Als opleidingsinstituut is de link met het bedrijfsleven van essentieel belang. De bedrijven waarmee je een strategisch partnership hebt, zorgen ervoor dat je opleidingen relevant blijven. Maar deze bedrijven voorzien je ook van praktijkplaatsen voor je studenten.
Elke gerenommeerde onderwijsinstelling heeft een centraal CRM systeem waar de (potentiële) studenten en samenwerkende bedrijven in zijn vastgelegd. Dat zijn nu net de partijen die je als onderwijsinstelling bij elkaar wil brengen als het gaat om het uitvoeren van stages.
Precies om deze reden is vanaf Q3 2022 hele makkelijke functionaliteit beschikbaar gekomen in Education365, het CRM systeem voor het onderwijs.
Speciaal voor het stagebureau van onderwijsinstellingen is er een specifieke app gemaakt binnen Education365. Op deze manier krijgen gebruikers precies die functionaliteit die ze nodig hebben en hebben ze geen last van functionaliteit die ze niet nodig hebben.
Praktijkaanvraag
Een praktijkaanvraag is in feite het eerste signaal vanuit een bedrijf dat er interesse is om studenten onder te brengen tijdens een stage. Zo’n praktijkaanvraag kan worden gedaan op de website van de instelling. Het ingevulde webformulier wordt automatisch als praktijkaanvraag in Education365 aangemaakt, waarna deze vervolgens kan worden opgepakt.
Op zo’n praktijkaanvraag worden zowel het bedrijf als de contactpersoon vastgelegd, alsook de benodigde contactgegevens. De eerste algemene informatie betreffende de beschikbare stageplek(ken) wordt ook in de praktijkaanvraag vastgelegd. Denk hierbij aan het soort praktijkplaats (korte stage, lange stage, afstuderen, duaal, snuffelstage, etc.). Education365 voorziet standaard in de meest voorkomende soorten. Doordat je gestructureerd vastlegt om wat voor soort stage het gaat, kun je later in het proces makkelijk data filteren en sorteren.
Daarnaast leg je op de praktijkaanvraag de eerste globale informatie vast zoals de eerst mogelijke startdatum, een eventuele vergoeding, het aantal studenten dat het bedrijf kan plaatsen en om hoeveel stage-uren het gaat.
Je wil natuurlijk iedereen inzicht geven in het proces van zo’n praktijkaanvraag. Daarom maakt Education365 op deze plek gebruik van de geavanceerde procesondersteuning.
Praktijkplaatsen
De stage functionaliteit binnen Eduation365 bestaat feitelijk uit 3 gerelateerde lagen, namelijk:
- Praktijkaanvraag
- Praktijkplaats
- Opdrachtuitvoering
Waar op de praktijkaanvraag de eerste globale informatie wordt vastgelegd, wordt op de praktijkplaats meer detailinformatie vastgelegd. Denk hierbij aan het betreffende studiejaar of de gewenste werkdagen. Ook staat hier de concrete opdrachtomschrijving van de opdracht en eventuele noodzakelijke vaardigheden.
Een praktijkplaats kan betrekking hebben op één leerplaats maar kan ook meerdere leerplaatsen bevatten. Elke leerplaats kun je dan vervolgens koppelen aan een opdrachtuitvoering, de derde laag in de stagefunctionaliteit van Education365.
Opdrachtuitvoeringen
De opdrachtuitvoering is uiteindelijk de plaats waar de student aan de praktijkplaats wordt gekoppeld. Daar is er ook de mogelijkheid om de belangrijke betrokkenen vast te leggen zoals de begeleider vanuit het bedrijf én vanuit de opleiding.
Uiteraard kun je de informatie ook van ‘de andere kant’ bekijken. Je kunt in Education365 dus heel makkelijk zien welke opdrachtuitvoeringen een docentbegeleider of bedrijfsbegeleider heeft.
Naast de voorwaarden van de opdracht is dit ook de plaats waar de voortgang wordt bijgehouden. Alle stuurinformatie gerelateerd aan een stage kan hier worden bijgehouden.
Alle contactmomenten met het bedrijf, de student en intern kunnen worden bijgehouden op het juiste niveau. Of het nu gaat over de praktijkaanvraag, de praktijkplaats of de opdrachtuitvoering. Op die manier ben je in staat om alle communicatie op een centrale plek bij elkaar te houden.
Met de nieuwe stagefunctionaliteit van Education365 ben je in staat om vraag en aanbod rondom stages bij elkaar te brengen in één systeem. En laat dat nu net het systeem zijn dat je ook kan ondersteunen bij strategisch relatiebeheer, werving, instroom, opleidingscatalogus en inschrijvingen én alumnimanagement.
Met Education365 heb je dus één centraal CRM systeem voor je hele onderwijsinstelling.
GAC