er een verbetering doorgevoerd voor het vastleggen van content voor meerdere basisopleidingen of meerdere opleidingen. Het is nu mogelijk om beschikbare content te koppelen aan meerdere basisopleidingen of meerdere opleidingen.

Planning Intakegesprek

Op het wervingsaanbod (voorheen aanwezigheid opleiding) en wervingsaanbod registratie (voorheen opleidingsregistratie) zijn een aantal attributen beschikbaar gekomen.

Op het wervingsaanbod (waarbij een wervingsactiviteit is gekoppeld) is het nu mogelijk om een startdatum/-tijd en einddatum/-tijd vast te leggen. Dit is ook mogelijk op de wervingsaanbod registratie, waarbij het op de registratie ook mogelijk is om een docent te selecteren die bijvoorbeeld het intakegesprek gaat doen.

Voortgang van een interesse

De voortgang van een vastgelegde interesse is nu visueel gemaakt met procesondersteuning.

Het veld “Scoringspercentage” wordt automatisch bijgewerkt als de potentiële student naar de volgende fase gaat. Het veld “Scoringskans” is gekoppeld aan het scoringspercentage.

Daarnaast kan bij het tabblad “Check list” kan aangegeven worden welke acties er reeds uitgevoerd zijn.

Op basis van ingevoerde gegevens is het logisch dat een actie is uitgevoerd. Middels cloud flows (link: Power Automate) worden de vinkjes dan automatisch gezet. Hieronder een overzicht van de acties die geautomatiseerd zijn.

• Als er een contentregistratie is toegevoegd aan de interesse wordt de checkbox “Informatie/brochure opgevraagd” voorzien van een vinkje;
• Als er een wervingsactiviteitregistratie is toegevoegd waarbij het “Wervingsactiviteit type” de waarde “Open dag” of “Open Avond” bevat, dan wordt de checkbox “Deelname aan Open dag/Open avond” voorzien van een vinkje;
• Als er een wervingsactiviteitregistratie is toegevoegd waarbij het “Wervingsactiviteit type” de waarde “Studiekeuze adviesgesprek” bevat, dan wordt de checkbox “Contact studieadviseur” voorzien van een vinkje;
• Als er een wervingsactiviteitregistratie is toegevoegd waarbij de “Wervingsactiviteit type” de waarde “Meeloopdag” bevat, dan wordt de checkbox “Deelname aan meeloopdag” voorzien van een vinkje;
• Zodra er vinkje wordt gezet dient de scoringspercentage automatisch aangepast te worden. Conform het percentage zoals in hieronder genoemde tabel aangegeven. Dit wordt alleen gedaan als het scoringspercentage omhoog gaat.

Education365 is gebaseerd op Dynamics 365 Sales en lift dus ook mee op de nieuwe functionaliteiten die daar beschikbaar zijn gekomen. Lees er alles over in het blog ‘Whats new in Dynamics 365 Sales – Wave 2 (2022)’.