Wist je dat 9 van de 10 IT-leiders zeggen dat geïsoleerde data het grootste struikelblok is bij de digitale transformatie?

Elke onderwijsinstelling, of deze nu bekostigd of commercieel onderwijs aanbiedt, is tegenwoordig een data gedreven instelling. Voor alles is tegenwoordig wel een app of een applicatie. Of je nu bezig bent met de werving van studenten, alumnibeheer doet, als docent je kennis overbrengt of als teamleider sturing geeft aan je cluster. Iedereen gebruikt technologie om het werk makkelijker te maken.

Nieuwe en laagdrempelige technologieën die voor iedereen toegankelijk zijn om het dagelijkse werk makkelijker te maken; dat klinkt fantastisch maar er zitten ook nadelen aan. De aanwas van nieuwe technologie is zo groot dat het traditionele IT-bedrijfsmodel niet meer toereikend is. Een gemiddelde instelling gebruikt tegenwoordig bijna 900 applicaties, waarvan slechts één derde met elkaar is geïntegreerd.

Wat is een datasilo?

Een datasilo is een geïsoleerde verzameling van informatie die niet toegankelijk is vanuit andere delen van de organisatie. Datasilo’s hebben vaak technische en culturele oorzaken en zijn over het algemeen het gevolg van één van de volgende drie problemen:

Niet-compatible technologie

De manier waarop faculteiten en opleidingen met data omgaan, is in de loop van de tijd veranderd. In het verleden was er vaak een centrale IT-afdeling, die bepaalde welke systemen er binnen de faculteiten en opleidingen werden gebruikt. Tegenwoordig bepalen faculteiten en opleidingen vaak zelf welke technologie ze willen aanschaffen. Het gevolg is dat de IT-afdeling te maken heeft met een wirwar aan niet-compatible systemen en applicaties en een groeiende stapel integratieverzoeken.

Bedrijfscultuur

Kennis is macht. Wanneer verschillende faculteiten en opleidingen tegen elkaar moeten opboksen, houden ze waardevolle informatie vaak voor zichzelf. Hierdoor kan er een wantrouwende en competitieve sfeer ontstaan. Als faculteiten en opleidingen allemaal op hun data blijven zitten, wordt er vaak dubbel werk gedaan binnen een instelling. Een dergelijke situatie is meestal niet in het belang van de instelling als geheel.

Organisatiestructuur

Onsamenhangende initiatieven leiden tot geïsoleerde data. Dit maakt het moeilijk voor managers om het overzicht te houden. Deze datasilo’s hebben een negatieve impact op de kwaliteit van de (potentiële) studentervaring.

Centraal relatiebeheer

Een onderwijsinstelling bestaat vaak uit meerdere opleidingen of faculteiten. Een student is vaak te relateren aan één opleiding of faculteit tegelijkertijd. Maar veel andere relaties van een onderwijsinstelling zijn wel degelijk relevant voor meerdere opleidingen of faculteiten. Stagebedrijven kunnen prima totaal uitlopende opdrachten hebben voor verschillende opleidingen.

Rob Kuijpers: Toen ik stage liep bij een producent van benzinepompen was mijn stageopdracht het beschrijven van de interne processen. Naast mij zat iemand van een andere opleiding die als opdracht het ontwerpen van een nieuw handvat voor een benzinepomp had.

Maar ook partners, leveranciers, gemeenten en belangenverenigingen waar een onderwijsinstelling mee te maken heeft, zijn vaak breder actief dan binnen één opleiding of faculteit.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens. Voor de zekerheid zetten we de belangrijkste bepalingen van de AVG nog even op een rij:

1. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt) moet het duidelijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens worden verwerkt.
2. Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken, moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld.
3. Verwerkt een organisatie of persoon persoonsgegevens? Dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke) én van het doel van de gegevensverwerking.
4. Als organisaties persoonsgegevens verwerken, dan moeten ze daarbij als uitgangspunt hanteren ‘zo min mogelijk’. Dat houdt onder andere in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt.
5. De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de gegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.
6. De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd.

Stel dat je als onderwijsinstelling de gegevens van je partners, leveranciers, (potentiële) studenten, alumni en stagebedrijven in meerdere datasilo’s hebt zitten. Hoe ga je dan zorgen dat deze gegevens altijd juist en actueel zijn? En zijn alle datasilo’s op de juiste manier beveiligd zodat privacygevoelige data niet op straat komt te liggen?

En stel dat je gevraagd wordt om aan te tonen dat je alleen maar die gegevens vastlegt die passen bij het doel dat je ermee voor ogen hebt. In hoeveel verschillende datasilo’s wil je dan gaan zoeken?

Recht op vergetelheid

Een persoon heeft altijd het recht om op te vragen welke gegevens een onderwijsinstelling van hem/haar heeft geregistreerd. Het is een utopie om te streven naar slechts één systeem waar studentgegevens in staan geregistreerd, al is het alleen maar omdat je als onderwijsinstelling vaak te maken hebt met DUO of een Student Informatie Systeem (SIS).

Maar je partners, relaties, contactpersonen bij gemeenten en stagebedrijven hebben ook het recht om te worden vergeten. Dan wil je maar zoeken in één systeem en niet in tientallen verschillende datasilo’s.

De oplossing

Op het gebied van centrale IT voorzieningen is het wenselijk om één centraal CRM systeem op het niveau van de onderwijsinstelling te hebben. Eén centraal CRM systeem voor alle potentiële studenten, partners, leveranciers, contactpersonen bij gemeenten, studentenverenigingen en belangenverenigingen. Op die manier voldoe je het makkelijkst aan de eisen van de AVG, maak je het jezelf makkelijk door data niet dubbel bij te hoeven houden en kan je direct (en zonder al teveel moeite) voldoen aan verzoeken van personen om vergeten te worden.

De eerste stap

Rome is niet in één dag gebouwd, en één centraal CRM systeem ook niet. Maar de eerste stap is makkelijk te zetten. Je kunt namelijk al met een centraal CRM systeem beginnen zonder dat je meteen álle opleidingen en faculteiten aansluit.

Een ‘tactiek’ die wij als GAC vaak zien is de implementatie van een CRM systeem voor één faculteit of onderdeel van de onderwijsinstelling. Daarna is het heel eenvoudig om andere onderdelen aan te sluiten aan het centrale CRM systeem. Het CRM systeem is namelijk na implementatie heel makkelijk uit te breiden met aanvullende functionaliteit (lees: aan te passen door middel van configuratie). Ook het aansluiten van aanvullende opleidingen, onderdelen en faculteiten is heel eenvoudig.

Wil jij de eerste stap zetten? Neem dan contact met ons op! Wij delen graag onze ervaringen.