Powerapps voorbeelden: zet ideeën om in oplossingen
Vandaag de dag adopteren steeds meer bedrijven, meerdere tools uit het Power Platform. Bij GAC merken we dat het lastig is, om alle mogelijkheden die dit platform biedt te overzien. Hierdoor is het voor bedrijven soms ingewikkeld om de juiste tools te kiezen voor bepaalde processen. Dit wordt nog lastiger wanneer zij een automatiseringspartner hebben, die zich enkel heeft gespecialiseerd in ERP, Office 365, CRM, BI of low code apps. De voorkeur voor het oplossen van problemen door een dergelijk soort partner, zal uitgaan naar één van de oplossingen die hij zelf beschikbaar heeft. Maar het is de vraag of dit dan ook de juiste oplossing betreft?
Low code Powerapps
Bij GAC Business Solutions hebben we gelukkig alle expertise aan boord om onze klanten te adviseren over de juiste oplossing. Hierbij kijken we altijd naar het Microsoft Platform als geheel.
Maak ik gebruik van maatwerk binnen mijn ERP om het proces op te lossen of kies ik voor low-code/ no-code Power Apps?
Wanneer een Power app maken?
Op welk moment maak je de keuze om bijvoorbeeld Power App in te zetten? Een Power App maken is geen doel op zich, maar vormt een middel om een proces te optimaliseren. De belangrijkste vraag; hoe kom je tot een concrete casus voor een Power App? Het antwoord hierop is vrij simpel. Wanneer het proces momenteel nog over één van onderstaande eigenschappen beschikt en het niet binnen je ERP geautomatiseerd is. Heb je binnen no time een business case te pakken.
- Procesverloop hoofdzakelijk via een papieren stroom.
Hierbij kun je denken aan het gereed melden van productieorders of pakbonnen, kwaliteit controles, simpele voorraad aanvul verzoeken of credit aanvragen.
- Veelal manuele invoer benodigd, terwijl data in systemen aanwezig is.
Stamdata van klanten, artikelen en leveranciers liggen al vast in systemen. Maar ook transsectionele data. Ontsluit de informatie in applicaties, om ze efficiënt toe te passen. Bij het doen van een kwaliteitscontrole weten we alle kenmerken van een product. Wanneer we het artikelnummer weten, kunnen we dit uit het ERP ophalen. Binnen het Power Platform zitten 275+ standaard connectoren, waarmee je data uit tal van systemen ontsluit.
- Het proces keert periodiek terug (x keer per dag/ week/ maand).
Niemand houdt ervan om frequent hetzelfde werk te doen. Een concreet voorbeeld: een bedrijf maakt 1x per week een inkoopvoorstel, op basis van het op papier genoteerde verbruik van artikelen door monteurs. Maar hiervoor kun je ook gebruik maken van automatische notificaties i.p.v. dit handmatig te controleren.
- Meerdere medewerkers leggen dezelfde gegevens vast.
Een medewerker noteert iets omdat het op is en een backoffice medeweker moet alsnog de voorraadmutaties verwerken. Gevolgd door het aanmaken van een inkooporder om de benodigde artikelen bij te bestellen.
- Medewerkers moeten iets goedkeuren, wat handmatig buiten het ERP om verloopt.
Soms verbazen wij ons hoeveel goedkeuringen nog op papier worden uitgewisseld. Hier moet dan vervolgens iemand zijn paraaf onderzetten en het is goedgekeurd. Dit zou je zoveel sneller en efficiënter kunnen afhandelen met een goedkeuringsproces. Dan krijgt de goedkeurder direct een melding en wordt er geen gebruik gemaakt van een onoverzichtelijke losse stapel papieren.
- Proces leent zich niet om binnen een (standaard) ERP omgeving te automatiseren.
In ERP is veel mogelijk, maar soms is het niet logisch om een proces koste wat kost hierbinnen te automatiseren. Hoe ga je bijvoorbeeld slimme in- of uitgangscontroles doen, waarbij documenten, foto’s en steekproeven waardes vastgelegd moeten worden in een (standaard) ERP? Dit kan veel gemakkelijker en efficiënter met mobiele device, waarbij het dossier op SharePoint wordt opgebouwd en met een mobiele app, door de medewerker in een simpele interface door de controle wordt gestuurd.
Inmiddels is er veel geschreven of online te vinden is over de beschikbare tools binnen het Power Platform en vooral wat ze allemaal wel of juist niet kunnen. Wanneer dit nog niet duidelijk is, neem dan zeker even contact op met GAC.
Concrete Powerapps voorbeelden
Concrete voorbeelden van Power Apps die je binnen enkele dagen realiseert en die op jaarbasis deze geïnvesteerde tijd terugwinnen, zijn schaars. Deze voorbeelden, laten juist de kracht van het platform zien. Dit betreffen geen logge maatwerk oplossingen, die weken of maanden nodig hebben om te realiseren. Nee dit betreft een duidelijke tool kit, waar bedrijven zelfstandig mee aan de slag kunnen en hun processen kunnen automatiseren. Aan de hand hiervan kun je binnen korte tijd een proof-of-concept opleveren. Zijn dan alle apps die je gaat maken even succesvol? Natuurlijk niet! Maar doordat je binnen no time een proof-of concept hebt uitgewerkt, kun je snel weer nieuwe dingen toevoegen en uittesten.
Start met kleine optimalisatie trajecten, die zeker binnen de organisatie gebruikt gaan worden. Een beetje Power App spreekt voor zich en iedere medewerker zal hier met plezier gebruik van maken. Zeker wanneer ze zullen zien hoe efficiënter hun werkzaamheden hierdoor worden.
Powerapps voorbeelden: een ideaal proces om digitaal te transformeren met het Power Platform!
Om je te een idee te geven hoe we binnen GAC Business Solutions tot dit soort concrete cases komen. Voorzien we je graag van een mooi en actueel voorbeeld.
Eén van onze sales collega’s, is bij een klant waar hij (niet voor de eerste keer) zag dat voor het aanvullen van de grijp voorraden nog steeds papiertjes werden ingevuld. Die vervolgens door iemand van de afdeling inkoop werden verwerkt tot een inkooporder in het systeem. In dit voorbeeld neemt eerst een medewerker de moeite, om te noteren wat er besteld moet worden en gaat vervolgens weer een andere medewerker deze gegevens overtypen in een inkoopvoorstel. Of order binnen de huidige Dynamics NAV omgeving. Dit klinkt voor GAC als een ideaal proces om digitaal te transformeren met het Power Platform!
De vraag van onze sales collega was dan ook: “Dit moet toch veel gemakkelijker kunnen met een appje? Wij laten onze klant graag zien, hoe GAC dit proces zou kunnen digitaliseren. Dit zou vrij gemakkelijk gerealiseerd kunnen worden, wanneer onze klant zou instappen op het nieuwe Microsoft Platform en gebruik zou maken van Dynamics 365 Business Central. Door deze stap zouden de mogelijkheden nagenoeg eindeloos zijn.
Challenge Accepted!
Aangezien bovenstaand proces aan 5 van de eerdergenoemde 6 criteria voldoet, is een business case zo gemaakt.
GAC