Sales Force Automation
De rol van een verkoper is aanzienlijk veranderd. Wat vroeger bestond uit een paar telefoontjes en persoonlijke ontmoetingen, omvat nu alles van gerichte e-mails tot spontane online chats. Organisaties vertrouwen op zowel digitale verkopers als ‘sales buitendienst’ en ‘customer success champions’ om hun klanten gedurende het hele verkooptraject te ondersteunen.
Sinds de pandemie is thuiswerken normaal geworden en met de krimpende reisbudgetten hebben verkopers technologie nodig om verbindingen te leggen tussen collega’s, over verschillende databronnen en met klanten.
Een kenmerk van een verkoper is dat deze maximaal productief wil zijn. Verbindingen opbouwen en relaties onderhouden, zonder productiviteit op te offeren, is een belangrijk doel. Volgens de Microsoft Work Trend Index besteden verkopers meer dan 66 procent van hun dag aan het beheren van e-mails, waardoor slechts ongeveer een derde van hun tijd overblijft voor daadwerkelijke verkoopactiviteiten.
SFA en productiviteitsoplossingen komen samen in Dynamics 365 Sales, een oplossing die zich richt op samenwerking, productiviteit, AI en inzichten, zodat verkopers zich kunnen concentreren op het sluiten van deals. Dynamics 365 Sales werkt naadloos samen met Microsoft Teams om communicatie mogelijk te maken voor samenwerking en afstemming tussen marketing-, verkoop- en serviceafdelingen.
Bovendien brengt Copilot next-generation AI naar samenwerkingsapps zoals Outlook en Teams, waardoor verkopers productiever kunnen werken, of ze nu in Dynamics 365 Sales of Microsoft 365-apps werkzaam zijn. Handmatige invoer verdwijnt, samenvattingen worden gegeven en tijdrovende processen worden “buitenspel gezet”. Daardoor hebben verkopers meer tijd om klantrelaties op te bouwen en te onderhouden, wat uiteindelijk zal resulteren in een stijgende verkoop.
Als we kijken naar Sales Force Automation, kunnen we het onderscheid maken in:
- Account & contact management
- Contactmomenten
- Lead management
- Opportunity management
- Producten en prijslijsten
- Offerte-, order- en factuurmanagement
Account management
Binnen Dynamics 365 Sales gebruik je accounts om informatie over de bedrijven waarmee je zaken doet op te slaan. Naast dat je klanten kunt opslaan, kun je ook andere soorten relaties opslaan in Dynamics 365 Sales, zoals leveranciers, partners of overheidsinstanties. Met makkelijke categorisatie- en filteropties zorg je ervoor dat je de verschillende typen relaties makkelijk uit elkaar kunt houden.
Contactpersonen zijn de personen waarmee je binnen bovengenoemde bedrijven samenwerkt. Je kunt meerdere contactpersonen aan een account toevoegen, maar slechts één account aan een contactpersoon koppelen. Je kunt accounts en contactpersonen handmatig aanmaken of importeren vanuit (bijvoorbeeld) een spreadsheet.
Contactmomenten
Heel je organisatie heeft contact met je klanten en de contactpersonen die daar werken. Om ervoor te zorgen dat waardevolle informatie niet in de hoofden van je medewerkers blijft hangen, is het belangrijk om op een laagdrempelige manier mogelijk te maken dat mensen elk contactmoment kunnen vastleggen in CRM. Of het nu gaat om een telefoongesprek, een mailtje, een afspraak, of een Teams-chat.
Een van de meest gewaardeerde functionaliteiten is de naadloze integratie tussen Outlook en Dynamics 365 Sales. Deze maakt het mogelijk om e-mailcommunicatie heel makkelijk, zonder Outlook te verlaten, op te slaan in je CRM-systeem.
SFA binnen Dynamics 365 Sales geeft je als organisatie de mogelijkheid om alle contactmomenten centraal te borgen, zodat je, op het moment dat een medewerker je organisatie verlaat, geen tijd verliest met het verzamelen van de informatie die jarenlang is opgebouwd in onder andere persoonlijke mailboxen.
Lead management
Lead management is een cruciaal onderdeel van elk succesvol bedrijf. Het proces omvat het genereren, kwalificeren, volgen en converteren van potentiële klanten (leads) naar daadwerkelijke klanten. Een CRM-systeem speelt hierbij een essentiële en centrale rol.
Een CRM-systeem is de centrale hub voor alle gegenereerde leads uit verschillende bronnen, zoals websiteformulieren, sociale media, e-mailcampagnes en evenementen. Door leads op één centrale plek te verzamelen, kan een marketingafdeling heel makkelijk en overzichtelijk de leads bewerken en volgen.
Een CRM-systeem maakt gepersonaliseerde nurturing mogelijk voor leads die nog niet klaar zijn om te kopen. Door middel van gerichte e-mails, follow-up acties en relevante content kunnen bedrijven leads warm houden en hen begeleiden door de verschillende fasen van de verkoopcyclus.
Op het moment dat een lead een Sales Qualified Lead (SQL) wordt, wordt alle verzamelde informatie automatisch doorgegeven aan de verkoopkans.
Opportunity management
Opportunity management is een kernonderdeel van een effectieve verkoopstrategie, wat bestaat uit het identificeren, ontwikkelen en sluiten van verkoopkansen. SFA binnen CRM biedt de tools en inzichten die nodig zijn om dit proces te optimaliseren.
Een Customer Relationship Management (CRM) systeem speelt een cruciale rol in dit proces door het bieden van de tools en inzichten die nodig zijn om verkoopkansen effectief te beheren en te maximaliseren. Binnen een CRM-systeem worden verkoopkansen gedetailleerd vastgelegd, inclusief belangrijke stuurinformatie zoals de waarde van de kans, de verwachte sluitingsdatum, betrokken producten of diensten, en de fase van het verkooptraject. Elke verkoopkans kan op deze manier nauwkeurig gevolgd worden en wordt er niets aan het toeval overgelaten.
Een van de grootste voordelen van SFA is de mogelijkheid om de verkooppijplijn visueel te beheren. Verkopers kunnen in één oogopslag zien in welke fase elke verkoopkans zich bevindt, wat helpt bij het identificeren van knelpunten en het optimaliseren van het verkoopproces. Door een duidelijke en up-to-date pijplijn te hebben, kunnen bedrijven voorspelbaar zijn en kunnen de andere afdelingen binnen een bedrijf gedetailleerd plannen.
Een CRM-systeem automatiseert ook veel aspecten van opportunity management, zoals het versturen van herinneringen voor uitstaande acties, het toewijzen van taken aan teamleden en het genereren van rapportages. Dit vermindert de administratieve last en zorgt ervoor dat verkoopteams zich kunnen concentreren op het sluiten van deals.
Een CRM-systeem zorgt voor optimale samenwerking en communicatie binnen verkoopafdelingen. Alle teamleden hebben toegang tot dezelfde informatie over verkoopkansen, wat zorgt voor een gecoördineerde en gestructureerde aanpak. Dit is heel belangrijk bij complexe en langlopende verkooptrajecten waarbij meerdere teamleden betrokken zijn.
Door gebruik te maken van de analysefuncties van een CRM-systeem, kunnen bedrijven waardevolle inzichten verkrijgen in hun verkoopkansen. Ze kunnen trends en patronen identificeren, zoals welke soorten kansen de hoogste conversieratio’s hebben of welke fases van de verkoopcyclus het meest uitdagend zijn. Deze inzichten helpen bij het verfijnen van de verkoopstrategie.
Door alle informatie over verkoopkansen op één centrale plek te centraliseren, kunnen verkoopteams een meer klantgerichte benadering hanteren. Ze hebben een volledig beeld van de behoeften en voorkeuren van de klant, wat hen in staat stelt om gepersonaliseerde en relevante aanbiedingen te doen. Dit verhoogt de kans op succes en bevordert de klanttevredenheid.
Een CRM-systeem maakt het gemakkelijk om de prestaties van verkoopkansen te meten en bij te houden. Bedrijven kunnen key performance indicators (KPI’s) instellen en monitoren, zoals de conversieratio, de gemiddelde verkoopcyclusduur en de totale waarde van de verkoopkansen in de pijplijn. Ook kunnen verkoopdoelstellingen ingesteld worden op team- en persoonsniveau. Deze metingen zijn cruciaal voor het evalueren van de effectiviteit van de verkoopstrategie en het nemen van datagestuurde beslissingen.
Producten en prijslijsten
Als organisatie verkoop je producten of diensten. Producten en diensten die weer onderdeel zijn van een verkoopkans. Als organisatie wil je je producten en diensten gestructureerd vastleggen zodat je die kunt gebruiken in CRM.
De productcatalogus is onderdeel van SFA binnen Dynamics 365 Sales. Daar ben je in staat om alle producten en diensten die je als organisatie aan de markt wilt aanbieden gestructureerd te registreren. Het bundelen van producten, prijzen en kortingen zijn standaardmogelijkheden van de productcatalogus.
Doordat je de producten makkelijk kunt opnemen in een verkoopkans, kun je eenvoudig inzichten creëren welke producten succesvol worden verkocht binnen je organisatie.
Offerte, order en factuur management
Een offerte is het document waarin een organisatie een aanbieding doet aan een potentiële klant, gebaseerd op de producten of diensten die gekoppeld zijn aan een verkoopkans. Een offerte bevat meestal informatie zoals de beschrijving, de hoeveelheid, de prijs en de geldigheidsduur van de aanbieding. Een CRM-systeem maakt het mogelijk om offertes snel en eenvoudig te maken met behulp van vooraf gedefinieerde Word-sjablonen en gegevens uit de productcatalogus en de verkoopkans. Een offerte kan vervolgens direct vanuit het CRM-systeem per e-mail naar de klant worden gestuurd.
SFA ondersteunt het volledige verkoopproces, dus ook de binnenkomende order. Een order bevestigt de verkooptransactie en geeft aan dat de klant bereid is om te betalen. Een order kan uiteraard ook in het CRM-systeem worden aangemaakt als er geen offerte aan vooraf is gegaan, bijvoorbeeld als de klant direct belt om een bestelling te plaatsen.
Een factuur is een document waarin je als organisatie de klant verzoekt om te betalen voor de geleverde producten of diensten. Een factuur bevat informatie zoals het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum, het totaalbedrag en de betalingsvoorwaarden. Een CRM-systeem is geen financieel systeem, dus we zien hier vaak de koppeling ontstaan met een ERP-systeem. In een CRM-systeem kun je echter ook facturen automatisch genereren op basis van de gegevens uit de order en de verkoopkans, zonder dat er handmatig informatie hoeft te worden overgetypt.
SFA is niet meer weg te denken bij een ambitieuze verkooporganisatie. In deze blog heb ik uitgelegd wat SFA is en waar het uit bestaat. Als laatste wil ik jullie nog kort meenemen in de 10 belangrijkste consequenties voor je organisatie als je SFA gaat omarmen.
- Meer inzicht in klantgegevens
- Verbeterde klantinteracties
- Verminderde administratieve taken
- Verhoogde verkoopproductiviteit
- Betere verkoopvoorspellingen
- Snellere rapportage en analyse
- Efficiëntere gegevensinvoer
- Geautomatiseerde workflow processen
- Consistente verkoopmethodologie
- Verbeterde verkoopconversieratio’s
GAC