Wat is RPA?
Veel mensen denken bij RPA aan fysieke robots die handelingen uitvoeren. Maar bij RPA draait het om computer software die de bediening van IT applicaties kan overnemen van mensen. Met andere woorden: terugkerende menselijke taken worden softwarematig nagebootst waarbij gestructureerde handelingen worden geautomatiseerd. Dat zorgt voor veel efficiëntere en effectievere processen binnen een organisatie. Ook verhoogt het de declarabiliteit van je medewerkers. Het gaat bij RPA dus niet om fysieke robots maar om het gebruik van software.
RPA software
RPA sluit doorgaans aan op het al aanwezige IT-landschap en kan daardoor heel snel worden ingezet. Bestaande IT systemen en applicaties hoeven niet te worden aangepast waardoor RPA eigenlijk direct van waarde is voor je bedrijf.
Een softwarebot is in staat om verschillende taken over te nemen van je medewerkers. RPA software is in staat in te loggen in applicaties, data te lezen en te bewerken, e-mails te versturen, documenten op een bepaalde locatie op te slaan en goedkeuringen te verzamelen binnen de organisatie.
Voordelen van RPA software
Het maakt niet uit of je bedrijf groot of klein is of in welke branche je bedrijf actief is, RPA wordt tegenwoordig overal ingezet. De reden van de grote vlucht van RPA is dat de inzet zeer laagdrempelig is. De belangrijkste voordelen van Robotic Process Automation op een rij:
Kosten besparen
RPA is goedkoper dan een personeelslid repeterende taken telkens opnieuw te laten uitvoeren. En een koppeling (integratie) tussen twee (of meerdere) systemen maken, loopt vaak ook in de papieren. En dan hebben we het nog niet eens over het onderhouden van zo’n koppeling.
Verhoging van de kwaliteit
Waar mensen werken worden fouten gemaakt, zeker als werkzaamheden relatief eentonig of zelfs geestdodend zijn. Een goed geconfigureerde softwarebot is foutloos en zorgt voor een afname van het aantal vergissingen. Hiermee stijgt per direct de kwaliteit van het uitgevoerde werk. Verhoging van de kwaliteit zorgt op haar beurt weer voor tevreden klanten en medewerkers.
Medewerkerstevredenheid
Personeel is steeds moeilijker te krijgen en als ze eenmaal in dienst zijn, moet je je uiterste beste doen om je personeel te behouden. Je moet dus zorgen dat je mensen leuk werk kunnen uitvoeren. Saaie terugkerende taken uitvoeren, draagt niet bij aan de medewerkerstevredenheid. Door deze uit handen te nemen van je personeel kunnen zij zich met leuke werkzaamheden bezighouden en hiermee meteen van waarde zijn voor de klanten. De kans dat je personeel dan trouw aan je blijft, is vele malen groter.
Doorlooptijd
Een robot is sneller, wordt niet moe, maakt geen fouten, laat zich niet afleiden en is altijd 100% geconcentreerd. Doorlooptijden van processen worden met de inzet van RPA direct verlaagd. Een robot is gemiddeld 10 tot 15 keer sneller dan een mens. Overbodig om te benadrukken dat de klanttevredenheid daardoor direct stijgt, toch?
Schaalbaar
Gaan de zaken goed? Zonder RPA moet je dan op zoek naar extra (tijdelijk) personeel dat vervolgens nauwelijks te vinden is. Een softwarebot kan grotere hoeveelheden werk moeiteloos aan. Schaalbaarheid is in deze tijd van essentieel belang om kosten voor een bedrijf onder controle te houden.
Wanneer zet je RPA in?
Wanneer een proces bestaat uit een reeks van repeterende en arbeidsintensieve handelingen (zelfs in verschillende systemen) zijn deze geschikt om uit te laten voeren door een softwarebot. Doorgaans zijn processen die voldoen aan onderstaande kenmerken geschikt voor automatisering door middel van een softwarebot:
- Bij processen die gebaseerd zijn op regels liggen beslissingen binnen het proces vast in duidelijke regels en zijn uitkomsten voorspelbaar;
- Standaard processen die zich kenmerken door het uitvoeren van vaste handelingen op vaste schermen met weinig uitzonderingen;
- Processen die werken met gestructureerde data welke opgeslagen is op een standaard locatie (database, documentlocatie).
Hoe begin je met RPA?
Het is lastig om niet snel overtuigd te raken van de toegevoegde waarde van RPA, maar hoe begin je dan? De eerste stap is het identificeren van de processen die in aanmerking komen voor automatisering. Neem daarbij de proceskenmerken die hierboven zijn beschreven mee. Begin vervolgens met een proces dat niet te complex is, zodat je leercurve gecontroleerd kan stijgen. Maar kijk ook naar een proces dat meteen veel tijdswinst kan opleveren. Op die manier creëer je binnen je organisatie gegarandeerd snel draagvlak voor de robotisering.
Vervolgens is het belangrijk dat er een procesbeschrijving is van het proces dat je wil gaan automatiseren. Dat hoeft geen dik boekwerk te zijn. Een korte beschrijving wat elke stap in het proces moet doen, volstaat. Deze procesbeschrijving is namelijk de basis voor een ontwerp. Ook zo’n ontwerp hoeft geen dik boekwerk te zijn, maar het is wel prettig om te documenteren wat een geautomatiseerd proces doet. Vooral voor eventuele toekomstige nieuwe mensen in je organisatie.
Aan de slag met Robotics Process Automation
De daadwerkelijke RPA inrichting doe je op basis van het gemaakte ontwerp. Uiteraard is testen van groot belang want als de robot eenmaal actief is, doet deze precies wat je hebt gezegd dat hij moet doen. Een robot weet niet wat goed is en wat fout.
Zodra de softwarebot actief is, is het belangrijk om deze te monitoren. Uiteraard stuurt de softwarebot een bericht als een proces niet kon worden uitgevoerd, maar proactief controleren is uiteraard aan te raden.
Na de ingebruikname van de eerste procesautomatisering, kun je de geleerde lessen inzetten voor de automatisering van het volgende proces.
Begin klein en gecontroleerd, maar denk groot en ambitieus.
Aan de slag met RPA binnen het Microsoft landschap? Lees dan hier wat je kunt met Power Automate.
GAC