'Blijf in contact met alumni via Education365'

In het kort..
Organisatie
De Rooi Pannen
Software oplossingen
Education365
Aantal gebruikers
1500 alumni
Branche
Scholengemeenschap Noord-Brabant

De Rooi Pannen is een kleinschalige scholengemeenschap met een rijke historie en locaties in Tilburg, Eindhoven en Breda. Hun onderwijs kenmerkt zich door kleinschaligheid, praktijkgerichtheid en een ondernemend karakter. De Rooi Pannens wens? Het opzetten van een alumnivereniging met bijbehorend alumni-portaal.

‘Onze schoolorganisatie kent een geschiedenis van 55 jaar’, vertelt Harrie van de Graaf, stafmedewerker College van Bestuur bij De Rooi Pannen. ‘Dat is binnen het mbo uniek te noemen omdat de meeste mbo-scholen in het verleden gefuseerd zijn en een ROC zijn geworden. Door onze rijke historie hebben we een grote schare studenten achter ons staan. Maar de contactgegevens daarvan, die hadden we lang niet allemaal. Laat staan dat de gegevens die er wél waren, op een centrale plek stonden opgeslagen. Nadat een hbo-stagiaire een onderzoek had uitgevoerd naar hoe het onze oud-studenten verging, en of ze met De Rooi Pannen in contact wilden blijven, werd het tijd om daar verandering in te brengen. Want de uitkomst van dat onderzoek was positief en de behoefte aan contact bleek er te zijn.’

Het beste verhaal
‘We zijn toen gaan aanbesteden en hebben GAC en een aantal andere bedrijven hierin meegenomen. Voor ons kwam GAC met het beste verhaal. In die tijd, en dan heb ik het over drie jaar geleden, speelde het oprichten van een alumnivereniging binnen het mbo helemaal nog niet. Dat begint zich nu te ontwikkelen. Dus als er een partij aan tafel schuift die zich heeft toegelegd op onderwijs en als een van de eersten in de markt een educatie-oplossing heeft ontwikkeld die past bij jouw wensen, zeg je: “kom maar op”.’

Plan van eisen
‘We zijn begonnen met het opstellen van een plan van eisen. Onze wens was om gestructureerd contact met alle alumni te kunnen hebben, net als het creëren van een plek waar interactie mogelijk is en studenten blijvend te verbinden aan De Rooi Pannen. Daarnaast wilden we stageplekken en leerwerkplekken verwerven, evenals gastsprekers en docenten. De opzet van dit alles zou tevens moeten leiden tot directe input van oud-studenten met opgedane praktijkervaring, met als doel om ons onderwijsaanbod relevant te houden. Het mes snijdt aan veel kanten als je een alumnivereniging en portaal op de juiste manier opzet. GAC gaf aan dat al onze wensen uitvoerbaar waren, dus het plan van eisen was al snel akkoord.’

Vervolgfases
‘Omdat wij tien scholen hebben die allemaal van deze oplossing gebruik zouden maken, was ons idee om met tien afgevaardigden aan tafel te zitten, plus nog iemand van PR erbij. GAC heeft toen gezegd: stel een kerngroep van drie mensen samen, en laat die groep alles naar jullie achterban vertalen. Dat hebben we gedaan. Vervolgens zijn we de sprints ingegaan. Voor ons bleek agile werken uiteindelijk geen prettige manier van werken. Enerzijds omdat we geen ervaring met deze werkwijze hebben; anderzijds omdat de agile-benadering zich focust op één onderdeel of item, en vanuit daar verder gaat naar het volgende onderdeel. Hierdoor is het veel minder duidelijk hoe dat ene onderdeel gaat passen in het totaalplaatje, en hoe dat totaalplaatje er uiteindelijk uit komt te zien. Bovendien hadden we in het plan van eisen opgesteld dat hetgeen er gebouwd werd, in lijn moest zijn met onze vormgeving. We hebben uiteindelijk een externe websitebouwer in huis moeten halen omdat GAC geen vormgevers in huis heeft. Hierdoor heeft het proces onnodig stilgestaan. Daarbij is onze kritische noot geweest: neem ons mee naar het totaalplaatje, ik vergelijk het weleens met de bouw van een nieuwbouwhuis, en ga vanuit dat totaalplaatje terug en vervolgens pas bouwen.’

Spelen en ontdekken
‘Als je eenmaal bezig bent, loop je tegen bepaalde dingen aan. Daar kom je pas achter als je daadwerkelijk met een nieuw systeem werkt. De opleveringsprobleempjes zijn inmiddels getackeld. Onze contactpersoon binnen dit project heeft onlangs nog een demonstratie bij ons gegeven. Hoe plaats je foto’s en berichten, loopt alles goed? Zo’n moment is belangrijk, en een handleiding die we erbij krijgen is eveneens waardevol. Binnenkort is er opnieuw zo’n moment. We hebben dan weer even de tijd gehad om er mee te spelen, om het zo te zeggen. Als het goed is hebben we dan wederom een grote stap gezet.’

Een mooie gereedschapskist
‘We hebben in dit proces van elkaar geleerd. En, het belangrijkste: we hebben nu een mooie gereedschapskist in handen waar we goed mee aan de slag kunnen. In het kader van een leven lang ontwikkelen is het actief contact houden met oud-studenten van levensbelang. Ook vanuit de mbo-raad is er nu de wens uitgesproken om de huidige ROC’s mee te nemen in het ontwikkelen van een oud-studentennetwerk. We zijn er trots op dat De Rooi Pannen hierin voorloper is geweest, en nemen onze onderwijscollega’s graag mee in onze ervaring.’

Susan helpt je op weg

Weten wat er voor jouw bedrijf mogelijk is?

YOU GAC
Growing Together