Geplaatst op
16 oktober 2020
Leestijd
4 min leestijd
Categorie
CRM

Elke persoon is uniek, maar soms vervullen we voor meerdere organisaties verschillende rollen. Denk bijvoorbeeld aan een DGA (Directeur Groot Aandeelhouder) die een bedrijf aanstuurt, maar ook actief is in de RvC (Raad van Commissarissen) van een andere organisatie. De persoon is hetzelfde maar de context volledig anders.

Het grote voordeel van een CRM-systeem is dat je informatie in de juiste context kunt vastleggen. Dat kan in de context van een verkoopkans zijn, maar ook in de context van een bedrijf, een offerte of een project. Maar hoe doe je dat wanneer een persoon soms een andere pet opheeft? En hoe zorg je ervoor dat de informatie die uniek is niet dubbel hoeft te worden vastgelegd?

Speciaal voor de accountancy branche heeft GAC Business Solutions een oplossing ontwikkeld die accountantskantoren helpt alle informatie op de juiste manier vast te leggen. Zonder dat je gegevens in meerdere systemen vast hoeft te leggen.

Natuurlijke persoon

Graag introduceren we de term ‘Natuurlijke persoon’. Een natuurlijk persoon is iemand van ‘vlees en bloed’ en is altijd uniek. De duplicaten checker van een CRM-systeem zorgt ervoor dat deze persoon ook in het systeem uniek is. Zo’n natuurlijke persoon kan uiteraard wel voor meerdere bedrijven een andere rol vervullen. Voor elke rol die wordt vervuld, is een contactpersoon aanwezig in CRM.

Eén natuurlijke persoon koppelen aan meerdere contactpersonen

Een contactpersoon is gebonden aan de rol en functie van een natuurlijke persoon bij een bedrijf. Dat wil dus zeggen dat één natuurlijke persoon gekoppeld kan zijn aan meerdere contactpersonen. Een contactpersoon is vervolgens gerelateerd aan klanten, verkooptrajecten en projecten in CRM. Contactmomenten die plaatsvinden in de context van een verkooptraject of project kun je op deze manier vastleggen bij de juiste contactpersoon.

Geen dubbele registratie niet meer nodig

Informatie die uniek is voor een natuurlijke persoon leg je op deze plek vast. Denk hierbij aan persoonlijke informatie zoals NAW-gegevens, geboortedatum, titulatuur, burgerlijke staat en nationaliteit.

Persoonlijke informatie natuurlijkj persoon

Daarnaast heb je de mogelijkheid om identificatiegegevens vast te leggen. Uiteraard biedt het systeem je de mogelijkheid om verschillende soorten identificatie te registreren.

Persoonlijke informatie natuurlijke persoon

Wat opvalt bij een natuurlijke persoon is dat je geen mogelijkheid hebt om contactmomenten vast te leggen. Want dat doe je namelijk altijd in de context van een contactpersoon.

Contactmomenten vastleggen in de context van een contactpersoon

Bij een natuurlijk persoon heb je wel de mogelijkheid de basis contactgegevens vast te leggen, namelijk het e-mailadres, mobiele telefoonnummer en een zakelijk telefoonnummer. Deze contactgegevens kunnen bij een contactpersoon overgenomen en aangepast worden. Dit zorgt voor een flexibele oplossing waarbij je relatiebeheer optimaal ondersteund kan worden.

Overnemen contactgegevens

Een unieke natuurlijke persoon kan meerdere rollen vervullen en de basis zijn van meerdere contactpersonen. In een makkelijk overzicht kun je precies zien welke contactpersonen in je CRM-systeem aanwezig zijn en die gebaseerd zijn op de natuurlijke persoon. Ook de functie die de contactpersoon invult is zichtbaar.

Op de contactpersoon kan informatie vastgelegd worden die specifiek is, zoals de naam van het bedrijf, de aanhef voor de functie en de contactvoorkeuren voor de specifieke functie. Ook WWFT gerelateerde informatie wordt op de contactpersoon vastgelegd.

De contactgegevens die bij de natuurlijke persoon zijn vastgelegd, kunnen overgenomen worden naar de contactpersoon maar er kan ook gekozen worden om afwijkende contactgegevens vast te leggen. Op deze manier kan er in het CRM-systeem omgegaan worden met personen die voor verschillende functies ook een ander E-mailadres gebruiken.

Contactgegevens overnemen van de natuurlijke persoon

De mogelijkheid om functie specifieke E-mailadressen vast te leggen geeft marketing professionals de mogelijkheid om die personen te benaderen met inhoudelijke E-mail nieuwsbrieven die passen bij de functie die ze uitvoeren.

Vastleggen DGA’s

DGA’s staan vaak ingeschreven als bedrijf bij de Kamer van Koophandel. Het komt vaak voor dat een accountantskantoor ook diensten levert voor het bedrijf van een DGA. Die wil je uiteraard factureren. Daarom is het noodzakelijk dat je een klant (account) aanmaakt in je CRM-systeem. De oplossingen van GAC Business Solutions bieden de mogelijkheid om een natuurlijk persoon als basis te gebruiken bij het vastleggen van dit soort accounts.

Verschil tussen rechtspersoon en natuurlijke persoon

Hoe verhoudt een natuurlijk persoon zich dan tot een rechtspersoon? Volgens Wikipedia is een rechtspersoon een juridische constructie waardoor een organisatie op kan treden als een volwaardig en handelingsbekwame persoon. Een rechtspersoon is in een CRM-systeem dus per definitie een account. Maar een natuurlijk persoon kan daar weer de basis voor zijn, zoals hierboven beschreven.

PSA365: speciaal voor accountantskantoren

De GAC-oplossing rondom natuurlijke personen is onderdeel van het GAC-product ‘PSA365’ dat speciaal voor de accountancy branche is ontwikkeld. Met PSA365 heeft een accountantskantoor de mogelijkheid om haar diensten projectmatig aan te bieden en kunnen gemaakte uren gemakkelijk worden gefactureerd.

Terug naar overzicht
YOU GAC
Growing Together