Data, data, data… Menig bedrijf heeft er meer van dan men soms zou willen. Maar hoe kan ik al deze data van bijvoorbeeld mijn artikelen, leveranciers en prijslijsten uniform beheren? En hoe ga ik om met alle productomschrijvingen en visuele content die ik gebruik op mijn webshop? De oplossing hiervoor is een Product Informatie Management systeem, kortweg PIM genoemd. In dit artikel leggen we je uit wat een Product Informatie Management systeem inhoudt, hoe je met Trade365 of Production365 van GAC Business Solutions al een groot deel van je PIM behoeftes kunt invullen en wanneer je de stap naar een separaat PIM systeem zou moeten maken.
Wat is een Product Informatie Management systeem?
Alle content die producten beschrijft uniform beschikbaar maken, dat is wat een Product Informatie Management systeem voor je gaat doen. Data die je ontvangt van je leveranciers, producenten, partners en klanten, worden in het PIM systeem op een uniforme manier verwerkt en gepresenteerd.
Kenmerkend voor veel bedrijven is de centrale plek waar al deze informatie te vinden is. Of laat ik zeggen, de verschillende plekken waar delen van deze informatie is opgeslagen. Je voelt het al aankomen, menig bedrijf heeft geen centraal beheer van productdata. Bepaalde gegevens staan in het ERP systeem, gegevens worden aangevuld op de webshop en eventueel staat er ook nog wat in je CRM systeem of in een paar losse Excel bestanden. Eén waarheid maken van al deze bronnen, is de truc om tot een optimaal Product Informatie Management systeem te komen. Vervolgens kun je deze informatie weer eenvoudig gebruiken in je e-commerce kanalen.
PIM syteem in Dynamics 365
Maar nu vraag je je wellicht af: als ik een Product Informatie Management systeem zoek, heb ik dan een extra applicatie nodig? Veel mensen lezen iets over PIM en denken vervolgens dat dit een noodzakelijk aanvullend systeem is. Dit alles valt of staat met de wensen die je hebt omtrent de data die je allemaal centraal wil gaan bijhouden. Op het moment dat je gebruik maakt van Dynamics 365 Business Central in combinatie met Trade 365 of Production365 van GAC, heb je namelijk al de nodige tools in huis om een prima basis te leggen.
Dynamics 365 Business Central gebruiken als PIM systeem
Je ERP systeem gebruiken als PIM systeem is zeker een optie. Veel informatie zal je immers hierin al hebben opgeslagen. Bijkomend voordeel is dat je data eenvoudig in Business Central kunt importeren of bijwerken vanuit Excel of zelfs volledig geautomatiseerd middels de Connect2All module van GAC.
Uniform beheer van productgroepen en productkenmerken
Wellicht één van de belangrijkste databronnen die je op een uniforme manier wilt beheren. Het gebruik van productgroepen kent men meestal wel. Van oudsher vaak opgezet met een bepaalde gedachte hoe men data wenst te rapporteren. Tegenwoordig geef ik het advies om veel meer te kijken naar je (potentiële) online verkoopkanalen en hoe jij je producten hier wenst te gaan indelen. Wat is voor je klant een logische plek om het product te vinden? Vaak zijn je productgroepen dan ook in meerdere lagen opgebouwd. Allemaal zaken die je prima kunt organiseren binnen Business Central.
Maar jouw klant heeft niet genoeg aan alleen een productgroep. Een simpel voorbeeld: iemand is op zoek naar een nieuwe accuboormachine, de productgroep. Maar laat jij nou 100 verschillende modellen in het assortiment hebben, hoe weet hij dan welke hij moet hebben? Uiteraard heeft je klant al wat wensen en eisen voor zichzelf op papier gezet. Hij zoekt een accuboormachine van een bepaald merk, met een bepaalde capaciteit en spanning. Daarnaast is het een fanatiekere doe-het-zelver, maar geen professional. Allemaal criteria die je eenvoudig kunt verwerken als productkenmerken. Hierdoor krijg je het voordeel dat je eigen artikelbestand veel beter doorzoekbaar is, maar als je vervolgens deze informatie uitwisselt met je webshop kan jouw potentiële klant met enkele muisklikken tot een gespecificeerde selectie van 5 accuboormachines komen. Door deze informatie uniform en consequent op te slaan, versnel je het verkoopproces en boost je uiteindelijk je conversie.
Gerelateerde producten of alternatieven
Laten we onze voorbeeldklant, de fanatieke doe-het-zelver, even vasthouden. Uiteindelijk heeft hij de accuboormachine gevonden op je webshop. Een bijpassende extra accu of borenset, is dan wel zo handig om gelijk toe te kunnen voegen aan het winkelmandje. Hierbij spreken we van gerelateerde producten. Binnen Business Central beheer je deze gerelateerde producten eenvoudig en heb je dus op alle kanalen je upsell producten inzichtelijk.
Deze functionaliteit kun je op een vergelijkbare wijze toepassen voor alternatieven. Zo maak je snel inzichtelijk welke producten je als alternatief zou kunnen kopen. Door dit slim toe te passen, kun je óók online je klanten direct een gericht advies geven zonder ze te spreken.
Waar sla ik mijn afbeeldingen op?
Het beheren van afbeeldingen is regelmatig een interessant discussiepunt met onze klanten. Een regulier ERP systeem doet bijzonder weinig met afbeeldingen en vaak kun je ze hier niet eens opslaan. Binnen Business Central kun je naar wens één afbeelding koppelen aan je artikel, welke je vervolgens ook op andere kanalen kunt gebruiken. Met wat workarounds krijg je het binnen Business Central voor elkaar om meer dan één afbeelding te koppelen aan een artikelkaart, maar de vraag is waarom je dat zou willen. Als je echt meerdere afbeeldingen wilt koppelen in je centrale systeem voor productbeheer, kom je op een kantelpunt om een PIM te overwegen. Neemt niet weg dat dit soort content gedreven data vaak door andere mensen wordt beheerd. In dit soort gevallen adviseer ik eerder een 80/20 regel. Zo lang je maar minimaal 80% van je productdata in één applicatie kan beheren, is een best of breed oplossing zo slecht nog niet. De webshop neemt als startpunt de 80% data en wordt op die plek verder verrijkt tot de 100%. In dit specifieke voorbeeld door het toekennen van meerdere afbeeldingen. Op deze manier kun je prima met de bestaande tools het juiste resultaat behalen.
Werk je sowieso maar met één afbeelding per product, dan kun je uiteraard dit allemaal vanuit Business Central beheren. Foto’s kun je eenvoudig maken of importeren en dankzij de Connect2All module zelfs in batches (geautomatiseerd) verwerken.
Koppel video’s en documentatie aan je artikel
Je klanten verwachten steeds meer visuele content en informatie van je producten te kunnen vinden. Het gebruik van video’s is meer en meer standaard geworden en geeft je klant een goed beeld van hetgeen hij van het product kan verwachten. Daarnaast is het in bepaalde branches ook gebruikelijk om documentatie als handleidingen of technische tekeningen beschikbaar te stellen. Dit soort informatie koppel je eenvoudig aan je artikel in Business Central, zodat je het weer op verschillende kanalen beschikbaar kan maken.
Uitgebreide productteksten
Het beheren van productteksten is dan weer één van die punten waar je je van af moet vragen waar je dit zo slim mogelijk kan beheren. Mijn advies hier is, probeer dit soort informatie niet in het ERP systeem te beheren. Als je goede commerciële teksten wil uitwerken, ga je vaak met meerdere regels tekst aan de slag en bepaal je met alinea’s en afwijkende opmaak hoe het eruit moet komen te zien op de site. In de basis kun je je teksten prima beheren in Business Central, zeker als dit beknopte teksten zijn. Maar vaak wordt dit door andere mensen gedaan in de organisatie. In de basis kun je dit prima in het CMS van je webshop beheren of zou dit één van de componenten kunnen zijn waarin een PIM systeem simpelweg beter is.
Webshop vertalen
Het gebruik van vertalingen ligt in dan weer in lijn met het beheer van je teksten. Het klinkt logisch om de vertalingen bij de teksten te borgen. Zoals bij de productteksten te zien is, kun je in Business Central eenvoudig verschillende talen van je teksten beheren. Naar mijn mening is het echter logischer om je vertalingen te beheren in je CMS of je PIM systeem. Afhankelijk van hoeveel internationale traffic je op je online kanalen krijgt, zou je er ook voor kunnen kiezen om een automatisch vertaalde tekst te tonen op basis van een Google Translate script dat de teksten automatisch aanpast in een te kiezen taal. Dit kan wel tot gevolg hebben, dat bepaalde branche specifieke termen niet altijd even lekker uit de verf komen in een andere taal.
Prijzen
In de hedendaagse economie is het erg gebruikelijk dat jij als bedrijf meerdere verkoopkanalen opneemt in je verkoopstrategie. Daar waar je voorheen met eenvoudige prijsafspraken te maken had (prijslijst op basis van de locatie van de klant, kortingsgroep op basis van de verwachte afname van de klant etc.), krijg je steeds meer te maken met afwijkende prijzen per online verkoopplatform en zie je steeds vaker een focus op zowel B2B als B2C. Dynamics 365 Business Central in combinatie met Trade365 of Production365 van GAC heeft ongekende mogelijkheden op het gebied prijzen- en kortingenbeheer. Al jouw complexe spelregels vangen wij af in een model, zodat de verschillende systemen weten wanneer welke prijzen moeten worden gehanteerd. Met de speciale prijzen- en kortingenfunctionaliteit zorgen we dat jij je online promoties simpel centraal beheert.
Aansturing van verkoopkanalen
We raakten het net al even bij de prijzen, maar je zal met steeds meer verschillende verkoopkanalen te maken gaan krijgen. Sommige producten wil je wellicht wel of niet aanbieden op specifieke kanalen. Dit alles wil je ook eenvoudig in een systeem kunnen borgen en kunnen overzien. Business Central leent zich er prima voor om dit met de aanwezig tools op een slimme manier in te richten. Zo zijn jouw producten altijd aanwezig op de juiste verkoopkanalen en voorkom je hiermee het mislopen van omzet of onnodige nee-verkopen.
Aanvullend PIM systeem als dé single point of truth
Waarom heb ik dan een aanvullend systeem nodig om mijn product informatie data te beheren, hoor ik je denken? Een aantal punten zijn denk ik al duidelijk naar voren gekomen in het vorige deel. Maar één van de grootste redenen is dat je je productinformatie wellicht zo centraal mogelijk wil borgen. Met een PIM systeem zorg je voor consistente productinformatie die vanuit één plek wordt beheerd en gedeeld met de relevante kanalen. Hiermee creëer je een zogenaamde single point of truth van jouw productinformatie. Zo beschikken uiteindelijk jouw webshop of je andere verkoopkanalen steeds over de actuele informatie.
Ondanks dat je je productdata vanuit één plek kunt beheren, betekent dit natuurlijk ook dat je te maken krijgt met meerdere interfaces tussen verschillende applicaties. Wat mij betreft zijn de volgende redenen doorslaggevend voor het kiezen voor een aanvullend PIM systeem naast je ERP applicatie:
- Uitgebreid content beheer; op het moment dat je meerdere afbeeldingen, uitgebreide teksten en meerdere talen op één centrale plek wilt borgen gaat dit het beste in een PIM systeem. Vaak zijn hier ook aanvullende tools aanwezig om de juiste specificaties van de afbeelding te borgen (denk aan verschillende formaten en resoluties welke op de verschillende kanalen van toepassing zijn).
- Internationale (online) verkoopkanalen; zoals ik eerder beschreef, is het aansturen van meerdere verkoopkanalen vanuit Business Central zeker mogelijk. Maar juist als je te maken krijgt met complexere constructies, bijbehorende vertalingen en eventueel afwijkende teksten per kanaal, gaat een Product Informatie Management systeem van toegevoegde waarde zijn.
- Catalogussen; of je nu afdrukt of digitaal opmaakt, het genereren van catalogusbestanden is specifiek zo’n functionaliteit die vaak aanvullend mogelijk is in een PIM systeem. Heb je hiermee te maken, dan kan een PIM systeem dus wellicht een interessante optie voor je zijn.
- Contentdistributie planning; tot op zeker hoogte is dit ook te beheren vanuit Business Central. Maar op het moment dat we de distributie van content (denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in teksten of afbeeldingen) moeten gaan plannen voor specifieke kanalen, is het de beste optie om dat vanuit een centraal PIM systeem te doen.
Eén van de grote voordelen is dat je je bedrijfsprocessen gaat vereenvoudigen als alle informatie over je producten centraal op één plek te vinden is en centraal wordt beheerd. Daarbij kunnen ook gegevens worden gebruikt, die je sowieso niet in een ERP systeem als Business Central gaat borgen. Denk bijvoorbeeld aan de reviews die klanten schrijven op je producten en de kenmerken van deze producten. Dit is natuurlijk ook een steeds belangrijker mechanisme voor het verhogen van de conversie en customer experience online.
Hopelijk heeft het lezen van dit blog je geholpen bij het bepalen van de noodzaak van een aanvullend PIM systeem. Wil je graag eens over jouw product informatie management vraagstukken sparren? Onze specialisten staan voor je klaar om van gedachten te wissel en samen met jou te kijken wat de beste oplossing is voor jouw bedrijf.
GAC