Een bedrijf, stichting of een vereniging staat ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel. De KvK registreert verschillende gegevens en houdt deze bij in het handelsregister. Een aantal van deze gegevens is terug te vinden in het uittreksel. Met een uittreksel kan er dus aangetoond worden dat je zaken doet met een officieel bedrijf heeft en deze is ingeschreven in het handelsregister van de KvK. Er wordt vaak om een KvK uittreksel gevraagd voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld bij het afsluiten van een zakelijk contract.
Simpel gezegd, een KvK uittreksel is nodig wanneer er aangetoond moet worden dat er een geldige inschrijving aanwezig is bij de KvK.
Centraal CRM systeem
Uittreksels van de KvK komen vaak terecht in een structuur van mappen op een netwerkschijf ergens op een server. Maar het kan zoveel makkelijker.
Elk bedrijf heeft in deze tijd namelijk wel een centrale plek voor de klantgegevens, een CRM systeem dus. De klanten waarvoor je een KvK uittreksel hebt opgevraagd zitten dus al in een centrale database. Hoe makkelijk is het dan om rechtstreeks vanuit je centrale CRM systeem het KvK uittreksel op te vragen en op te slaan? Het kan met de, in Dynamics 365 Sales geïntegreerde, oplossing van Company Info.
Hoe werkt het
Zoals bijna alle functionaliteit binnen Dynamics 365 Sales begint het hier ook bij het centrale klantbeeld. Elke klant waarmee je als organisatie te maken hebt staat geregistreerd als account in je CRM systeem. Het 360° klantbeeld is de centrale plek waar alle klantdata bij elkaar komt en is dus ook de plek waar het KvK uittreksel terecht gaat komen.
Via Company Info kun je alle publiek beschikbare gegevens van de Kamer van Koophandel direct je CRM systeem intrekken. Het belangrijkste gegeven is het KvK nummer. Op basis van dit nummer kun je het KvK uittreksel opvragen.
Vervolgens kun je, vanuit het centrale klantbeeld, met één druk op de knop in het menu het KvK uittreksel opvragen.
Het CRM systeem legt vervolgens contact met het systeem van de Kamer van Koophandel en zoekt het desbetreffende uittreksel erbij.
Het uittreksel komt vervolgens direct onder het account waar de opvraag is gedaan beschikbaar.
De fysieke bijlage, dus het uittreksel zelf, zit als een bijlage op een notitie item dat weer op de tijdlijn staat van het uittreksel record. Dat klink omslachtig en is het eigenlijk ook. Voordeel is dat de bijlage direct in CRM zit maar de manier waarop dit is gedaan is niet de meest handige.
Met een Power Automate cloud flow kun je dit eenvoudig oplossen. Daarmee zorg je ervoor dat de bijlage uit de notitie wordt gehaald en wordt geüpload aan de aan het account gekoppelde SharePoint locatie.
Met de geïntegreerde KvK uittreksel functionaliteit van Company Info ben je dus in staat om heel snel je centrale 360° klantbeeld te voorzien van alle noodzakelijke informatie.
GAC