Geplaatst op
22/08/2022
Leestijd
2 min leestijd
Categorie
CRM

E-mail automation is het versturen van e-mails, op het juiste moment, naar de juiste groep ontvangers. In de meest simpele vorm stuur je zelf eenmalig, eenzelfde e-mail, naar een groep ontvangers. In de meest complexe vorm werk je met triggers en creëer je nieuwe mailings op basis van het lees en klik gedrag van de ontvangers. 

E-mail is het kanaal waarmee je als bedrijf op een persoonlijke manier contact kunt hebben én onderhouden met jouw doelgroep. E-mail is één van de best converterende kanalen, naast social media, SEA en SEO. Daarnaast is e-mail in verhouding een goedkoop kanaal. 

Voordelen 

Wil je weten wat de voordelen zijn van e-mail automation? Lees dan dit blog.

De basis 

Er zijn veel pakketten op de markt die je kunnen helpen bij het implementeren van e-mail automation. Maar als je gecontroleerd wil beginnen met e-mail automation start je met de aanschaf van een systeem waarin je de potentiële ontvangers van je nieuwsbrief gaat verzamelen. Gelukkig zijn CRM systemen tegenwoordig niet meer weg te denken bij een modern bedrijf. 

Een CRM systeem bevat de brandstof voor je e-mail automation proces. Een CRM systeem wordt namelijk gebruikt voor ondersteuning van je relatiebeheer proces. Daar worden alle leads, klanten en contactpersonen (inclusief alle profielinformatie die voorhanden is) vastgelegd door medewerkers van je bedrijf. Marketing medewerkers, verkopers, servicedesk medewerkers, projectleden, secretaresses, iedereen binnen je organisatie helpt mee om contactpersonen vast te leggen. Deze contactpersonen en leads zijn de potentiële ontvangers van je email nieuwsbrief. 

Uiteraard kun je ook met e-mail automation beginnen zonder een CRM systeem. Maar vanaf het moment dat je je contactpersonen handmatig in een e-mail automation systeem gaat opvoeren creëer je feitelijk een versnipperd klantbeeld. Want die contactpersonen en bijbehorende klanten zijn waarschijnlijk ook vastgelegd in je ERP systeem. Ik denk dat ik niet uit hoef te leggen wat er gebeurt als er een adreswijziging of een wijziging van een e-mailadres in je organisatie binnenkomt. 

En als je je contactpersonen direct gaat vastleggen in een e-mail automation systeem ontneem je bij alle andere medewerkers (behalve de marketeers) de mogelijkheid om mee te helpen met het verzamelen van contactpersonen. Want niet iedereen krijgt waarschijnlijk toegang tot het e-mail automation systeem. 

Daarom is het veel makkelijker om een centraal CRM systeem te gebruiken voor je relatiebeheer en vanuit daar je ERP systeem en je e-mail automation systeem te voeden met de juiste klanten en contactpersonen. Daarmee geef je je marketeers meteen een solide systeem voor het bijhouden van leads en vervuil je je ERP systeem daar niet mee. 

Keuze voor een e-mail automation pakket 

Er zijn heel veel verschillende pakketten beschikbaar voor het versturen van bulk e-mails. Je kunt kiezen voor pakketten die vooral gespecialiseerd zijn in e-mal automation. In Nederland kom ik bij bedrijven vaak Mailchimp en Spotler tegen.  

Vaak zie ik ook dat bedrijven, bij het zoeken naar een systeem dat ze kan ondersteunen bij het versturen van bulk e-mail nieuwsbrieven, uitkomen bij een marketing automation systeem. Denk hierbij aan Hubspot of Dynamics 365 Marketing.  

Laat ik het verschil tussen e-mail automation en marketing automation uitleggen. E-mail marketing maakt het mogelijk om grote groepen contactpersonen een gepersonaliseerde e-mail te sturen. E-mail marketing bestaat al heel lang maar is nog steeds razend populair. Dat komt doordat het nog steeds het best converterende marketing kanaal is. 

Marketing automation gaat veel verder dan dat. Daar ben je namelijk in staat om de volledige klantreis te volgen. Aan de hand van ontvangen en gelezen e-mails, website bezoek, social meda, event bezoek of real-life contactmomenten wordt de klant continu gevoed met de juiste informatie, op het juiste moment, over je producten en diensten. Hoe meer interactie, hoe hoger de lead score.  

Het implementeren van marketing automation is vele malen complexer dan het implementeren van e-mal automation. En dan heb ik het niet over het implementeren van het pakket zelf maar over het onboarden van je medewerkers. 

Als je gaat beginnen met e-mail automation, kies dan voor een pure e-mail automation oplossing zoals Mailchimp of Spotler. 

Gekoppeld 

Het is belangrijk dat je in je IT architectuur geen eilanden gaat creëren als het gaat om klantdata. Daarom is het altijd aan te raden om je e-mail automation systeem te koppelen aan je CRM systeem. Simpelweg om het feit dat je anders op twee plekken klantdata moet gaan bijhouden. 

Het koppelen van een e-mail automation pakket aan een CRM systeem doe je voor een aantal redenen. Allereerst wil je zorgen dat alle nieuwe contactpersonen en leads die ontstaan in je CRM systeem automatisch in je e-mail automation systeem terecht komen. Daarmee maak je je e-mal automation systeem volgend aan je CRM systeem en voorkom je dubbele registratie van contactpersonen en leads. Daarmee bespaar je dus veel tijd.  

Daarnaast wil je dat het lees en klik gedrag van de verstuurde e-mails makkelijk gedeeld kan worden met de medewerkers van je bedrijf. Het lees en klik gedrag wordt verzameld door het e-mail automation programma. Normaal gezien hebben een beperkt aantal mensen toegang tot het e-mail automation programma (alleen de marketeers van je bedrijf). Het lees en klik gedrag is belangrijke informatie voor, bijvoorbeeld, je sales mensen. In veel voorkomende gevallen wordt door marketeers een download van het lees en klik gedrag van een verzonden mailing rondgestuurd naar de medewerkers die er baat bij hebben. Maar dat is een handmatige actie en op het moment van versturen is de data al verouderd. 

De koppeling tussen je CRM systeem en het e-mail automation pakket moet dus ook het lees en klik gedrag bevatten om de data goed te kunnen gebruiken in je bedrijf. 

Wat zijn de mogelijkheden om te koppelen 

In het geval van Mailchimp en Spotler zijn er een aantal mogelijkheden om te koppelen met een CRM systeem.  

Als je Dynamics 365 Sales als CRM systeem in gebruik hebt kun je een kijkje nemen in de App Source. Daarin zijn externe oplossingen beschikbaar die de twee werelden kunnen koppelen. Nadeel van een oplossing uit de App Source is dat je een derde IT partner introduceert die je moet contacteren in het geval van problemen met de connectie.  

Als je zelf de controle wil behouden over de koppeling en je wil op een laagdrempelige manier koppelen zou je kunnen kijken naar de mogelijkheden van Power Automate. Power Automate heeft een standaard connector met Mailchimp die je kunt gebruiken. Nadeel is wel dat je het proces zelf moet configureren. En het synchroniseren van het lees en klik gedrag naar je CRM systeem is lastig omdat dit potentieel grote hoeveelheden data is. 

Stel dat je voor de Nederlandse marktleider op het gebied van e-mail automation gaat, dan kun je met Spotler koppelen via een standaard oplossing van GAC. Deze is ook beschikbaar in de App Source maar doordat je je CRM systeem en de koppeling met Spotler bij dezelfde leverancier afneemt verklein je het risico dat IT leveranciers naar elkaar gaan wijzen als er een probleem opgelost moet worden. Daarnaast kan GAC je uiteraard helpen bij het opzetten van de connectie. 

Een gekoppelde omgeving, en nu? 

We gaan er even vanuit dat je je CRM systeem hebt gekoppeld aan Spotler met de standaard oplossing van GAC. Wat doe je dan in welk systeem? 

Toevoegen van contactpersonen en leads doe je in het CRM systeem, zoals eerder in dit blog beschreven. De GAC connector zorgt ervoor dat elke contactpersoon en lead automatisch naar Spotler wordt gestuurd. Het vastleggen van alle relevante informatie over je contactpersonen en leads, in marketing termen noemen we dat profiling, doe je ook in CRM. 

Op basis van de gegevens in CRM kun je als marketeer vervolgens je doelgroep samenstellen. Segmentatie is belangrijk omdat je niet dezelfde boodschap naar al je contactpersonen wil sturen. Personalisatie is belangrijk in een wereld waarin je mailbox elke dag overstroomt. Het samenstellen van je doelgroepen, met behulp van marketinglijsten, doe je nog steeds in CRM. 

Deze marketinglijsten zijn de verbinding tussen CRM en Spotler. Met één druk op de knop kun je een marketinglijst naar Spotler sturen. Daar gaat het proces verder. In Spotler creëer je vervolgens je e-mail nieuwsbrief en verstuur je deze naar de contactpersonen of leads die onderdeel zijn van je marketinglijst. 

Analyse van het lees en klik gedrag doet een marketeer in Spotler, simpelweg om het feit dat daar alle data voor handen is. De rest van de organisatie kan in CRM, bij een contactpersoon, kijken of iemand de e-mail nieuwsbrief geopend of gelezen heeft. Of op welke links er geklikt is. 

 

E-mail automation is dus een goedkope, makkelijke en zeer efficiënte manier om je producten en diensten onder de aandacht te brengen. Zeker als je het koppelt aan je CRM systeem kun je enorm veel personen bereiken. Nog even de drie belangrijkste lessen uit dit blog. 

  1. Stuur alleen relevante content door te segmenteren en personaliseren, anders schrijven mensen zich massaal uit voor je nieuwsbrief
  2. Stel je hele organisatie in staat om contactpersonen vast te leggen, dat is de brandstof voor je e-mail automation proces
  3. Laat je niet verleiden om direct met marketing automation aan de slag te gaan, begin met het laagdrempeligere e-mail automation proces 
YOU GAC
Growing Together