Uit onderzoek van de Harvard Business Reviews blijkt dat een medewerker ongeveer 28% van zijn tijd in de week bezig is met het managen van e-mails. En gemiddeld zijn ze 20% van hun tijd op zoek naar informatie die van belang is voor taken die nog uitgevoerd moeten worden. Omgerekend is dit ongeveer één dag per week gewijd aan het zoeken van informatie, beantwoorden, lezen en terugzoeken van e-mails.
Naast dat het tijdrovend is om informatie op te zoeken, bestaat er ook het risico dat informatie niet beschikbaar is. Stel je een scenario voor waarin een medewerker informatie nodig heeft, maar de collega die deze informatie heeft, op vakantie is. Het enige dat de werknemer weet is dat er een e-mail is verstuurd, maar heeft geen idee van de inhoud of wat er besproken is.
Zonder een CRM systeem is het moeilijk om inzicht te krijgen in alle klantinteracties. Veel voorkomende vragen van organisaties zijn: hoe verloopt het klantcontact, hoeveel tijd wordt er besteed aan een account en wat staat hier tegenover? Hier hebben organisaties soms onvoldoende antwoord op, doordat er geen inzicht gecreëerd kan worden. Het gevaar hiervan is dat er geen concrete besluitvormingen gemaakt kunnen worden. In dit blog lees je hoe een integratie tussen Outlook en CRM hier verandering in brengt.
Centraal beschikbaar stellen van alle informatie
Er worden per dag honderden e-mails verzonden binnen een organisatie. Het merendeel van deze e-mails bevat waardevolle informatie voor jou of de gehele organisatie. Het kan daarom handig zijn om deze informatie centraal beschikbaar te stellen voor iedereen. Hiervoor is CRM de perfecte oplossing! Dit stelt namelijk de medewerkers in staat om alle klantinformatie centraal op te slaan en in te zien. Waardoor informatie efficiënt gedeeld kan worden en het verlies hiervan geminimaliseerd wordt.
Via de Outlook-integratie kun je heel eenvoudig klantcommunicatie centraal vastleggen binnen het CRM-systeem en beschikbaar maken voor medewerkers. Elke e-mail die verstuurd is, kan worden bijgehouden. De volledige mailconversatie komt dan in het CRM-systeem te staan. Zo weet dus iedereen binnen de organisatie wanneer er contact is geweest en wat er besproken is. Uiteraard alleen wanneer jij dat wil en besloten hebt om de e-mail conversatie bij te houden.
Daarnaast worden er in Outlook ook vaak vergaderingen ingepland. Ook hier biedt de integratie de mogelijkheid om dit inzichtelijk te maken voor iedereen binnen de organisatie. Een salesmedewerker kan zijn of haar afspraak dus inplannen in Outlook en deze inzichtelijk maken binnen CRM op de tijdlijn. Dit zorgt ervoor dat iedereen up-to-date is met de activiteiten bij de klant.
Ten alle tijden alle informatie beschikbaar
Zodra er een e-mail binnenkomt, wil je zo snel mogelijk alle relevante informatie van de contactpersoon kunnen inzien. Dit kan informatie zijn over de verkoopkans of mogelijke case waarbij de persoon betrokken is. Om ervoor te zorgen dat de gespendeerde tijd aan het zoeken van deze informatie wordt verkleind, is er de mogelijkheid om al deze informatie in één keer in te zien binnen Outlook. Door deze integratie kan er een scherm geopend worden aan de zijkant, waar alle informatie in staat. Deze informatie is zowel lokaal als mobiel toegankelijk.
De Outlook-integratie biedt de mogelijkheid om alle informatie van het mailcontact in te zien die betrekking heeft op de contactpersoon en organisatie waarvoor hij/zij werkzaam is. Dankzij deze functie wordt alle informatie binnen Outlook getoond, van algemene informatie tot informatie over de gerelateerde verkoopkans of case, dit allemaal zonder te wisselen van scherm.
Het verhogen van productiviteit
Dankzij de Outlook-integratie hoef je minder vaak van scherm te wisselen. Zo is het mogelijk om informatie uit CRM op te vragen en aan te passen in Outlook, simpelweg in één scherm. Hierdoor hoef je niet meer te zoeken naar informatie en is alle informatie direct beschikbaar en inzichtelijk. En zodra er aanpassingen gemaakt moeten worden, kan dat ook in hetzelfde scherm. Dit verhoogt de efficiëntie alleen al doordat er geen extra handelingen gedaan hoeven te worden om informatie op te zoeken.
De productiviteit wordt nog extra verhoogd door het gebruik van de Copilot binnen CRM. Dit helpt gebruikers namelijk mee om e-mails op te stellen en een samenvatting te geven van e-mails. Copilot is de AI hulp van Microsoft, en geeft een voorzet voor mails om te versturen. Hierbij kan je zelf de context aangeven van de mail en de toon waarop de mail geschreven moet worden, waarop Copilot een suggestie doet. Deze suggestie is altijd nog aan te passen.
Overzicht van mail contact
Zodra een mail verstuurd is, belandt deze vaak in een grijs gebied. Men weet niet wat er met de mail gebeurt: is deze wel geopend, is er geklikt op de offerte die is meegestuurd, wanneer is de follow-up actie?
Naast de integratiemogelijkheden heeft CRM ook een functionaliteit die de efficiëntie kan verhogen. De Email Engagement functionaliteit maakt het gemakkelijker om inzicht te krijgen in het mailcontact. Hiermee zorg je ervoor dat je kunt bijhouden wat er met de verstuurde mail gebeurt. Je krijgt een melding wanneer de mail is geopend en of de bijlage is geopend. Hierna is er een follow-up in te plannen door een activiteit aan te maken op de tijdlijn. Nogmaals, de mail en de follow-up zijn in te zien voor iedereen! Hierdoor wordt de sales minder afhankelijk van het moment dat er gereageerd wordt, maar kan proactief gehandeld worden op het gedrag van de mail die is verstuurd.
Het creëren van inzicht
Wat heb je nodig om besluitvorming te faciliteren? Voor organisaties komt dit vaak neer op feiten en data. Inzichten worden gecreëerd en gevisualiseerd, waardoor in één oogopslag duidelijk kan zijn waar kansen liggen binnen het bedrijf.
Dankzij de Outlook-integratie is het mogelijk om alle interacties met een klant vast te leggen, waardoor er een duidelijk beeld gevormd kan worden van hoeveel tijd en moeite er wordt geïnvesteerd in een klant. Dit kan gemeten worden op basis van klantinteracties en verkoopprestaties.
Outlook integratie in CRM is van onschatbare waarde wanneer wordt gestreefd naar efficiëntie en effectiviteit
Kortom, de integratie van Outlook binnen CRM is van onschatbare waarde voor organisaties die streven naar efficiëntie en effectiviteit. Het maakt het voor verkopers vooral heel makkelijk om alle communicatie met de klant centraal vast te leggen. Zodra een e-mail wordt bijgehouden, wordt al het daaropvolgende mailcontact automatisch in de tijdlijn vastgelegd. Hierdoor wordt alle relevante informatie vanuit de mail gecentraliseerd en toegankelijk voor iedereen. Dit minimaliseert het risico van het verlies van belangrijke gegevens in verschillende mailboxen en biedt direct een volledig overzicht van alle communicatie en interacties met klanten.
Naast het feit dat het makkelijk gemaakt wordt om interacties vast te leggen, schept dit ook kansen om inzichten te creëren en hierop besluiten te maken. Er kan namelijk gemeten worden hoeveel klantinteracties er zijn geweest en wat het resultaat daarvan is. Zo kan je als organisatie de transformatie maken naar een datagedreven organisatie!
GAC