'Co-creatie van integrale software-oplossing'

Als commerciële opleider verzorgt Avans+ de na- en bijscholing voor studenten en maatwerk voor bedrijven. Dit doen ze op een persoonlijke, effectieve en flexibele manier. In de zoektocht naar een software-pakket dat goed aansluit bij hun manier van onderwijzen, besloten zij om niet alleen te kiezen voor de Education365-oplossing van GAC, maar hier ook functionaliteit aan toe te voegen. In cocreatie wordt de oplossing geïmplementeerd en verbeterd met ideeën die tijdens de implementatie en het gebruik worden opgedaan. Een waardevol proces, want de beschikbare software in de markt is nihil.

 We spreken André de Bruijn, informatiecontroller bij Avans+. ‘Onze onderwijsprogramma’s zijn flexibel en we werken alleen met externe docenten. Dat zijn er inmiddels 1500. De software-oplossing waar we naar zochten moest daar goed op aansluiten en optimaal ondersteunen in de processen van werving, inschrijving en facturatie. Zo’n drie jaar geleden hebben we besloten om deze oplossing in cocreatie met GAC te ontwikkelen.’

De geboden oplossing

‘Uiteindelijk kwamen we uit op Education365. Dit is een integrale oplossing waarin de oriënterende student ondersteund wordt: van het aanvragen van een brochure tot de organisatie van een voorlichtingsbijeenkomsten. Daarnaast kunnen we met deze oplossing het inschrijvingsproces van studenten automatiseren. Naast open trainingen, waar iedereen aan mee kan doen, wordt ook het maatwerkaanbod zoals incompany opleidingen via Education365 ondersteund. Na afronding van de opleiding wordt tot slot de diplomering, dus cijfers en certificaten, centraal in Education365 opgeslagen.’

Samen bouwen

‘Het proces van cocreatie was best een pittig proces, omdat we iets wilden hebben wat er nog niet volledig was. Toen we halverwege het traject waren kwam bovendien corona. Hierdoor waren we gedwongen om veel op afstand samen te werken. Wat er inmiddels staat werkt, maar we hebben nog niet al onze ambities verwezenlijkt; we zijn nog bezig met de implementatie en ook de ontwikkeling. Maar: de eerste voordelen van alle inspanningen zijn absoluut al merkbaar.’

Voordelen tot nu

‘Ons inschrijfproces is inmiddels geautomatiseerd. Dat betekent dat potentiële studenten die interesse in ons onderwijs hebben grotendeels geautomatiseerd in onze systemen worden ingeladen. Afhankelijk van onze instellingen, wij kunnen dit aan de voorkant helemaal inregelen, worden ze ingedeeld in klassen, opleiding en modules. Hierdoor hebben we bijna geen omkijken meer naar het inschrijfproces. Bovendien wordt de communicatie van daaruit automatisch met de klant opgestart. Versnipperd werken is daardoor verleden tijd, want alle interactie met klanten en studenten komt nu in hetzelfde systeem terecht. Collega’s kunnen zo precies zien wie er contact heeft gehad met welke klant, en wat de status is. Ook kunnen we elkaar nu taken toekennen. Hierdoor kunnen we zorgvuldiger met onze klanten zakendoen. We gebruiken Education365 ook voor facturering; zowel voor onze open als gesloten opleidingen waar een bedrijf achter zit. De maatwerkfacturatie hopen we binnenkort af te ronden, zodat we alle facturen vanuit deze omgeving kunnen uitreiken.’

Toegevoegde waarde GAC

‘De mensen waar we rechtstreeks mee samenwerken zijn de mensen die het doen. Het zijn betrokken consultants, waarmee we de beste versie van het product vormgeven. Ik zou de samenwerking als collegiaal omschrijven. We beschouwen hen deels ook als onze eigen mensen. Twee jaar hebben we heel intensief samengewerkt. Nu wordt er gewerkt aan een structurele, maar minder intensieve samenwerking om gestaag te blijven verbeteren. Met een oplossing als deze is het sowieso zaak om die te onderhouden en continu te blijven monitoren.’