Geplaatst op
06 oktober 2020
Leestijd
5 min leestijd
Categorie
CRM

Communicatie met klanten verloopt via diverse kanalen. Voor organisaties vormt e-mail nog steeds één van de meest belangrijke kanalen. Iedere medewerker binnen een organisatie heeft doorgaans de beschikking tot een E-mailaccount en een groot gedeelte van deze medewerkers zal contacten onderhouden met klanten.

De grootste uitdaging met al deze individuele E-mail boxen is dat het totale overzicht gemakkelijk verloren gaat. Met als negatief gevolg dat er een probleem ontstaat wanneer er een collega op vakantie gaat of langdurig afwezig is. Dan zit er niets anders op dan bij een klant na te vragen wat er met de desbetreffende collega is besproken. Dit komt erg onprofessioneel over.

Bij GAC hebben we vele creatieve oplossingen voor dit probleem voorbij zien komen. Persoonlijke mailboxen waarvan wachtwoorden worden gedeeld, zijn privacy technisch niet zo handig. Mailtjes lokaal opslaan en vervolgens in een map op de server zetten is te omslachtig. Dit blijft vaak bij een voornemen om dit te doen. Hoe zorg je nu voor een oplossing die zo laagdrempelig is dat iedereen er gebruik van kan maken?

Communicatie met klanten bijhouden in je CRM

Een CRM-systeem is zeer geschikt om de communicatie met jouw klanten in bij te houden. Ongeacht via welk kanaal deze communicatie gelopen heeft. In een CRM systeem kun je (naast alle informatie uit je marketing, sales en service proces) centraal alle contactmomenten bijhouden.

CRM systeem op hetzelfde platform als Office 365

Het CRM-systeem van Microsoft (Dynamics 365 Sales) is beschikbaar op hetzelfde platform als Office 365. Dit maakt het mogelijk dat deze twee applicaties naadloos in elkaar overlopen. Concreet betekent dit, dat je vanuit een e-mail in Outlook gegevens uit het CRM-systeem kunt tonen.

Mail automatisch verwerkt in je CRM

Je ziet niet alleen de gegevens van de persoon waar je de e-mail van hebt ontvangen, maar ook voor welke organisatie deze persoon werkt, in welke verkooptrajecten hij/zij een rol speelt, welke servicecases er openstaan en wat de laatste contactmomenten zijn geweest. Dit is allemaal te realiseren zonder de te ontvangen E-mail te hoeven verlaten.

Met één druk op de knop kun je de e-mail uit je Outlook inbox koppelen aan de juiste data in je CRM-systeem. Gaat de e-mail over een verkooptraject, dan koppel je hem aan de verkoopkans. Neemt de persoon contact op over de openstaande servicecase, dan koppel je de e-mail daaraan. Op deze manier wordt alles heel overzichtelijk in het CRM-systeem gezet, want hier kunnen jouw collega’s namelijk alle communicatie terugvinden.

Is de contactpersoon nog niet bekend in je CRM-systeem? Dan kun je deze vanuit de e-mail direct aanmaken zonder dat je de gegevens opnieuw dient in te voeren in CRM. Op deze manier kun je vanuit een e-mail ook meteen accounts en leads genereren.

Mail zichtbaar op tijdlijn in CRM

Op het moment dat een e-mail gekoppeld is aan een contactpersoon in CRM wordt deze op de tijdlijn in CRM zichtbaar voor al je collega’s die toegang hebben. Wanneer je de e-mail gekoppeld hebt aan een verkoopkans of servicecase is deze direct zichtbaar in die tijdlijn. Op deze manier heb je altijd de juiste communicatie op de juiste plek beschikbaar.

Mobiele CRM

Ben je veel onderweg en maak je gebruik van de mobiele apps van Outlook en Dynamics 365 Sales? Ook dan heb je vanuit de mobiele app van Outlook de mogelijkheid om binnengekomen of verstuurde E-mails direct te koppelen in CRM. Op deze manier borg je dat elke waardevolle communicatie beschikbaar is voor iedereen binnen je organisatie.

Laat je inspireren door de mogelijkheden van Dynamics 365 for Sales en zie meteen wat het je organisatie kan brengen. Bekijk onze demo’s op ons YouTube kanaal GAC ON AIR.

Terug naar overzicht
YOU GAC
Growing Together