Tijd is schaars. Of je nu werkt in verkoop, finance, logistiek, operatie of IT: iedereen merkt dagelijks hoeveel tijd verloren kan gaan aan zoeken, overtypen, wachten of onnodige handmatige stappen. Microsoft Dynamics 365 Business Central zit vol functionaliteit om slimmer te werken, maar alleen als je weet waar je moet kijken.
Twee jaar geleden deelden we 10 praktische tips om direct tijd te besparen in Business Central. Die tips zijn nog steeds verrassend actueel. Inmiddels zijn er echter nieuwe mogelijkheden bijgekomen die het platform nóg krachtiger maken.
In dit artikel combineren we het beste van twee werelden:
- een korte terugblik op de eerste 10 bewezen tijdbesparende tips
- een aanvulling met 8 nieuwe versnellers die je vandaag al kunt benutten
De eerste 10: de basis van efficiënt werken
Deze tien tips vormen nog altijd de fundering voor snel en prettig werken in Business Central. Gebruik je ze nog niet (of niet volledig)? Dan laat je gegarandeerd tijd liggen.
#1 Werk met sneltoetsen en ‘Vertel me’ (Alt+Q)
Vind pagina’s, rapporten en acties zonder te navigeren door menu’s.
#2 Werk vanuit Outlook met de Business Central add-in
Koppel e-mails direct aan klanten, offertes en orders zonder van applicatie te wisselen.
#3 Versnel invoer met de snelinvoer functie (Quick Entry)
Bepaal zelf welke velden écht nodig zijn bij het aanmaken van records.
#4 Gebruik filters en sla weergaves op
Maak van lijsten je persoonlijke cockpit.
#5 Analyseer data direct in Business Central
Gebruik de analysemodus voor snelle inzichten zonder Excel-export.
#6 Maak gebruik van bladwijzers
Ga met één klik naar veelgebruikte pagina’s of rapporten.
#7 Plan rapporten en laat ze automatisch uitvoeren
Ontvang rapporten automatisch in je rapportinbox.
#8 Werk slimmer met datumformules
Sneller filteren en plannen zonder handmatig rekenen.
#9 Boek documenten in de achtergrond
Minder wachttijd en minder frustratie bij het boeken.
#10 Gebruik het Power Platform voor procesautomatisering
Automatiseer meldingen, synchronisaties en eenvoudige workflows.
Deze tien tips hebben we eerder uitgebreid beschreven en vormen nog steeds de ideale start voor elke Business Central-gebruiker.
De volgende stap: 8 nieuwe manieren om nóg meer tijd te besparen
Business Central is de afgelopen jaren flink doorontwikkeld. Deze acht aanvullingen sluiten perfect aan op dagelijkse werkzaamheden en besparen tijd over meerdere rollen heen.
#11 Verkooporderagent: van e-mail naar offerte of order
In veel organisaties komt een groot deel van de verkoopaanvragen nog steeds binnen via e-mail. Het handmatig lezen, interpreteren en overtypen van deze aanvragen naar Business Central kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten en vertraging.
Met de verkooporderagent kan Business Central dit proces grotendeels automatiseren. Binnenkomende e-mails worden herkend als potentiële order- of offerteaanvragen. De inhoud van de mail wordt geïnterpreteerd en automatisch vertaald naar een conceptofferte of verkooporder, waarbij bestaande klantgegevens, prijzen en artikelen direct worden meegenomen.
De gebruiker blijft altijd in controle: de verkooporderagent werkt met reviewmomenten waarbij je eenvoudig kunt controleren, aanvullen of bijsturen voordat een document definitief wordt gemaakt. Hierdoor verschuift het werk van handmatig invoeren naar controleren en beslissen, wat de doorlooptijd aanzienlijk verkort en de administratieve druk verlaagt.
#12 Crediteurenagent: efficiënter werken aan de inkoopkant
Ook aan de inkoopkant bestaat veel werk uit herhaling: aanvragen verwerken, leveranciersmails lezen, gegevens vastleggen en controleren. De crediteurenagent ondersteunt dit proces op een vergelijkbare manier als de verkooporderagent, maar dan gericht op inkoop.
Inkoopaanvragen en communicatie met leveranciers kunnen automatisch worden herkend en voorbereid in Business Central. De crediteurenagent helpt bij het vastleggen van gegevens, het voorbereiden van documenten en het signaleren van ontbrekende of afwijkende informatie.
Doordat standaardhandelingen worden geautomatiseerd, hoeven inkopers minder tijd te besteden aan administratie en meer aandacht te geven aan uitzonderingen, onderhandelingen en optimalisatie van leveranciersrelaties. Dit zorgt voor een rustiger werkproces en meer consistentie in de vastgelegde data.
#13 Copilot Chat: sneller antwoorden op basis van je eigen data
Copilot Chat helpt je sneller informatie te vinden, samen te vatten en te begrijpen, direct in Business Central. Zo vind je snel het inzicht dat nodig is om beslissingen te maken.
Veel tijd gaat verloren aan het zoeken naar informatie: doorklikken door lijsten, openen van meerdere pagina’s of het combineren van gegevens uit verschillende schermen. Copilot Chat biedt een andere manier van werken door informatie toegankelijk te maken via natuurlijke taal.
Met Copilot Chat kun je vragen stellen zoals je dat aan een collega zou doen. Denk aan vragen over de status van klanten, openstaande documenten of samenvattingen van records. Copilot haalt de relevante informatie uit Business Central en presenteert deze overzichtelijk, zonder dat je zelf hoeft te navigeren.
Dit verlaagt de drempel om snel inzicht te krijgen, vooral voor gebruikers die minder dagelijks met Business Central werken. Tegelijkertijd helpt het ervaren gebruikers om sneller beslissingen te nemen doordat informatie direct beschikbaar is in context.
#14 Security Groups: eenvoudiger en sneller rechtenbeheer
Het beheren van gebruikersrechten kan snel complex worden, zeker wanneer medewerkers van rol wisselen of wanneer meerdere Microsoft applicaties worden gebruikt. Met Security Groups, gebaseerd op Microsoft Entra ID, wordt rechtenbeheer een stuk overzichtelijker.
In plaats van rechten per gebruiker toe te kennen, werk je met groepen die aansluiten op rollen of functies binnen de organisatie. Door een gebruiker aan een groep toe te voegen of eruit te halen, worden de bijbehorende rechten automatisch toegepast of ingetrokken.
Dit verkleint de kans op fouten, voorkomt vergeten rechten en maakt het beheer schaalbaar. Vooral bij onboarding, offboarding en audits scheelt dit veel handmatig werk en afstemming tussen afdelingen.
#15 Moderne report- en document layouts
Documenten zoals offertes, facturen en orderbevestigingen spelen een belangrijke rol in de communicatie met klanten en leveranciers. Tegelijkertijd kunnen aanpassingen aan deze documenten veel tijd kosten, zeker wanneer oude layout mechanismen worden gebruikt.
Business Central werkt inmiddels met een modern model voor report en document lay-outs, gebaseerd op Word en Excel. Dit maakt het eenvoudiger om lay outs aan te passen, te beheren en te testen, zonder dat diepgaande technische kennis nodig is.
Doordat dit model beter aansluit op toekomstige updates, voorkom je herstelwerk na upgrades en blijft de documentopmaak stabiel. Dat bespaart tijd op onderhoud en voorkomt onverwachte verstoringen in dagelijkse processen.
#16 Flexibel updatebeheer: updates op jouw moment
Updates zijn essentieel om veilig en up to date te blijven, maar ze kunnen ook zorgen voor verstoring als ze op een ongunstig moment plaatsvinden. Business Central biedt tegenwoordig meer flexibiliteit in het plannen van updates. Microsoft hanteert nu een updateperiode van 5 maanden voor major updates.
Door ruimere updatevensters en meer regie over timing kunnen updates beter worden afgestemd op drukke periodes, tests in sandbox-omgevingen en interne planningen. Hierdoor ontstaat meer controle en voorspelbaarheid in het updateproces.
Dit voorkomt ad hoc acties, spoedtesten en onverwachte impact op gebruikers, waardoor zowel IT als de business minder tijd kwijt is aan het opvangen van update gerelateerde issues.
#17 AI365 boosters: gerichte AI die écht werk uit handen neemt
AI wordt pas echt waardevol als het niet voelt als een experiment, maar als een vast onderdeel van het dagelijkse werk. Met AI365 van Bravx wordt AI daarom niet aangeboden als losse chat of generieke tool, maar als taakgerichte boosters die direct beschikbaar zijn op herkenbare plekken in Business Central.
Deze boosters sluiten aan op dagelijkse werkzaamheden en nemen vooral repeterende en tijdrovende taken uit handen. Enkele concrete voorbeelden binnen Business Central:
- Automatisch aanmaken en verrijken van stamdata zoals artikelen, contacten, klanten en leveranciers
- Artikelomschrijvingen vertalen naar meerdere talen
- Genereren van begeleidende persoonlijke mailteksten bij verkoopoffertes, verkooporders, inkoopoffertes en inkooporders
- Ondersteuning voor inkopers bij de import van prijslijsten en het aanmaken van onderbouwde levertijd voorstellen
Kenmerkend voor AI365 is dat de promptlogica, context en beveiliging centraal worden beheerd door Bravx. Gebruikers hoeven geen AI-kennis te hebben en werken gewoon vanuit hun vertrouwde Business Central schermen. AI wordt zo een verlengstuk van het proces, in plaats van een extra stap.
#18 Analyseer en bewerk data direct in Excel
Excel blijft voor veel gebruikers een vertrouwde omgeving om snel inzicht te krijgen in data. Business Central sluit hier naadloos op aan met functies als Analyseren in Excel en Bewerken in Excel.
Hiermee werk je met een live koppeling tussen Business Central en Excel. Je kunt gegevens filteren, sorteren en analyseren met de kracht van Excel, terwijl de data actueel blijft. Waar toegestaan kunnen wijzigingen zelfs direct worden teruggeschreven, zonder exports of losse bestanden.
Dit voorkomt versieverschillen, handmatig knip‑ en plakwerk en onnodige controles, terwijl gebruikers werken in een omgeving die zij al kennen.
Mogelijkheden om slimmer te werken benutten?
Business Central biedt veel meer mogelijkheden om slimmer te werken dan vaak wordt benut. De 18 tips in dit artikel laten zien dat tijd besparen niet zit in één grote verandering, maar juist in het slim toepassen van bestaande functionaliteit en nieuwe mogelijkheden op de juiste momenten.
Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Begin met een paar tips die aansluiten bij jouw dagelijkse werkzaamheden en maak ze onderdeel van je routine. Vaak zit de grootste winst in kleine aanpassingen: minder klikken, minder overtypen en minder zoeken naar informatie die eigenlijk al beschikbaar is.
Door bewust gebruik te maken van wat Business Central te bieden heeft, ontstaat ruimte voor het werk dat écht waarde toevoegt. En dat is uiteindelijk waar tijd besparen om draait.
Gebruik deze lijst als inspiratie, probeer uit wat voor jou werkt en blijf ontdekken. Business Central ontwikkelt zich continu mee — en jouw manier van werken kan dat ook.
Bjorn helpt je graag verder!
GAC