What’s new in PSA365 Release Wave 1 2022
Zoals jullie wellicht weten bestaat PSA365 uit een aantal Microsoft modules waaronder Dynamics 365 Project Operations en Dynamics 365 Business Central, aangevuld met branchespecifieke functionaliteiten van GAC.
Bij de twee grote releasemomenten van Microsoft, hoort uiteraard ook een release van PSA365. Release wave 1 van 2022 wordt op dit moment uitgerold, dus een uitgelezen moment om op een rij te zetten wat PSA365 aan nieuwe functionaliteiten te bieden heeft. Niet alles is meteen beschikbaar aangezien de wave loopt tot en met september 2022, maar dan is dit vermeld.
Onderaannemingsbeheer
Bij veel zakelijke dienstverleners is het door de krapte op de arbeidsmarkt noodzakelijk om personeel in te huren. Sinds kort is het in PSA365 mogelijk om de afspraken rondom deze inhuur vast te leggen in de vorm van onderaanneming op projectcontracten. Deze functie stelt een projectmanager in staat om een subcontract met een leverancier aan te maken, hierin alle afspraken ten aanzien van in te vullen uren te specificeren (subcontractregels), inhuurprijzen aan te passen en contactpersonen te koppelen die automatisch boekbare resources worden. De factureringsmethode kan vaste prijs (met termijnen) of nacalculatie zijn. In een project kan vervolgens een contractmedewerker worden gekoppeld die is gelinkt aan een subcontractregel. Net zoals eigen medewerkers kunnen contractmedewerkers uren en onkosten verantwoorden. De kosten zijn gebaseerd op afspraken in het gekoppelde subcontract. Hierdoor is inzichtelijk voor welke uren en tegen welke kosten inkoopfacturen zullen worden ontvangen van de betreffende leverancier.
NB: een deel van deze functionaliteit is nog in preview, maar wordt de komende maanden overal uitgerold.
Gebruik externe planningstool
In deze releasewave kunnen klanten vanaf augustus 2022 hun eigen instrumenten voor projectbeheer gebruiken via een generieke API waar taakplanning kan plaatsvinden in een projectmanagementapplicatie naar keuze. De taakplanning kan vervolgens worden geïntegreerd in Project Operations, waar deze in een alleen-lezenweergave beschikbaar wordt voor gebruikers. Het plannen en boeken van resources gebeurt nog steeds in Project Operations. De belangrijkste nieuwe voorzieningen in deze release zijn:
- Generieke API’s om taken, toewijzingen en contouren te integreren.
- Een connector voor veelgebruikte projectbeheerprogramma’s, zoals Desktopclient en Project Online.
Onderhoud van prijslijsten
In Project Operations wordt elke keer als een projectcontract wordt aangemaakt een kopie van de standaard of klantspecifieke prijslijst aan het nieuwe projectcontract gekoppeld. Dit leidt tot een grote hoeveelheid aan prijslijsten, hetgeen bovendien het onderhoud bij prijswijzigingen bemoeilijkt. Vanaf september 2022 is het mogelijk om op basis van datums, gerichte aanpassingen door te voeren voor specifieke prijzen in een prijslijst, eventueel op een bepaalde prijsopgave of een specifiek projectcontract. Dit houdt ook in dat het mogelijk wordt om een standaard prijslijst voor een projectcontract te gebruiken als prijzen niet afwijken. Wijziging in de standaard prijslijst hebben dan meteen effect op het projectcontract. Het aantal keren dat een prijslijst volledig wordt gekopieerd, wordt tot een minimum beperkt en is alleen noodzakelijk bij contractspecifieke tariefafspraken.
Offertes herzien
Momenteel ondersteunt Project Operations het activeren en herzien van offertes niet. Dit zorgt ervoor dat als een offerte moet worden gewijzigd, deze moet worden afgesloten en een nieuwe offerte moet worden gemaakt met de aanpassingen. Vanaf september 2022 wordt het mogelijk om projectgebaseerde offertes op basis van versiebeheer te herzien op basis van door de klant gevraagde of interne wijzigingen.
Vaste prijs berekening en intercompany instelling
In de vorige versie werd de vaste prijsberekening altijd gedaan op basis van het percentage gereed. Vanaf deze release is het mogelijk om te kiezen tussen percentage gereed of verkoop gebaseerd. Hiermee wordt meer flexibiliteit toegevoegd voor de vaste prijs berekening. Voor de verkoop gebaseerde optie, wordt de omzet direct geboekt op de grootboekrekening welke is ingericht voor de erkende vaste prijs omzet. Hierdoor is het ook niet meer mogelijk cq. nodig om het percentage gereed te berekenen. Dit kan worden ingesteld in de “PSA365 instellingen” door de gewenste keuze te maken voor het veld “Omzet realisatie methode”.
Als in de vorige versies het boeken van intercompany aan stond, dan werden alle intercompany combinaties altijd geboekt. Door een uitbreiding in deze release kan worden bepaald of alles moet worden geboekt, alleen tussen bedrijven of alleen binnen een bedrijf. Dit kan eveneens worden ingesteld in de “PSA365 instellingen” door de gewenste keuze te maken voor het veld ‘Intercompany instelling’.
Referentie meenemen naar de verkooporder en naar abonnementen
In de vorige versies werd het referentienummer welke vastgelegd was op de order in CRM alleen meegenomen naar de factuur van de projecturen. Middels deze uitbreiding wordt dit nummer ook meegegeven naar de verkooporderregels en de abonnementsregels, deze waarde wordt zichtbaar in de kolom “Uw kenmerk”. Dit veld is bewust in de regels opgenomen omdat een abonnement uit meerdere regels kan bestaan, waarbij de regels ontstaan kunnen zijn uit één of meerdere orders in CRM.
Verwijderen van grootboekrekeningen blokkeren
Om te voorkomen dat grootboekrekeningen per ongeluk worden verwijderd, is de optie “Verwijdering van grootboekrekeningen blokkeren” toegevoegd aan de Boekhoudinstellingen. Als deze wordt ingeschakeld, voorkomt Business Central dat gebruikers rekeningen verwijderen met posten na de datum die is opgegeven in het veld “Verwijdering van grootboekrekening controleren” na.
Instellingen voor btw- en algemene boekingen blokkeren
Het kan voorkomen dat bepaalde combinaties van (BTW-)boekingsgroepen niet meer mogen worden gebruikt. Verwijderen werkt niet op het moment dat er boekingen zijn gemaakt op basis van deze combinaties. Sinds deze release is het mogelijk om deze combinaties in de instellingen te blokkeren. Op deze manier ben je verzekerd van consistente boekingen, omdat alleen de geldige instellingen kunnen worden gebruikt.
Meer controle over het boeken van uitstel
Het gebruik van uitstelcodes voor het uitsmeren van kosten en opbrengsten over meerdere periodes is reeds lange tijd bekend. In sommige gevallen leverde dit conflicten op met de boekhoudinstellingen waarin is aangegeven in welke periode mag worden geboekt (boeken toegestaan vanaf en boeken toegestaan tot). Door de komst van twee extra datumvelden in de boekhoudinstellingen, namelijk “Uitgesteld boeken toestaan vanaf” en “Uitgesteld boeken toestaan tot”, is dit verleden tijd. Daarnaast is een extra optie “Begin van volgend kalenderjaar” als startdatum toegevoegd aan de uitstelsjablonen.
Documenten en dagboeken controleren terwijl je werkt
Om te voorkomen dat pas bij het boeken van een dagboek of inkoopfactuur een foutmelding ontstaat en het tijd kost om te onderzoeken wat fout is, is het nu mogelijk om documenten en dagboeken te laten controleren tijdens de invoer. In het feitenblok wordt zichtbaar hoeveel regels zijn gecontroleerd en of er regels zijn met fouten. Door hierop te klikken, wordt zichtbaar welke fout aanwezig is en hoe deze kan worden hersteld.
Het inschakelen van deze controle in bestaande omgevingen kan door te zoeken naar Functiebeheer en de controle daar voor alle gebruikers aan te zetten. In de boekhoudinstellingen kan de functie vervolgens worden uitgezet en weer aangezet.
Wil je meer weten over deze en andere nieuwe functies of over PSA365 in het algemeen?
Wij vertellen je er graag alles over! Meer informatie over de mogelijkheden van PSA365, laat het ons weten! Ook de komende maanden houden wij alle ontwikkelingen in de gaten en zorgen wij ervoor dat PSA365 voor IT consultancybedrijven en accountantskantoren continu up to date blijft.
GAC