Om een concreet antwoord te geven op de vraag ‘Is een Order Management Systeem (OMS) noodzakelijk?’ gaan wij je uitleggen wát het is, welke voordelen het biedt én hoe jij het optimale resultaat uit je bedrijfssoftware kunt halen.
Wat is een order management systeem (OMS)?
Een order management systeem (OMS) is een softwareoplossing die bedrijven helpt bij het beheren en verwerken van klantorders. Het systeem automatiseert en stroomlijnt het hele orderverwerkingsproces, van het moment dat een klant een bestelling plaatst tot de levering van de betreffende artikelen. De belangrijkste functies van een OMS zijn:
- Orderinvoer en verwerking: registreert klantorders en verwerkt ze automatisch.
- Voorraadbeheer: bewaakt voorraadniveaus en zorgt voor beschikbaarheid.
- Verzending en logistiek: plant en coördineert leveringen.
- Facturering en betalingen: maakt facturen aan en verwerkt betalingen.
- Klantenservice: ondersteunt bij tracking, retouren en klachtenafhandeling.
Wat zijn de voordelen van een Order Management Systeem?
In een wereld waarin snelheid, nauwkeurigheid en klanttevredenheid steeds belangrijker worden, is een efficiënt orderproces cruciaal. Een Order Management Systeem (OMS) helpt bedrijven om hun orderafhandeling te stroomlijnen en te verbeteren. Hieronder lees je vijf belangrijke voordelen van het gebruik van een OMS.
- Tijd- en foutreductie
Een OMS automatiseert het orderproces – van invoer tot verzending – wat handmatige handelingen en menselijke fouten drastisch vermindert. Geen dubbele invoer meer of misverstanden bij orders. - Realtime overzicht en controle
Met een OMS heb je altijd direct inzicht in orders, voorraad, leverstatus en klantgegevens. Dit maakt het makkelijker om knelpunten snel te signaleren en op tijd bij te sturen. - Betere klantervaring
Klanten verwachten snelle, foutloze levering en duidelijke communicatie. Een OMS helpt je om beloftes na te komen en klanten automatisch te informeren over orderstatussen en leveringen. - Efficiëntere samenwerking tussen afdelingen
Sales, logistiek, magazijn en administratie werken met één centrale bron van waarheid. Dat voorkomt miscommunicatie en versnelt interne processen. - Schaalbaarheid en groei
Een OMS maakt het mogelijk om met meer orders om te gaan zonder extra personeel. Zo groei je efficiënter, met behoud van kwaliteit en controle.
Kortom, een goed OMS kan bedrijven helpen om de klanttevredenheid te verhogen, de operationele efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen.
Is een order management systeem noodzakelijk wanneer je Business Central met Trade365 gebruikt?
Nu je weet wat een OMS biedt, bekijken we hoe Business Central en Trade365 deze functies overnemen.
Orderinvoer en -verwerking
Dat orders handmatig ingevoerd kunnen worden zal ik niet verder toelichten. Interessanter is om kort te schetsen wat de methoden zijn waarop orders automatisch of semi-automatisch aangemaakt kunnen worden in je systeem.
Copilot biedt de gebruiker de mogelijkheid om één of meerdere regels aan te maken door een tekst, bijvoorbeeld uit een e-mail, te gebruiken. Of er kan een bestand dat van de klant is ontvangen worden gebruikt.
Mailboxen worden automatisch uitgelezen via AI en Power Platform. Ook EDI en webshopkoppelingen blijven onmisbaar in dit proces. Om de -reeds jaren aanwezige- opties als EDI en de koppeling met een webshop kunnen we natuurlijk helemaal niet heen. Dus, de verkooporders komen zonder al te veel inspanning wel in Business Central terecht.
De verwerking van orders is een heel ander verhaal. In feite is dit een veelomvattend begrip: ‘verwerking’. Er kan van alles mee worden bedoeld waar het OMS in gaat ondersteunen. Dit is precies waar Trade365 in beeld komt. Trade365, dé handelsoplossing voor Business Central biedt tal van opties die de verwerking van orders kunnen ondersteunen of zelfs automatiseren. Bedenk eens hoe snel en gemakkelijk een order te verwerken is wanneer je je geen zorgen hoeft te maken over de juistheid van de gegevens in de order en de marge van iedere orderregel. Zomaar 2 taken die Trade365 uit handen neemt omdat dergelijke controles op de juiste momenten in het proces automatisch worden uitgevoerd.
Uiteindelijk zorgen we ervoor dat met behulp van Power Automate op het juiste moment, bijvoorbeeld een dag voordat de verzenddatum van de order is bereikt, volledig automatisch de pickopdracht wordt aangemaakt.
Voorraadbeheer
Business Central houdt op ieder moment in de gaten of beschikbaarheid, voorraadparameters en orderportefeuille in evenwicht zijn. Is dat niet het geval dan zal door het inkoopvoorstel een inkooporder worden aangemaakt. Omdat de juistheid van data in het systeem van cruciaal belang is om dit evenwicht te bewaken is het gebruik van de juiste middelen belangrijk.
Trade365 biedt naast optimalisaties voor het inkoopvoorstel ook een overzichtelijke tool voor verkopers. In het order planbord worden knelpunten aan het licht gebracht waar de beschikbare voorraad en de orderportefeuille niet meer in evenwicht dreigen te raken.
Verzending en logistiek
Of je nou een eenvoudig relatief klein magazijn hebt of een magazijn dat bestaat uit meerdere locaties, gebruik maakt van meerdere zones die elk door middel van een eigen looproute worden aangestuurd, Business Central biedt al deze mogelijkheden.
Verzendingen kunnen worden aangemaakt door klanten te voorzien van prioriteiten. In het geval van onvoldoende voorraad van een artikel om alle orders te kunnen verzenden kan zo een weloverwogen keuze gemaakt worden aan welke klanten de voorraad wordt toegewezen met behulp van het geavanceerd verzendvoorstel van Trade365.
Facturering en betalingen
Door middel van de module verzamelfacturatie biedt Trade365 een oplossing voor het aansturen op het factureren van de juiste orders op de juiste manier en het juiste moment.
Per klant wordt ingericht of verzamelfacturen of op zichzelf staande facturen moeten worden gemaakt. De gekoppelde taakwachtrijposten zorgen voor het aanmaken, boeken en verzenden van de factureren. Lees hier meer over in dit blog.
Het verwerken van de ontvangen betalingen is een van de basisfunctionaliteiten uit Business Central waarbij het bankafschrift wordt geïmporteerd om de betaalde klantposten at te stemmen.
Klantenservice
Gebruik je Microsoft Dynamics 365 CRM? Dan beschik je over een compleet 360-graden klantbeeld. Geen CRM? Dan biedt Business Central ook voldoende tools om klantinteracties goed te beheren. Alle contactmomenten worden vastgelegd, inclusief opvolgacties voor collega’s.
Daarnaast registreert de retourbeheermodule van Trade365 klantklachten met een probleemcode én een oplossingscode. Deze informatie stroomt door naar rapportages, zodat je snel inzicht krijgt in terugkerende problemen. De oplossingscode stuurt bovendien automatisch de juiste vervolgdocumenten aan. Voeg hier AI aan toe en je maakt het proces nóg efficiënter.
Welke keuze maak je?
Levert je huidige ERP-systeem voldoende functionaliteit om een los Order Management Systeem overbodig te maken? En benut je Business Central al optimaal?
Beantwoord je één van deze vragen met ‘nee’? Dan helpen we je graag om de volgende stap te zetten richting een efficiënter en gestroomlijnd orderproces. Kom in contact met een van onze specialisten en laat jezelf adviseren.
Bart licht het graag toe!
GAC