Een SIS-systeem vormt de ruggengraat van elke onderwijsinstelling doordat het onderwijsinhoudelijke en administratieve gegevens van studenten beheert. Dit systeem biedt een centrale plek voor belangrijke informatie zoals inschrijvingen, cijfers, roosters, en financiële zaken. Studenten, docenten en administratief personeel maken dagelijks gebruik van het SIS om ervoor te zorgen dat de onderwijsinhoudelijke processen soepel verlopen.
Hoewel het SIS zich richt op interne processen en het beheren van studentendata, vervult een CRM-systeem een geheel andere rol. Een CRM systeem helpt onderwijsinstellingen bij het beheren van relaties met externe belanghebbenden zoals het bedrijfsleven (denk aan stagebedrijven) en zakelijke partners. Ook speelt een CRM-systeem een cruciale rol bij het werven van potentiële studenten en bij het in contact blijven met je alumni.
Education365
Education365 is een CRM systeem, speciaal gemaakt voor onderwijsinstellingen, welke 5 hoofdprocessen ondersteunt:
- Werving en instroom
- Stage management
- Alumni management
- Strategisch relatiebeheer
- Incompany opleidingen
Door de integratie van deze twee essentiële systemen ontstaat er een krachtige combinatie waarmee instellingen zowel de interne administratie als de externe communicatie en werving kunnen optimaliseren.
De reis van een student binnen je onderwijsinstelling begint vaak bij het vergaren van informatie. Dat kan, onder andere, via het opvragen van een (online) brochure of door het bezoeken van een open dag. Op dat moment ontstaat er een potentiële student in Education365. Daar worden de interesses van de potentiële student bijgehouden. Welke brochures zijn aangevraagd? Welke open dagen zijn bezocht? In welke opleidingen is interesse? Nog voor de student zich daadwerkelijk inschrijft wordt een start gemaakt met het 360° studentbeeld dat gedurende de hele reis door je opleidingsinstelling wordt uitgebouwd.
Op dit moment in de reis is de student nog niet bekend in het SIS-systeem. Het namelijk nog helemaal niet zeker of de student zich gaat inschrijven. Maar op het moment dat een potentiële student daadwerkelijk kiest voor een opleiding bij jouw opleidingsinstelling zal de student ontstaan in het SIS-systeem.
En dat is precies het moment dat een versnipperd beeld van de student ontstaat en een SIS integratie noodzakelijk is.
Om een student gedurende de hele reis (van studiekiezer naar student en alumnus) door je onderwijsinstelling een gepersonaliseerde ervaring te kunnen bieden heb je informatie uit beide systemen nodig. De onderwijsinhoudelijk informatie uit het SIS-systeem wordt gedurende het verblijf op je onderwijsinstelling gecombineerd met de interesses, contactmomenten en stage-informatie uit Education365. Op die manier ontstaat er een up-to-date en zeer waardevol 360° studentbeeld.
En als de student afgestudeerd is? Dan is het opgebouwde student profiel uit Education365 extreem belangrijk geworden. Want de student is een alumnus geworden en is ondertussen actief in bedrijfsleven. Deze alumnus kan een rol spelen bij de ontwikkeling van je onderwijsaanbod, kan gastcolleges verzorgen, heeft stageplekken beschikbaar en wil misschien wel een vervolgopleiding doen.
Doordat je de interesses vanaf het begin van de studentreis hebt vastgelegd weet je later precies in welke vervolgopleidingen de ex-student is geïnteresseerd.
Standaard SIS integratie
Education365 is uitgebreid met een standaard SIS integratie. Door deze standaard SIS integratie is het een stuk eenvoudiger en sneller om het SIS, ongeacht welke, van jouw onderwijsinstelling aan te sluiten.
Vanuit het SIS worden de gegevens van een student en de bijbehorende inschrijving voor een opleiding aangeboden aan Education365. De intelligente verwerking vindt vervolgens plaats in Education365. De volgende standaard verwerking is daarin voorzien:
- Het aanmaken of bijwerken van een student;
- Het aanmaken of bijwerken van een inschrijving opleiding;
- Het matchen van een opleiding.
De meest voorkomende velden zijn opgenomen in de integratie. Zoals voornaam, achternaam, studentnummer en inschrijvingsstatus. Flexibiliteit wordt geboden doordat de applicatiebeheerder zelf additionele onderwijsinstelling specifieke velden toe kan voegen zonder dat hier GAC Business Solutions voor nodig is.
Hoe werkt het
Binnen Education365 zijn er twee tabellen beschikbaar waar studenten en inschrijvingen kunnen worden aangeboden vanuit een SIS. Vanuit die twee tabellen zorgt de SIS integratie voor de verdere verwerking binnen Edication365. Deze verwerking en logica is volledig onderdeel van Education365 en direct beschikbaar.
Het aanleveren van de gegevens vanuit het SIS aan Education365 kan via het aanroepen van de API van Dynamics 365. Education365 is namelijk volledig gebaseerd op dit Microsoft platform.
De integratie van Education365 met een SIS-systeem biedt onderwijsinstellingen de mogelijkheid om de studentervaring te maximaliseren, geeft up-to-date inzicht in de fase van de studentreis en zorgt ervoor dat betere beslissingen genomen kunnen worden op basis van compleet studentbeeld.
GAC