Het lijkt misschien een vreemde vergelijking: een ERP-systeem implementeren en emigreren naar het buitenland, zoals we zien in het populaire televisieprogramma Ik Vertrek.
Toch kunnen er meerdere vergelijkingen worden gemaakt tussen beide processen. In beide gevallen begeven de betrokkenen zich op onbekend terrein, liggen valkuilen en onverwachte obstakels op de loer, maar wanneer het einddoel wordt bereikt geeft dat enorm veel voldoening. Het euforische gevoel waarvoor het behaalde succes zorgt, maakt het de moeite waard.
In dit blog neem ik graag 6 van deze overeenkomsten met je door en geef ik meteen voor iedere overeenkomst een tip om succesvol te zijn.
1. De droomfase: Vol verwachting klopt ons hart
Net zoals de families in Ik Vertrek dromen van een nieuw leven onder de zon, dromen bedrijven van een gestroomlijnd en efficiënt ERP-systeem. Dit is de fase waarin alles nog mogelijk lijkt en waar misschien wel te vaak een rooskleurig beeld wordt geschetst van hoe het systeem alle huidige uitdagingen gaat oplossen. Toch zijn er altijd ook mensen die waarschuwen: “Weet waar je aan begint!”
Tip: Wanneer je er vanaf het begin voor zorgt dat iedereen een realistisch beeld heeft van wat er nodig is voor een ERP-implementatie en welke veranderingen het met zich mee zal brengen is de uiteindelijke kans op een succesvol project en het halen van gewenste einddoel vele malen groter.
2. Het vertrek: Het project gaat van start
In Ik Vertrek zien we vaak de grote dag waarop mensen hun koffers pakken, afscheid nemen van familie en vrienden en definitief naar het buitenland vertrekken. Bij een ERP-implementatie is dat het moment waarop de voorbereidingen in volle gang gaan: het projectteam wordt gevormd, taken worden verdeeld en de eerste trainingen worden gepland. De échte reis begint hier en nu!
Tip: Bereid je team goed voor op deze fase. Zorg dat iedereen weet wat zijn of haar rol is en wat de verwachtingen zijn. Bespreek en beschrijf alle noodzakelijke en gewenste functionaliteiten met elkaar en met je leverancier.
3. De taalbarrière: Nieuw systeem, nieuwe taal
“Spreek ik de taal wel goed genoeg?” “Is de cursus die ik heb gevolgd wel voldoende?” Zomaar 2 vragen die de deelnemers van Ik Vertrek zichzelf meerdere malen kunnen vragen.
Wanneer je tegen een taalbarrière aanloopt kan dat zomaar leiden tot misverstanden en frustratie. Hetzelfde gebeurt vaak bij een ERP-implementatie. Je medewerkers moeten wennen aan nieuwe termen, functies en manieren van werken. Dit kan zorgen voor veel verwarring en weerstand.
Tip: Investeer in een goede training en voeg wellicht een communicatiemiddel – de nieuwsbrief – aan je organisatie toe. Op die manier wordt voldoende tijd genomen om gebruikers vertrouwd te maken met de ’taal’ van het nieuwe systeem en met wat er allemaal aan het gebeuren is in het project.
4. De cultuurschok: Nieuwe processen en routines
Na het enthousiasme van de eerste weken, komt de realiteit hard binnen. In Ik Vertrek merken mensen dat het dagelijkse leven in het buitenland niet alleen uit vakantie bestaat. Zo geldt dat ook voor een ERP-systeem: zodra de eerste projectfase is doorlopen en consultants van GAC door middel van de Proof of concept hebben getoond dat het systeem werkt, moeten jullie zelf aan de slag. De nieuwe processen moeten uitvoerig worden getest en verder ingericht. De tijdsinspanning gaan aanzienlijk omhoog. Voor veel medewerkers voelt dit als een cultuurschok en een breuk met oude routines.
Tip: Begeleid je team tijdens deze periode waar aanpassingsvermogen en flexibiliteit wordt gevraagd. Wees geduldig en geef ruimte voor feedback en vragen. Dit is hét moment in het project om je mensen on-track te houden.
5. De onverwachte problemen: Dingen lopen niet zoals gepland
Het programma Ik Vertrek staat bekend om de tegenslagen: van vergunningen die niet rondkomen tot onverwachte kosten en andere obstakels. Veel kijkers smullen daarvan maar zouden zoiets zelf liever niet meemaken. Bij een ERP-implementatie zien we ook vaak dat dingen niet volgens plan verlopen. Van technische problemen, functionaliteit die toch tegen blijkt te vallen tot gebruikers die vastlopen: het is onvermijdelijk dat er onderweg hobbels zullen zijn.
Tip: Houd altijd ruimte voor flexibiliteit in je planning en budget. Verlies het uiteindelijke doel nooit uit het oog. Het kan helpen om een buffer aan te houden voor eventuele tegenslagen. In financiële zin maar misschien ook qua functionaliteit.
6. Het eindresultaat: Trots op wat is bereikt
Na maanden van hard werken, mislukkingen en doorzetten, bereiken de deelnemers in Ik Vertrek hun doel: een nieuw leven in het buitenland. Zo ook bij jouw ERP-implementatie. Het systeem draait en de voordelen worden zichtbaar. Het is een moment van trots, hoewel er vaak nog steeds wat fine-tuning nodig is om alles soepel te laten verlopen.
Tip: Vier de successen! Niet alleen aan het eind maar ook tussentijds. Dat houdt je mensen zeker gemotiveerd! Een ERP-implementatie is een hele prestatie en jullie zullen het met deze tips ook zeker tot een goed eind brengen!
Conclusie: Een reis naar een efficiënter en toekomstbestendig systeem dat je bedrijf een stap verder brengt
Een ERP-implementatie is net als Ik Vertrek een grote, uitdagende reis met veel onbekende factoren. Het vraagt daarom om een goede voorbereiding, flink wat doorzettingsvermogen en een flexibel team. En hoewel er vaak obstakels zijn, is het eindresultaat de moeite waard: een efficiënter en toekomstbestendig systeem dat het bedrijf een stap verder brengt.
Zoals in Ik Vertrek draait het niet alleen om het bereiken van de bestemming, maar ook om de lessen en successen onderweg.
Ben je benieuwd hoe wij als GAC Business Solutions samen met onze klanten projecten uitvoeren en succesvol het ultieme doel, de live-gang, behalen? We hebben een gedegen en bewezen methodiek die we al jaren volgen en fine-tunen. Neem eens een kijkje op deze link en lees alles over die methodiek.
GAC