Op het moment dat een IT & consultancybedrijf of accountantskantoor uit meerdere juridische entiteiten en/of meerdere teams of business units bestaat, krijg je in veel gevallen te maken met onderlinge doorbelasting van uren. Het is dan namelijk niet ondenkbaar dat een medewerker van het ene team wordt ingezet op een project van een ander team, of zelfs van een ander bedrijf. Bij gebrek aan een goed geïntegreerd systeem zal dit leiden tot extracomptabele berekeningen en handmatige journaalposten en/of facturen. Dit is gelukkig verleden tijd bij de inzet van PSA365.
Organisatorische eenheden
Om onderlinge doorbelastingen van uren automatisch te kunnen verwerken, is het belangrijk om vast te leggen bij welk team, afdeling of business unit projecten en medewerkers horen. In Microsoft Dynamics 365 Project Operations heten dit organisatorische eenheden. Een team wordt gekoppeld aan een juridische entiteit en dus een administratief bedrijf. Centraal Gegevensbeheer zorgt er overigens voor dat klanten, projecten, medewerkers en andere stamdata in alle bedrijven gelijk zijn.
Eén centrale urenverantwoording
Voor medewerkers maakt het niet uit of ze werkzaamheden verrichten voor een project van het eigen team of van een ander team, zolang ze hun uren kunnen verantwoorden. En bij voorkeur in één weekstaat. Bij het gebruik van PSA365 heeft iedere medewerker één weekstaat, waarin hij op alle projecten van de hele organisatie tijd kan schrijven. Uiteraard met uitzondering van die projecten die zijn afgeschermd. Voor de medewerker is het ook niet van belang welke juridische entiteit deze uren zal factureren aan de klant. Dat wordt allemaal op de achtergrond geregeld.
Automatiseer onderlinge doorbelastingen
Alle ingediende uren worden beoordeeld en geaccordeerd door de projectmanagers. Hierdoor ontstaat onderhanden werk in de projectadministratie én in de financiële administratie. Op basis van de aan het project gekoppelde organisatorische eenheid wordt de journaalpost voor het onderhanden werk klaargezet in het juiste bedrijf.
Op het moment dat een medewerker uren heeft geschreven op een project van een ander team, zullen naast de onderhanden werk regels, automatisch extra regels worden aangemaakt voor de doorbelasting. Hiermee wordt bereikt dat het team waar de medewerker onderdeel vanuit maakt, een vergoeding krijgt voor de uren die zijn gemaakt voor het andere team. Het andere team krijgt namelijk de omzet van deze uren door te factureren aan de klant. En door de doorbelasting ook een deel van de kosten voor de inhuur. Wel zo eerlijk.
De doorbelastingsregels worden op basis van de intercompany instellingen als journaalpost automatisch in de verschillende bedrijven verwerkt. Dit werkt prima als er sprake is van een fiscale eenheid voor de omzetbelasting. Op het moment dat dit niet het geval is, kan maandelijks op basis van de doorbelastingsregels eenvoudig vanuit het ene bedrijf een verkoopfactuur worden aangemaakt, die automatisch als inkoopfactuur wordt verwerkt in het andere bedrijf. Hiermee zijn de rekening-courantverhoudingen altijd in balans.
Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt?
Neem contact met ons op en wij laten zien hoe je door te werken met PSA365 de doorbelastingen van uren eenvoudig op orde krijgt en hiermee tijd en handmatige handelingen minimaliseert.
GAC