'De transitie van Red River Van Eck; van Excel naar ERP'

Red River – Van Eck is gespecialiseerd in de handel, bewerking en distributie van maanzaad. Daarnaast bieden zij ook andere eetbare zaden aan, zoals pompoen- en zonnebloempitten en chia-, lijn-, karwij- en sesamzaad. In hun zoektocht naar meer inzicht en efficiëntie in hun inkoop-, verkoop-, beheer- en logistieke processen ervaren ze inmiddels dagelijks de voordelen van werken met Business Central.

‘Wij zijn van origine een familiebedrijf’, vertelt Rob de Regt, Commercial Business Controller bij Red River – Van Eck. ‘Sinds de oprichting meer dan 140 jaar geleden is het bedrijf van generatie op generatie overgegaan. In 2010 zijn we onderdeel geworden van het beursgenoteerde Acomo. Deze internationale groep van bedrijven koopt, verhandelt, behandelt, verwerkt, verpakt en distribueert conventionele en biologische voedingsproducten en ingrediënten voor de wereldwijde voedingsmiddelen- en drankenindustrie. Wij kopen en verkopen eetbare zaden over de hele wereld: van Australië tot de Verenigde Staten van Amerika. Daarnaast hebben we ook eigen productielijnen in huis voor de verwerking en bewerking van eetbare zaden.

Van Excel naar ERP met GAC
‘Een aanzienlijk deel van onze bedrijfsvoering werd in Excel en Word uitgevoerd. Dat was foutgevoelig en tijdrovend. Daarnaast waren onze inkoop-, verkoop-, beheer- en logistieke processen onvoldoende goed geadministreerd. Zo konden we de resultaten van transacties pas met enige vertraging zien, terwijl we op elk moment van de dag willen én moeten weten hoe we ervoor staan. Ook de tracering van onze producten, een belangrijk onderdeel voor bedrijven die actief zijn in de voedingsmiddelenindustrie, werd handmatig in Excel bijgehouden. Je kan dus wel stellen dat onze behoefte aan een compleet ERP-systeem groot was. Omdat in een eerder stadium één van onze vestigingen al de overstap naar Business Central had gemaakt en we zeer te spreken waren over die ervaring, was de keuze om weer voor GAC te kiezen snel gemaakt.’

De oplossing
‘Business Central is de basis. Daarnaast maken we gebruik van ProMobile365, PowerBI en Document Capture. ProMobile365 stuurt de warehouse scanners aan. Hiermee kunnen we alle verplaatsingen in het systeem registreren. Heel gebruiksvriendelijk, en we hebben hiervoor dus geen computers meer nodig. Dankzij PowerBI creëren we belangrijke inzichten en maken we eenvoudig dashboards aan, die de resultaten helder weergeven. Met Document Capture worden inkoopfacturen automatisch herkend, waardoor wij de papierstroom van facturen aanzienlijk hebben gereduceerd en onze financiële processen verder hebben kunnen digitaliseren.’

Unieke oplossing voor zendingenregistratie
‘GAC heeft ook een zendingenregistratie voor ons gerealiseerd. Dit is een maatwerkoplossing die alle inkomende en uitgaande zendingen inzichtelijk en overzichtelijk maakt. De registratie van alle zendingen is de kern van onze logistieke afdeling. Voorheen deden we dit door middel van SLA’s in Excel. Nu al deze informatie in ons ERP-systeem zit, is het veel makkelijker op te roepen en aan te wenden voor overige (rapportage)doeleinden. Veel data met betrekking tot zendingen worden namelijk ook gebruikt in diverse andere documenten. Daardoor kunnen we nu bijvoorbeeld eenvoudig transportorders aanmaken. Ook het bewaken van leverdata is door deze oplossing veel makkelijker en ook veiliger geworden.’

Implementatie
‘We kijken terug op een soepel verlopen implementatietraject. Dat komt mede doordat we veel hebben geleerd van de eerdere implementatie van Business Central bij een van onze andere vestigingen. Vanaf dag één zijn we nagenoeg zonder problemen overgegaan en inmiddels zijn we drie maanden operationeel. We hebben nu dagelijks inzicht in onze marges en kunnen elke dag diverse rapportages doorvoeren. Daarnaast worden onze voorraadsystemen automatisch bijgewerkt. Ook prettig: als je op het punt staat om iets in te voeren dat niet klopt, krijg je een duidelijke melding. Bovendien staat al onze bedrijfsinformatie nu overzichtelijk in één systeem.’

GAC’s aanpak: pragmatisch en prettig
‘Ik kan niet anders zeggen dan dat de aanpak van GAC heel duidelijk, praktisch ingestoken en gestructureerd is. Het project kent verschillende fases en elke fase is een logische opvolging van de voorgaande fase. Daarnaast heeft GAC capabele consultants in huis, die goed luisteren naar je wensen en dit doorvertalen naar de nodige aanpassingen en/of oplossingen. Ook prettig is dat er bij vragen altijd wel een expert binnen afzienbare tijd beschikbaar is. Die korte lijntjes en de snelle terugkoppeling vind ik een groot pluspunt.’