Tijdschrijven is het registreren van de tijd die je ergens aan besteedt. Het doel van tijdschrijven is om een goed beeld te krijgen waaraan tijd wordt besteed binnen een bedrijf. Daarnaast is het bij veel accountancy kantoren en IT en consultancy bedrijven de basis voor de facturatie en is het dus van belang dat dit tijdig, correct en volledig gebeurt. Iedereen die wekelijks een urenlijstje moet inleveren, weet dat dit niet het meest leuke klusje is en mede hierdoor niet bovenaan het takenlijstje staat. Maar je ontkomt er niet aan, dus kunnen we het beter zo makkelijk mogelijk maken. Hoe we dat doen in PSA365 leggen we uit in deze blog.
Urenverantwoording de belangrijke basis voor de facturatie
Als diensten worden gefactureerd op basis van nacalculatie, is iedereen het erover eens dat de gewerkte uren juist moeten worden geregistreerd. Indien dit niet goed gebeurt, wordt óf te weinig gefactureerd óf teveel. Het eerste leidt tot minder omzet, terwijl het laatste zal leiden tot noodzakelijke creditering en mogelijk ontevreden klanten.
In veel gevallen wordt een specificatie van de gefactureerde uren bij een factuur verlangd. Een dergelijke specificatie moet snel te leveren zijn en bovendien te reproduceren zijn op het moment dat de klant een kopie verlangt. Uiteraard werkt dit alleen als de gefactureerde uren gekoppeld blijven aan de factuur.
Hoewel steeds meer zakelijke dienstverleners verschuiven van het factureren van diensten op basis van nacalculatie naar factureren op basis van vaste prijzen of abonnementen, vermindert dit de noodzaak van het juist en tijdig verantwoorden van de gewerkte uren niet. De gewerkte uren fungeren in dit geval niet meer als basis voor de facturatie, maar zijn des te meer benodigd voor het bewaken van budgetten en marges. Op het moment dat voor diensten een vaste prijs wordt gefactureerd en er geen inzicht bestaat in de bijbehorende uren, kan het zo maar voorkomen dat verlies wordt gedraaid op deze diensten zonder dat dit wordt gesignaleerd. En dat wil je uiteraard voorkomen.
Urenverantwoording en projectbewaking
Op welke manier wordt gefactureerd, is eigenlijk niet van belang voor de noodzaak tot het bewaken van uren. Ook als de uren worden gefactureerd en geen vaste prijs is afgesproken, is in de meeste gevallen een budget afgegeven aan de klant. Automatisch factureren van de uren kan dan leiden tot overschrijdingen en vragen van de klant. Dus ook in deze situatie is urenbewaking belangrijk en zorg je voor een juiste projectbewaking.
Om dit goed te kunnen doen, moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Ten eerste moeten de uren tijdig en volledig worden ingediend, hierover later meer. Vervolgens is goedkeuring en eventuele correctie van uren belangrijk. En om de geschreven uren goed te kunnen beoordelen, is het van belang dat budgetten worden vastgelegd. Door periodiek de realisatie te vergelijken met het budget, kan tijdig worden bijgestuurd of additioneel budget worden aangevraagd bij de klant. Dashboards kunnen helpen om dit inzicht te krijgen, die je kan realiseren met de inzet van Power BI of door gebruik te maken van één van de templates die GAC Business Solutions haar klanten aanbiedt.
Urenverantwoording zo eenvoudig mogelijk
Het belang van tijdschrijven is wel duidelijk, maar hoe maak je dit klusje zo eenvoudig mogelijk voor je medewerkers? En hoe bewaak je of alle weekstaten op tijd zijn ingediend? Een urenverantwoordingstool die is geïntegreerd in een groter geheel waarbij het proces van indienen en goedkeuren van uren automatisch leidt tot onderhanden werk op projecten én in de financiële administratie kan hierbij zeker helpen.
Voor medewerkers is het belangrijk dat ze een overzichtelijke weekstaat hebben, waarin ze zonder al te veel muisklikken en extra handelingen hun tijd kunnen registreren. Denk hierbij aan het met behulp van de tabtoets doorklikken van de ene naar de volgende regel, het eenvoudig kunnen zoeken naar het juiste klant en project, in één regel de uren van meerdere dagen kunnen schrijven etc. Kopiëren van de uren van de vorige week of het binnenhalen van de planning zijn hierbij ook handige tools. Om de medewerker tijdens het tijdschrijven te attenderen op het resterende budget, is het handig als dit in de weekstaat wordt getoond.
Door projectmanagers de ingediende uren periodiek te laten beoordelen en accorderen, kunnen foutief geschreven uren tijdig worden gecorrigeerd. Bovendien leidt dit in een geïntegreerd systeem tot het actueel bijwerken van de onderhanden werk stand in de projectadministratie én in de financiële administratie.
Geautomatiseerde signalering
In de praktijk vergeet iedereen wel eens zijn uren bij te werken. Dan is het handig als hier automatisch op wordt geattendeerd. Door een stroom te maken in Power Automate die iedere vrijdag einde van de dag of maandagochtend draait, komen berichten automatisch in de mailbox (of naar gelang Teams chats) van die medewerkers die nog niet volledig bij zijn.
Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Neem contact met ons op en wij laten zien hoe het tijdschrijven werkt binnen PSA365 en hoe dit leidt tot betere projectbewaking en snellere facturatie.
GAC