Dynamics 365 Business Central Copilot

Copilot biedt de gebruiker van de verschillende Microsoft applicaties, of het nu Word of Excel betreft, de Power Platform oplossingen of de ERP oplossing Business Central, de mogelijkheid om verschillende taken uit te laten voeren door AI. Hieronder gaan we in op de taken waar de Copilot je medewerkers kan ondersteunen bij het werken in Business Central.

Aanmaken nieuwe artikelen en creëren van marketing teksten

Artikel aanmaken o.b.v. een afbeelding

Copilot kan, op basis van een afbeelding die wordt aangeboden, een artikel aanmaken. De afbeelding wordt geanalyseerd waarna Copilot een voorstel doet voor bijvoorbeeld de artikelcategorie en een aantal artikelkenmerken die hoogstwaarschijnlijk gevuld zullen worden.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van artikelsjablonen die zijn voorzien van een koppeling naar een artikelcategorie zal het juiste artikelsjabloon meteen toegepast worden, wat resulteert in nog minder inspanning van de gebruiker.

Creëer marketing teksten o.b.v. artikelkenmerken

Er is een feitenblok aan de artikelkaart toegevoegd waarin op basis van de aan het artikel gekoppelde artikelkenmerken door Copilot een marketingtekst kan worden gegenereerd.

Er kan door de gebruiker een aantal keuzes gemaakt worden:

• Er kan een selectie gemaakt worden welke artikelkenmerken in de tekst moeten worden gebruikt.
• Waar moet de nadruk op gelegd worden?
• Moet er alleen een alinea worden geschreven of ook een tagline?

Wanneer de tekst die is gegenereerd volgens de gebruiker niet van voldoende kwaliteit is, kan snel worden gekozen om een nieuwe tekst te laten samenstellen.

Automatiseer de verwerking van betaalbestanden

Het verwerken van een bankafschrift is voor veel bedrijven een dagelijks terugkerend proces. Vaak zelfs meerdere keren per dag wanneer er gebruik van verschillende bankrekeningen wordt gemaakt.

Door middel van informatie die uit de afschriftregel wordt gehaald, denk aan het factuurnummer of het banknummer waarvan de betaling wordt ontvangen, kan de matching van de afschriftregel met de juiste openstaande post in veel gevallen al worden gemaakt.

Copilot vermindert de inspanning om bankafschriftregels te matchen door meer regels te kunnen matchen op basis van voorgaande afstemmingen en daarnaast ook specifieke transactiebeschrijvingen uit eerdere afschriften te kunnen gebruiken.

Beschrijf wat je wil verkopen

Een van de meest uitgevoerde taken, zeker bij handelsbedrijven, is het invoeren van verkooporderregels. Copilot kan dit proces versnellen en vereenvoudigen. Zo accepteert Copilot de volgende invoermethoden, kan deze invoer begrijpen en omzetten naar verkooporderregels:

• Vrije tekst, in natuurlijke taal
• Bestanden
• Prompts die vooraf zijn gedefinieerd

Omdat deze flexibele methoden mogelijk zijn, kan een gebruiker op de voor hem meest eenvoudige manier met het systeem communiceren, wat de efficiëntie verder verbetert. Doordat de invoertijd aanzienlijk kan worden verlaagd is het verkoopdocument eerder bij de klant, wat resulteert in omzetgroei voor je organisatie. Deze ondersteuning wordt door Copilot niet alleen gegeven bij verkooporders, maar ook voor andere verkoopdocumenten zoals verkoopoffertes of -facturen.

Meer informatie over slimmer werken in Business Central

Het leren werken met Business Central is dankzij deze functie in Copilot een stuk eenvoudiger geworden. Wanneer het voor een gebruiker niet helemaal duidelijk is wat een bepaald veld doet kan door middel van één klik, naast de reeds aanwezige korte toelichting, aan Copilot gevraagd worden om uitgebreide informatie uit Microsoft Learn op te halen en te tonen aan de gebruiker. Hierdoor kan een gebruiker snel weer verder met het werk waar hij mee bezig was.

Maak eenvoudig diverse artikelgegevens aan

De sterk wisselende markten waarin bedrijven actief zijn zorgen ervoor dat eerdere keuzes van tijd tot tijd opnieuw gemaakt moeten worden. Denk hierbij ook aan artikelen die wel of niet in het assortiment gehouden worden. Zo kan het nodig zijn om enkele nieuwe artikelen aan te maken, of het opnemen van compleet nieuwe productgroepen waarvan grote hoeveelheden artikelen aangemaakt moeten worden. Zelfs het aanpassen van reeds aanwezige artikelen. Al deze processen kunnen gebruikers een hoop tijd kosten.

Copilot is in staat om de doorlooptijd van deze acties flink te verlagen. Dat resulteert er direct in dat gebruikers zich bezig kunnen houden met belangrijkere taken. Copilot kan bijvoorbeeld ondersteuning bieden door het creatie-proces van de volgende gegevens te versnellen op basis van vergelijkbare artikelen die al in het systeem staan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende gegevens:

• Varianten
• Maateenheden
• Vervangingen
• Afmetingen

Krijg snel inzicht door analyses, gemaakt door Copilot

Copilot geeft de gebruiker de mogelijkheid om heel eenvoudig, door het invoeren van een eenvoudige zin, een eigen overzicht te maken van de gegevens uit een lijstweergave in Business Central. Door bijvoorbeeld de eenvoudige en duidelijk zin ‘Toon de artikelen per productgroep gesorteerd op de voorraadwaarderingsprijs’ in te voeren wordt snel het gewenste overzicht getoond. Met deze optie kan een overzicht eenvoudig gemaakt, bijgewerkt of zelfs uitgelegd worden. Wanneer de juiste filters zijn toegepast kan Copilot in begrijpbare tekst een uitleg geven van de getoonde weergave.

Koppel elektronische documenten aan inkooporderregels

Inkoopprocessen worden meer en meer gedigitaliseerd. Hierdoor wordt de functie e-documenten in Business Central steeds belangrijker als het gaat om het de afstemming tussen ontvangstinformatie met de verwerkte inkoopfacturen.

Copilot ondersteunt door de mapping en matching van de ontvangen facturen met de in Business Central aanwezige inkooporders te verbeteren. Hierdoor wordt een aanzienlijke tijdwinst behaald. Dit omdat Copilot, zelfs wanneer inkoopfacturen niet precies gelijk zijn aan de inkooporders, toch de relevante inkooporder(s) kan selecteren. Doordat per leverancier kan worden ingericht welk type inkoopdocument moet worden aangemaakt of bijgewerkt wanneer een digitale factuur wordt ontvangen, is het mogelijk geworden om een inkooporder bij te werken op basis van informatie uit het digitale document.