Is een Order Management Systeem noodzakelijk?

Tijdens de diagnosefase, voordat we een project starten, horen we geregeld de opmerking dat een goed order management systeem (OMS) niet mag ontbreken in het uiteindelijke applicatielandschap.  

• Is zo’n opmerking zondermeer waar? 
• Kan je werkelijk niet zonder een OMS?
• Wat gaat dat OMS dan allemaal voor je oplossen? 

Zomaar een paar vragen die je nu misschien hebt. In dit blog duiken we dieper in de wereld van een order management systeem en de combinatie ervan met Dynamics 365 Business Central en Trade365. Blijven deze vragen dan nog steeds overeind? 

Wat is een order management systeem? 

Een order management systeem (OMS) is een softwareoplossing die bedrijven helpt bij het beheren en verwerken van klantorders. Het systeem automatiseert en stroomlijnt het hele orderverwerkingsproces, van het moment dat een klant een bestelling plaatst tot de levering van de betreffende artikelen. 

De meest belangrijke functies van een OMS zijn: 

• Orderinvoer en -verwerking
  Het systeem registreert klantorders en verwerkt deze efficiënt. 

• Voorraadbeheer
  Het houdt de voorraadniveaus bij en zorgt ervoor dat producten beschikbaar zijn voor verzending. 

• Verzending en logistiek
  Het coördineert de verzending van producten en beheert logistieke processen. 

• Facturering en betalingen
  Het genereert facturen en verwerkt betalingen van klanten. 

• Klantenservice
  Het biedt ondersteuning bij het volgen van bestellingen en het afhandelen van retouren of klachten. 

Een goed OMS kan bedrijven helpen om de klanttevredenheid te verhogen, de operationele efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen.

(bronvermelding: ik heb aan Copilot gevraagd wat een oms is. 😊) 

Is een order management systeem noodzakelijk wanneer je Business Central met Trade365 gebruikt?

Nu duidelijk is wat een OMS te bieden heeft, kan worden bekeken op welke manier deze functionaliteiten ondersteund kunnen worden wanneer ‘slechts’ gebruik wordt gemaakt van Business Central en Trade365. 

Orderinvoer en -verwerking

Dat orders handmatig ingevoerd kunnen worden zal ik niet verder toelichten. Interessanter is om kort te schetsen wat de methoden zijn waarop orders automatisch of semi-automatisch aangemaakt kunnen worden in je systeem.

Copilot biedt de gebruiker de mogelijkheid om één of meerdere regels aan te maken door een tekst, bijvoorbeeld uit een e-mail, te gebruiken. Of er kan een bestand dat van de klant is ontvangen worden gebruikt.

Ook kan een mailbox direct uitgelezen worden door gebruik te maken van de combinatie van AI en het Power Platform. Om de -reeds jaren aanwezige- opties als EDI en de koppeling met een webshop kunnen we natuurlijk helemaal niet heen. Dus, de verkooporders komen zonder al te veel inspanning wel in Business Central terecht.

De verwerking van orders is een heel ander verhaal. In feite is dit een veelomvattend begrip: ‘verwerking’. Er kan van alles mee worden bedoeld waar het OMS in gaat ondersteunen. Dit is precies waar Trade365 in beeld komt. Trade365, dé handelsoplossing voor Business Central biedt tal van opties die de verwerking van orders kunnen ondersteunen of zelfs automatiseren. Bedenk eens hoe snel en gemakkelijk een order te verwerken is wanneer je je geen zorgen hoeft te maken over de juistheid van de gegevens in de order en de marge van iedere orderregel. Zomaar 2 taken die Trade365 uit handen neemt omdat dergelijke controles op de juiste momenten in het proces automatisch worden uitgevoerd. 

Uiteindelijk zorgen we ervoor dat met behulp van Power Automate op het juiste moment, bijvoorbeeld een dag voordat de verzenddatum van de order is bereikt, volledig automatisch de pickopdracht wordt aangemaakt. 

Voorraadbeheer

Business Central houdt op ieder moment in de gaten of beschikbaarheid, voorraadparameters en orderportefeuille in evenwicht zijn. Is dat niet het geval dan zal door het inkoopvoorstel een inkooporder worden aangemaakt. Omdat de juistheid van data in het systeem van cruciaal belang is om dit evenwicht te bewaken is het gebruik van de juiste middelen belangrijk. 

Trade365 biedt naast optimalisaties voor het inkoopvoorstel ook een overzichtelijke tool voor verkopers. In het order planbord worden knelpunten aan het licht gebracht waar de beschikbare voorraad en de orderportefeuille niet meer in evenwicht dreigen te raken.  

Verzending en logistiek

Of je nou een eenvoudig relatief klein magazijn hebt of een magazijn dat bestaat uit meerdere locaties, gebruik maakt van meerdere zones die elk door middel van een eigen looproute worden aangestuurd, Business Central biedt al deze mogelijkheden. 

Verzendingen kunnen worden aangemaakt door klanten te voorzien van prioriteiten. In het geval van onvoldoende voorraad van een artikel om alle orders te kunnen verzenden kan zo een weloverwogen keuze gemaakt worden aan welke klanten de voorraad wordt toegewezen met behulp van het geavanceerd verzendvoorstel van Trade365. 

Facturering en betalingen

Door middel van de module verzamelfacturatie biedt Trade365 een oplossing voor het aansturen op het factureren van de juiste orders op de juiste manier en het juiste moment.
Per klant wordt ingericht of verzamelfacturen of op zichzelf staande facturen moeten worden gemaakt. De gekoppelde taakwachtrijposten zorgen voor het aanmaken, boeken en verzenden van de factureren. Lees hier meer over in dit blog.

Het verwerken van de ontvangen betalingen is een van de basisfunctionaliteiten uit Business Central waarbij het bankafschrift wordt geïmporteerd om de betaalde klantposten at te stemmen. 

Klantenservice

Microsoft Dynamics 365 CRM kan worden gebruikt voor een volledig 360 graden klantbeeld. Wanneer hiervan geen gebruik wordt gemaakt biedt Business Central meer dan voldoende mogelijkheden om ook dit deel van je onderneming van de juiste oplossing te voorzien. Alle contactmomenten tussen jou en je klant worden vastgelegd, compleet met acties die in de toekomst door aan te wijzen collega’s moeten worden opgevolgd. 

Daarnaast is de Trade365 module retourbeheer aanwezig om klachten van klanten te loggen en deze te voorzien van een probleem- en een oplossingscode. Beide codes worden gebruikt om in rapportages zichtbaar te maken wat de oorzaak van veel voorkomende problemen zijn. Daarnaast worden de oplossingscodes ook gebruikt om de juiste documenten aan te sturen die moeten worden gebruikt om tot de daadwerkelijke oplossing te komen. Voeg in dit proces nog een vleugje AI toe en je bent helemaal efficiënt bezig.

Welke keuze maak je?

Ben je er al uit?  Biedt je huidige ERP-systeem voldoende functionaliteiten om een dedicated Order Management Systeem buiten de deur te houden? Maak je binnen Business Central al optimaal gebruik van alle mogelijkheden? 

Laat je ons weten wanneer je één van de bovenstaande vragen met ‘nee’ hebt beantwoord? Dan zorgen we er samen voor dat je de volgende stap kan zetten naar een meer gestroomlijnd proces. Kijk voor de volledige lijst aan functionaliteiten van Trade365 op deze pagina.