AI voor projectbeheer in Dynamics 365: Efficiënte resource allocatie

Vind de juiste resources met Project Operations

Het zal geen verrassing zijn dat AI inmiddels ook zijn weg heeft gevonden in Dynamics 365 Project Operations. Om goede service te kunnen verlenen aan klanten, is het voor zakelijke dienstverleners belangrijk om de projecten te bemannen met de juiste mensen. Aangezien bij het zoeken naar de juiste mensen meerdere factoren moeten worden afgewogen, kan dit voor projectmanagers en resourceplanners een arbeidsintensieve taak zijn. AI kan hierbij ondersteunen door Resources voor te stellen.

In deze blog laat ik zien hoe de functionaliteit werkt, aangevuld met mijn eigen ervaringen.

Voorbereiding gebruik AI resource voorstellen

Om de functionaliteit te kunnen gebruiken dient de omgeving aan een aantal voorwaarden te voldoen:

• Project Operations vanaf versie 4.103.0.X voor de volledige functionaliteit (4.91.0.X geeft beperkte functionaliteit)
• Zet de functionaliteit aan onder Feature Control in de Project parameters
• Activeer en publiceer een viertal dataflows (zie hiervoor Microsoft Learn ). Let hierbij op het activeren van de dataflows in de juiste volgorde.

Daarnaast is het handig om meerdere resources met verschillende rollen en vaardigheden in de omgeving te hebben. Om resources te kunnen laten voorstellen moet een project minimaal één taak hebben met een gekoppelde rol. Het is bovendien handig als de inspanning is ingevuld en een begindatum in de toekomst is ingesteld. Bijvoorbeeld:

Op basis van deze taak en gekoppelde rol wordt automatisch een teamlid aangemaakt:

Als de regel van het gewenste teamlid is geselecteerd, kan aan de rechterkant “Suggest Resources” worden gekozen:

Het systeem gaat dan binnen de resourcing unit die is meegegeven in de regel, zoeken naar medewerkers die de rol uit het teamlid hebben. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de standaard rol van de medewerkers, maar ook naar de andere rollen.

Op het moment dat in de resourcevereiste een Vaardigheid met een gewenste minimale beoordelingswaarde wordt ingesteld, wordt dit meegenomen in de zoekactie. Dit heeft tot gevolg dat als een medewerker bijvoorbeeld niet de juiste rol heeft, maar wel aan de (minimaal) gewenste vaardigheid/beoordelingswaarde voldoet, hij naar voren komt in het resultaat. Het resultaat van de zoekactie wordt aan de rechterkant getoond:

Via “view more details” (ℹ️) wordt getoond hoe de score is bepaald.

De score wordt bepaald op basis van de volgende criteria:

• Passende ervaring: hierbij wordt gekeken naar het aantal uren die de medewerker in het verleden heeft geschreven op projecttaken met dezelfde omschrijving
• Vaardigheidsmatch: deze waarde wordt berekend op het moment dat aan de resourcevereiste extra vaardigheden worden meegegeven. Resources die (minimaal) de gewenste vaardigheid of vaardigheden hebben, krijgen een hoger percentage.
• Kostenimpact: dit geeft inzicht in de geschatte totale kosten (in de valuta van het project) op het moment dat deze medewerker wordt ingezet.
• Beschikbaarheid: dit percentage toont de beschikbaarheid van de medewerker voor de duur van de resourcevereiste op basis van de informatie in het planbord.
• Relevante ervaring uit het verleden: Dit geeft het aantal vergelijkbare projecten en taken aan waaraan de voorgestelde medewerker eerder heeft gewerkt, samen met de bestede uren aan dergelijke taken, aangepast voor de mate van overeenkomst (%).

Op basis van de uitkomsten van deze criteria wordt een algehele aanbevelingsscore bepaald. Er wordt altijd een score per taak getoond, ook als de resourcevereiste uit meerdere taken bestaat.

Dit kan er als volgt uitzien:

Uitbreiden en configureren zoekactie

De zoekactie kan worden uitgebreid naar andere resourcing units door bij “Show resources from” meerdere units te selecteren:

In dit voorbeeld wordt de lijst met voorgestelde medewerkers groter en blijkt een medewerker van een andere unit een betere score en dus fit te hebben:

Op het moment dat “Include Contracters” op Ja staat, zullen ook inhuurkrachten die voldoen aan de criteria worden getoond. De zoekcriteria kunnen worden aangepast door rechtsboven te klikken, waarna het volgende scherm verschijnt:

Criteria kunnen worden in- of uitgeschakeld en de belangrijkheid per criterium kan worden aangepast, om de resultaten te beïnvloeden. Houd er rekening mee dat op het moment dat een nieuwe zoekactie wordt gestart, de gekozen instelling niet wordt bewaard.

Standaard staat de belangrijkheid van alle criteria op Medium, maar als het project het budget overschrijdt, wordt Kostenimpact automatisch ingesteld op Hoog. Als een project achterloopt op schema, worden zowel Passende ervaring als Beschikbaarheid automatisch ingesteld op Hoog.

Resources vergelijken

Om niet per resource de details te moeten bekijken om twee of meer medewerkers met elkaar te vergelijken, kunnen deze worden geselecteerd. Door vervolgens te kiezen voor “Compare”, wordt een duidelijk overzicht getoond met de scores per criterium waarbij de medewerker met de hoogste score bovenaan wordt geplaatst.

Door op de naam van een willekeurige kolom te klikken, kan de sortering worden aangepast. Daarnaast is het mogelijk om op een aantal kolommen te filteren. Medewerkers die het beste lijken te voldoen, kunnen op een “Shortlist” worden geplaatst om een eerste selectie te maken.

Boeken

Zodra is gekozen voor een medewerker, kan de planning worden bijgewerkt via de knop “Continue Booking”.

Dit proces verloopt in meerdere stappen. De resourcevereiste wordt bijgewerkt met de geselecteerde medewerker (mag overigens geen Generic Resource zijn), waarna automatisch het planboard wordt geopend. Doordat in de filtering alle vereisten worden meegenomen, kan het voorkomen dat de geselecteerde medewerker toch niet wordt getoond zoals in dit geval:

Door één of meerdere criteria te verwijderen, zal de medewerker wordt getoond en kan boeking plaatsvinden.

Ervaringen AI suggesties voor resource allocatie

Na een aantal dagen testen met de functionaliteit, zijn dit geconstateerde aandachtspunten:

• Zorg voor voldoende data, zoals meerdere resources met verschillende rollen, vaardigheden, geschreven uren en projecten met vergelijkbare taken.
• Er wordt bij een eerste zoekactie alleen gekeken naar de resourcing unit uit de Team Member, ook al zijn in de resourcevereiste meerdere resourcing units ingesteld. Je zou verwachten dat de andere resourcing units worden meegenomen, aangezien dit bij de vaardigheden wel het geval is. Uitbreiden van de resourcing units moet je dus zelf doen zoals boven beschreven.
• Kosten worden niet bij elke medewerker getoond, terwijl aan elke resourcing unit dezelfde kostprijs prijslijst is gekoppeld. Ik heb nog niet kunnen verklaren hoe dit kan.
• Hoewel de planning volledige beschikbaarheid aangeeft, wordt bij de ene medewerker wel beschikbaarheid getoond en bij de andere niet. Ook hier heb ik nog geen verklaring voor.
• Het zoeken naar relevante werkervaring op basis van omschrijvingen van projecttaken lijkt niet in alle gevallen te werken. Dit zou kunnen worden veroorzaakt door de Nederlandse taal.
• Bij sommige projecten ontstaat een algemene foutmelding, terwijl de instellingen en inrichting goed lijken te zijn. Daarnaast wordt lang niet altijd een resultaat getoond, waar dit op basis van inrichting wel zou worden verwacht.
• Hoewel het in het Compare scherm voor elke kolom mogelijk is te sorteren en filteren, blijkt dit in de praktijk niet zo te zijn zoals ook wordt beschreven in de handleiding.
• Het boeken van de geselecteerde resource verloopt niet vlekkeloos doordat alle criteria van de resourcevereisten worden meegenomen. Om dan toch de juiste medewerker te kunnen selecteren en boeken, moeten handmatig de criteria waar de medewerker niet aan voldoet worden verwijderd.
• De functionaliteit is nog niet in het Nederlands vertaald, maar dat zal vast nog komen.

Maar ondanks deze ietwat negatieve ervaringen ben ik over het algemeen zeer te spreken over de eerste versie van de resource recommendations functionaliteit en verwacht ik er zeker nog meer van in de toekomst.