Geplaatst op
13/04/2021
Leestijd
3 min leestijd
Categorie
CRM

CRM koppelingen met Spotler

We kunnen gerust zeggen dat elk bedrijf tegenwoordig een website heeft. En op nagenoeg elke website staat een contactformulier waarmee je als bezoeker contact kunt leggen met het bedrijf. Of je nu een vraag hebt, informatie wil downloaden of wil dat het bedrijf je terugbelt. Een digitaal formulier dient vele doelen.

Online experience

Welk doel het digitale formulier ook dient, een bezoeker van je website verwacht een snelle reactie. Als een formulier in een gedeelde mailbox binnenkomt en daar moet wachten totdat iemand de aanvraag handmatig gaat verwerken kun je niet voldoen aan de verwachting. Die verwachting kun je alleen maar waarmaken als achter een digitaal formulier een geautomatiseerd proces zit.

In dit blog leg ik uit hoe je een digitaal formulier van Spotler onderdeel kan maken van een volledig geautomatiseerd proces.

Architectuur

De oplossing die in deze blog wordt beschreven, bevat een aantal applicaties. Allereerst hebben we een WordPress website waarin een Spotler Web formulier is ondergebracht. Daarnaast hebben we een CRM systeem in de vorm van Dynamics 365 Sales waarin uiteindelijk een lead moet worden aangemaakt, als een web formulier is ingevuld. Als laatste hebben we Power Automate die het automatische proces mogelijk maakt.

spotler koppelen aan crm

Stappenplan voor Spotler koppelingen

Ik ga er vanuit dat jullie weten hoe je een Spotler formulier op een WordPress site kunt embedden. Uiteraard kunnen Spotler formulieren ook in combinatie met andere website technologieën gebruikt worden.

Stap 1: Maak een online flow aan met Power Automate

In Power Automate maak je een online flow aan met de trigger ‘When a HTTP request is received’. Bij het opslaan van de flow wordt de POST URL genereerd die je nodig hebt om het Spotler Form te koppelen aan de online flow.

online flow spotler form

In dit geval is het niet nodig om het JSON schema te vullen. Geef als method wel even aan dat het om een POST methode gaat.

Stap 2: Pas het Spotler formulier aan

De URL die je in stap 1 gegenereerd hebt, heb je nodig in deze stap. In Spotler open je het formulier in de bewerkmodus. Ga vervolgens naar de stap ‘Verwerking’ en vink de optie ‘Doorsturen’ aan. Vul de gekopieerde URL uit stap 1 vervolgens in het juiste veld in.

spotler formulieren

Via de link ‘POST request instellen’ kun je vervolgens instellen welke velden doorgestuurd moeten worden. Ook kun je hier het formulier-id vinden. Dat wordt automatisch meegestuurd. Dat is wel handig om te gebruiken in de online flow die de ingevulde formulieren af zal vangen. Dat geeft je de mogelijkheid om in de online flow het automatische proces per formulier te regelen.

post request spotler formulier

Stap 3: Stop de doorgestuurde velden in variabelen

In de online flow definieer je vervolgens voor elk veld, dat je door wil geven vanuit het Spotler formulier, een aparte variabele. Met een een ‘Apply to each’ loopt de online flow vervolgens elk doorgegeven veld langs, controleert het label en stopt de waarde in de juiste variabele.

online flow spotler

Op deze manier kun je in het verdere proces veel makkelijker werken met de variabelen.

Stap 4: Verwerk de informatie in CRM

Met de variabelen kun je vervolgens doen wat je maar wil. In dit geval gebruiken we de CDS connector om een record aan te maken in een overzicht met downloadaanvragen voor whitepapers. In andere gevallen maken we een lead aan in het CRM systeem.

download aanvraag spotler formulier

Je kunt nu alle mogelijke connectoren van Power Automate gebruiken om het volledige vervolgproces te automatiseren. In het voorbeeld dat in deze blog gebruikt wordt, versturen we volledig automatisch de aangevraagde whitepaper naar de aanvrager en maken we leads aan in ons CRM systeem.

spotler formulier

Tip: Het is makkelijk om te werken met 2 online flows. Eentje voor het ontvangen van de HTTP requests die worden verstuurd vanuit Spotler. Als die online flow eenmaal draait, hoef je er nooit meer naar om te kijken. Vervolgens creëer je een nieuwe online flow die de formulier reactie ergens oppakt. Dat kan een record in het CDS zijn of zelfs een SharePoint lijst. Die online flow kun je vervolgens steeds verder verfijnen en geeft je de mogelijkheid je proces steeds beter te automatiseren.

CRM koppelingen met Spotler: ideaal!

Door een CRM systeem aan je website te koppelen kun je het proces automatiseren waarmee vragen van online bezoekers snel afgehandeld kunnen worden. Op deze manier geef je mensen de snelle online experience die ze verwachten, registreer je automatisch klantdata op een centrale plek en hebben je medewerkers tijd over om nog meer processen te automatiseren.

YOU GAC
Growing Together