'Van een traditioneel IT-werkwijze naar een digitale revolutie'

Het van oorsprong Japanse DNP is wereldwijd een van de grootsten op het gebied van technologie voor verschillende print- en coatingsoorten. Binnen de printindustrie zijn zij expert op het gebied van hoogwaardige bedrukking als barcodes, fotomaterialen en diverse soorten identificatiebewijzen en security cards. Zo’n 180 mensen werken voor de Europese divisie Imagingcomm Europe B.V. Omdat een CRM-systeem ontbrak, en daarmee een centraal klantbeeld, was het tijd voor digitale stappen. GAC heeft hen daarbij begeleid.

“Toen ik binnenkwam was het me snel duidelijk dat een CRM-systeem onmisbaar was om door te groeien en interne processen te verbeteren” vertelt Gertjan Hakkers, Vice President Marketing, Sales and Product Management. “Alles stond op een lokale schijf opgeslagen en het gestructureerd managen van de salesafdeling was een uitdaging. We kwamen al snel uit op Dynamics 365 Sales. Tijdens gesprekken met diverse leveranciers hadden we de beste klik met GAC. We hebben toen als eerste de overstap van Office 2010 naar Office 365 gemaakt. Tegelijkertijd gingen we aan de slag met CRM. Inmiddels zijn we ook met MS D365 ERP begonnen; dit loopt via een andere partner. We hadden dit graag bij GAC neergelegd, maar omdat zij geen Dynamics 365 Finance & Operations leveren én gezien het feit dat we onderdeel zijn van een grote internationale organisatie was dit geen optie.”

De kracht van PowerBI
“Omdat we ook onze reporting wilden verbeteren hebben we naast Dynamics 365 Sales gekozen voor de implementatie van PowerBI. Dat is nu verbonden met Dynamics 365 Sales, en straks met ons ERP-systeem. We gebruiken het nu nog alleen als salesorganisatie, maar op termijn zullen al onze afdelingen hier mee gaan werken. Denk aan customer service, warehouse, finance en meer. We werken nu toe naar het kunnen maken van managementrapportages. Als dat staat, kunnen we de connectie maken met Japan. We zijn heel tevreden over PowerBI en zien het als een middel waar de gehele organisatie de vruchten van kan plukken.”

Leunen op GAC
“Ik heb de implementatie als soepel ervaren,” vervolgt Gertjan. Omdat we geen IT-afdeling in huis hebben met deze expertise, moesten we veel leunen op GAC. De combinatie van leer- en designsessies vond ik prettig. We hadden al vrij snel helder wat we wel wisten, en wat niet. Al doende zijn we gaan ontwerpen. In goede harmonie, en er werd altijd goed naar ons geluisterd.”

CRM als onderdeel van een digitale revolutie
“Ik merk absoluut voordelen van Dynamics 365 Sales. We kunnen nu bijvoorbeeld prijs quotations volgen en accorderen wanneer nodig. Omdat al onze klanten in het systeem zitten kunnen we bovendien veel makkelijker e-mailcampagnes draaien, met een goede follow-up. Omdat we onze website helemaal hebben vernieuwd, in samenwerking met GAC’s zusterbedrijf Distrikt, staan er nu ook online sample requests klaar. En volgend jaar willen we een webportal neerzetten, zodat we (herhaal)orders kunnen faciliteren. De volgende stap zal een webshop zijn. Dit is nog maar het begin.”

Japanse voorzichtigheid en cloudoplossingen
Volgens Gertjan Hakkers zal er binnen DNP altijd een deel van de data lokaal worden opgeslagen. “Al is het maar om back ups te kunnen borgen of om te voorkomen dat we zeer gevoelige data in de cloud wegzetten. Onze Japanse roots spelen hierin zeker een rol. Japanners zijn terughoudend en voorzichtig als het gaat om beslissingen rondom data security. Daarbij speelt ook mee dat cloudoplossingen nog wat abstract zijn. Het voelt simpelweg spannender, veel mensen vragen zich toch af hoe het met databescherming zit als de cloud voor iedereen toegankelijk is. Ik vind werken in de cloud makkelijk, zonder meer, maar ik zie het voorlopig niet gebeuren dat wij volledig naar de cloud zullen overgaan.”