Bedrijven zoeken voortdurend naar manieren om sneller en efficiënter te werken in hun magazijnen en tegelijk minder fouten te maken. Dit kan voor een steeds maar stijgende druk zorgen voor de medewerkers in het magazijn.
In dit blog benoem ik de belangrijkste magazijnbeheer processen en ontvang je tips over hoe deze processen kunnen worden geoptimaliseerd. Efficiënte processen leiden niet alleen tot kostenbesparing, maar ook tot een hogere klant- en medewerker tevredenheid.
De belangrijkste magazijnprocessen
Voor efficiënt magazijnbeheer is het belangrijk om de basisprocessen goed te begrijpen. Dit zijn natuurlijk een paar open deuren maar toch is het goed om ze even te benoemen. Hier zijn de vijf belangrijkste magazijnprocessen:
- Ontvangst van goederen
Dit proces omvat de ontvangst, inspectie en opslag van inkomende goederen. Maar er kan ook gedacht worden aan het labelen van ontvangen artikelen. Of het ompakken wanneer de verkoopeenheid anders is dan de inkoopeenheid.
- Opslag en voorraadbeheer
Effectieve opslagtechnieken en voorraadbeheer zorgen voor snelle en eenvoudige toegang tot artikelen.
- Orderpicking
Het proces waarbij de juiste artikelen uit de opslaglocaties worden gehaald om een verkooporder samen te stellen. Dit kan in bepaalde gevallen erg tijdrovend zijn.
- Verpakking en verzending
Nadat het picken van de artikelen is afgerond moeten de artikelen op een goede, stevige manier worden verpakt om uiteindelijk aan de klant verstuurd te kunnen worden.
- Retourbeheer
Retouren, hoe vervelend ook, komen nu eenmaal voor. Een gestroomlijnd retourproces kan kosten besparen en klanten tevreden houden.
Ondanks dat de hier genoemde processen losstaande processen lijken te zijn, kan het totale proces pas succesvol zijn wanneer de stappen allemaal efficiënt op elkaar aansluiten.
Uitdagingen in magazijnbeheer
Nu we de meest belangrijke magazijnprocessen kort besproken hebben is het tijd om in beeld te krijgen welke uitdagingen magazijnbeheerders veelal tegenkomen.
- Ruimtegebrek
Het aantal vierkante meters in een magazijn is niet ongelimiteerd. Het kan dus voor komen dat op een bepaald moment in het jaar of seizoen een magazijn volloopt. Dit kan het goed beheren van de voorraad en het orderpick proces bemoeilijken.
- Inefficiënt orderpick proces
Fouten in het orderpick proces leiden tot klantontevredenheid en uiteindelijk tot extra kosten omdat er hoogstwaarschijnlijk retouren uit ontstaan.
- Tijdrovend en duur retourproces
Het verwerken van retouren kan tijdrovend en daardoor een duur proces zijn.
- Onverwachte voorraadtekorten
Slecht voorraadbeheer, bijvoorbeeld wanneer artikelen niet gevonden kunnen worden op het moment dat ze gepickt moeten worden, kan tot vertragingen leiden en zelfs omzetverlies wanneer klanten verkooporders annuleren.
Zoals al eerder is gezegd, maar door het benoemen van deze uitdagingen misschien nog duidelijker is geworden, is een goede beheersing van de magazijnprocessen cruciaal om de totale efficiëntie van het magazijn te waarborgen.
5 tips om je magazijnprocessen te optimaliseren
Ok, de processen en daarbij horende uitdagingen zijn nu allemaal helder. Wat kan of moet een groothandel doen om deze processen te optimaliseren en daarmee het maximale uit haar magazijn te kunnen halen? Om je daarbij te helpen geef ik hier een aantal concrete tips met betrekking tot de eerder genoemde uitdagingen.
1. Maak gebruik van moderne technologie bij het ontvangen van goederen
Maak gebruik van moderne technologie zoals barcodescanners of zelfs RFID-scanners om de inkomende goederenstroom te ondersteunen. Het in gebruik nemen van barcodescanners kan al binnen een paar dagen. Wij adviseren het gebruik van Mobile WMS van Tasklet Factory. Dit is een laagdrempelige maar erg complete applicatie die binnen onze klantenkring erg goed wordt ontvangen. Ben je benieuwd hoe deze tool in praktijk werkt, kijk dit webinar terug.
Plan bestelmomenten bij bepaalde leveranciers wanneer mogelijk, zodat de ontvangstmomenten van grote leveringen niet op dezelfde dagen plaatsvinden. Voorkom op die manier piekbelastingen in je magazijn.
2. Pas de optimale magazijninrichting toe voor juiste sturing
Afhankelijk van het type artikel kan het raadzaam zijn om gebruik te maken van “First-In-First-Out” (FIFO) of “Last-In-First-Out” (LIFO).
Laat het systeem sturen welke opslaglocaties gebruikt kunnen of zelfs moeten worden voor bepaalde artikelen. Creëer zones en maak gebruik van locatietypes. Zo maar een paar opties die de logistieke module van Business Central biedt.
Liggen in je magazijn veel erg kleine artikelen opgeslagen, dan kan het aan te raden zijn om één of meerdere paternoster kasten te plaatsen. Deze kasten worden als aparte zone in je magazijn ingericht in Business Central en kunnen op deze manier los van de reguliere opslaglocaties worden aangestuurd.
3. Pas de juiste orderpickstrategie toe
Overweeg het gebruik van verschillende orderpickstrategieën zoals order-voor-order picking of juist batch-picking, waarbij meerdere verkooporders tegelijk gepickt worden om vervolgens uitgesplitst te worden naar verschillende zendingen. Het wel of niet kunnen gebruiken van batch-picking is afhankelijk van de aard en grootte van je artikelen.
Het bepalen van een optimale looproute door het magazijn zorgt ervoor dat minder tijd per pick-opdracht besteed hoeft te worden. Dat is een directe besparing.
4. Maak gebruik van een verpakkingszone
Richt een efficiënte verpakkingszone in waarbij voldoende werkruimte is en waar de juiste verpakkingsmaterialen direct beschikbaar zijn.
Stuur direct vanuit Business Central aan op de vooraanmelding bij de juiste vervoerder en druk direct een verzendlabel af. In Trade365 en Production365 is hiervoor de koppeling ten behoeve van nShift opgenomen, zodat meteen aan de slag kan worden gegaan.
5. Stroomlijn je retourproces
Stroomlijn je retourproces door een apart gebied voor retour ontvangen artikelen in te richten. Op die manier worden deze artikelen buiten de verkoopbare voorraad gehouden.
Maak gebruik van de juiste software om de retouren efficiënt te registreren. Dat kan doordat in Trade365 en Production365 de module retourbeheer is opgenomen. Hierdoor wordt het mogelijk om in Business Central een verkoopretour (RMA) of een inkoopretour (RTV) te registeren en gestructureerd af te handelen.
Maak de juiste keuzes voor efficiënt magazijnbeheer
Na dit allemaal gelezen te hebben, kunnen we concluderen dat een efficiënt magazijn niet alleen gebaseerd is op goed personeel en goede processen maar vooral ook door het maken van de juiste keuzes. Heb aandacht voor de optimalisatie van deze processen, je kan namelijk niet alleen kosten besparen, maar ook klanten sneller en beter bedienen.
Heb ik je hiermee getriggerd om een of meerdere processen in je magazijn of op een andere plek in je ERP-omgeving onder de loep te nemen en te gaan optimaliseren? Neem dan contact met me op en we brengen alle mogelijkheden in kaart.
GAC