Voor veel productiebedrijven is het ‘ERP’ een abstract woord. In grote lijnen is wel bekend wat het inhoudt, maar in veel gevallen is slechts het oppervlak van de ware potentie bekend. De vage afkorting (Enterprise Resource Planning) biedt ook niet veel meer inzicht.
Nederland bevindt zich in de Europese top 3 van meest geavanceerde digitale economieën. Vanwege de snelle opmars van digitale systemen is de verwachting dat binnen vijf jaar alle bedrijfsprocessen zijn gedigitaliseerd. Toch maakt slechts 23 procent van bedrijven met 10 of meer werknemers gebruik van Cloud ERP-software. De noodzaak van een ERP-systeem komt vaak achter in de agenda te staan.
Waarom willen productiebedrijven een ERP-systeem en wat kan dergelijke software écht betekenen? Hieronder hebben wij een selectie gemaakt van de 11 meest voorkomende voordelen die wij zijn tegengekomen bij de implementatie van een ERP-systeem.
1. Geef verkopers de juiste gereedschappen om effectief leads op te volgen
Het bijhouden van de administratie is voor veel verkopers een uitdaging. Vaak is de gedachte “In de tijd die ik kwijt ben met administratie had ik ook klantbezoeken kunnen doen”. Hoe dan ook blijft de sales administratie belangrijk. Omdat het mogelijk is om verkoopkansen en (potentiële) klanten te registreren in het ERP-systeem, wordt het onderhouden en opvolgen van deze leads en prospects vereenvoudigd. Alle communicatie wordt centraal opgeslagen zodat elke werknemer de actuele status kan zien. Sales funnels en KPI’s kunnen eenvoudig visueel worden weergegeven en op basis van prognoses kunnen prioriteiten worden gesteld.
2. Bespaar tijd door het eenvoudig en automatisch afhandelen van offertes en orders
Het schrijven van offertes en orders met een tekstverwerker is verleden tijd. Met een ERP-systeem is het mogelijk om sjablonen aan te maken voor offertes en orders. Er kan zelfs voor een specifieke klant een sjabloon worden gemaakt waarin de klanteisen worden vermeld. Sjablonen kunnen wel eenvoudig met behulp van een tekstverwerker worden ontworpen. Vervolgens kunnen de documenten automatisch worden verstuurd op basis van een trigger zoals bijvoorbeeld bij het aanpassen van een status of het verstrijken van een datum.
3. Gecontroleerde inkoop en overzichtelijk voorraadbeheer
Er bestaat altijd een spanningsveld tussen de voorraad en de productie. Beheerders van de voorraad zijn vaak niet op de hoogte van de productie en vice versa. Met een ERP-systeem wordt als het ware een brug gelegd tussen deze twee werelden. Per artikel kan het aanvulbeleid worden bepaald. Er kan worden ingesteld dat artikelen op voorraad of order besteld en geproduceerd moeten worden. Ook kunnen maximale of minimale hoeveelheden worden bepaald. Het houden van het inzicht wanneer materialen wel of niet nodig zijn, is hierdoor veel makkelijker geworden. Inkoop- en productievoorstellen kunnen op basis van de (verkoop)vraag worden gemaakt. Het systeem zal op basis van deze gegevens voorstellen doen wanneer moet worden ingekocht of geproduceerd. Zo zal er altijd voldoende voorraad zijn en is het mogelijk om betrouwbare leverdata te communiceren naar klanten.
4. Beheer het artikelenbestand met stuklijsten en versiebeheer
Het bijhouden van een artikelenbestand op basis van (nieuwe) stuklijsten kan een flink karwei zijn. Artikelen moeten handmatig worden ingevoerd met bijkomende risico’s dat er fouten ontstaan. Met behulp van een ERP-systeem is het mogelijk om stuklijsten in te laden en automatisch te updaten zodra een wijziging heeft plaatsgevonden. Het ERP-systeem kan constateren of bepaalde artikelen nog niet in het systeem staan en op basis van de ingeladen stuklijst nieuwe artikelen aanmaken. Mutaties van stuklijsten worden inzichtelijk door het maken van verschillende stuklijstversies. Deze versies kunnen bijvoorbeeld aan productiepartijen worden gekoppeld zodat zij traceerbaar zijn. De kans op fouten wordt hiermee in alle stappen van het proces significant verminderd.
Houd eenvoudig budgetten, mijlpalen en facturatieschema’s bij
5. Beheer projecten en maak koppelingen met klantdata
Wanneer een bedrijf geen vast assortiment aan producten heeft maar op aanvraag ontwerpt en produceert, wordt vaak op basis van projecten gewerkt. Een goed voorbeeld hiervan zijn Engineer-to-Order (ETO) bedrijven. In ERP kunnen projecten en budgetten worden aangemaakt en beheerd. De projecten bestaan uit een set taken of mijlpalen waarop tijd kan worden geschreven. Ook kunnen taken worden gebruikt die een proces starten zoals het aanmaken van een productie- of inkooporder. In één oogopslag behoud je hiermee het overzicht over het budget, de gemaakte kosten en de te verwachten kosten. Ook kan een facturatieschema worden gehanteerd waarbij wordt gefactureerd bij het behalen van bepaalde mijlpalen of wanneer meerwerk is uitgevoerd.
6. Verhoog klanttevredenheid door klanten zelf producten te laten configureren
Als een productiebedrijf een assortiment heeft met basisartikelen en (lichte) varianten daarop, kan het opstellen van offertes veel tijd kosten. Ook moeten stuklijsten en eventueel de productie worden aangepast. Er bestaat ook een kans dat een mismatch ontstaat tussen klantvraag en hoe de vraag is geïnterpreteerd. Om dit te voorkomen kan worden overwogen om gebruik te maken van de Configure-to-Order methode. Hiermee kunnen klanten zelf producten configureren uit basis (voorraad)artikelen. Een ERP-systeem kan hierin voorzien. Klanten kunnen online producten configureren. Doordat het is gekoppeld met het ERP-systeem biedt het direct inzicht in de voorraad van artikelen (halffabricaten) en levertijden. Dit resulteert in een grotere klanttevredenheid en wanneer goed uitgevoerd, positieve gepersonaliseerde ervaring.
7. Bepaal vaste controlemomenten om de kwaliteit hoog te houden
Als een klant een zo consistent mogelijke kwaliteit eist of wanneer er sprake is van kostbare productieprocessen, is het van belang om regelmatig een kwaliteitscontrole uit te voeren. Veel productiebedrijven hanteren een vorm van kwaliteitsborging. Een ERP-systeem kan hierin voorzien. Op bepaalde momenten tussen verkoop – productie – verzending kunnen controles worden afgedwongen. De checklijst met controlepunten kan zelf worden bepaald en de kwaliteitscontrole is bijvoorbeeld gekoppeld aan een productieorder of verzending. Hierdoor wordt het risico op fouten of ontevreden klanten beperkt.
8. Voorspel wat je leveranciers gaan doen en verbeter de relatie
Bedrijven die op order produceren, ofwel Make-to-Order (MTO) bedrijven, hebben vaak klanten met specifieke wensen. Omdat elke vraag anders is, is het voor de meeste bedrijven niet mogelijk om alle materialen op voorraad te houden. Het voordeel hiervan is dat er (als het goed is) nooit een voorraadoverschot is. Het nadeel is dat de levertijden langer zijn. Het is van belang dat leveranciers op tijd leveren zodat de productie niet zal vertragen. Met ERP is het mogelijk om leveranciers te beoordelen op basis van vooraf gestelde parameters. Denk hierbij aan het op tijd leveren van goederen, tijdig communiceren en op tijd factureren. Zo kan worden gemeten of leveranciers voldoen aan bepaalde criteria en kan op basis van deze informatie een gezonde relatie worden opgebouwd.
9. Produceren op basis van prognoses (verzamel historische data)
Build-to-Stock (BTO), ook wel bekend als Make-To-Stock (MTO) bedrijven produceren op basis van de verwachte vraag. Door historische data te analyseren, wordt een prognose gedaan van de verkoop in een toekomstige periode. Het is hierbij van belang dat de historische data zo zuiver mogelijk is. Met hulp van een ERP-systeem kan deze data accuraat worden geregistreerd. Het kan ook op een visueel aantrekkelijke en inzichtelijke manier worden gepresenteerd. Op basis van deze prognose kunnen inkoop- of productievoorstellen worden gegenereerd met een planningsvoorstel.
Zonder moeite contractuele afspraken maken en bijhouden
10. Vergeet nooit contractuele afspraken die zijn gemaakt met klanten en leveranciers
Bedrijven die vaker bij dezelfde leveranciers afnemen of bij dezelfde klanten leveren, leggen vaak met raamcontracten afspraken vast. Vroeger moest bij elke order worden gecontroleerd of afwijkende voorwaarden van toepassing zijn. Als veel afspraken met verschillende bedrijven zijn gemaakt, is het moeilijk om overzicht te behouden. Dit is met behulp van ERP verleden tijd. Klantspecifieke voorwaarden worden vastgelegd en bij het maken van een offerte of order wordt de gebruiker hierop geattendeerd. Er wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met het verstrijken van de contractlooptijd of openstaande aantallen.
11. Krijg inzichten die voorheen moeilijk of niet zichtbaar waren
Voor de directie, managers en planners is relevante informatie misschien wel het belangrijkst. Het liefst moet deze info ook nog eenvoudig kunnen worden opgeroepen en visueel aantrekkelijk zijn. Omdat alle data wordt opgeslagen in het ERP-systeem is het mogelijk om te rapporten of visuals te maken die specifieke informatie tonen. Bijvoorbeeld op het gebied van productie, voorraden, verkopen, projecten of financiën. Omdat er sprake is van een centrale database is de informatie altijd recent en relevant. Dit biedt de mogelijkheid om effectief te sturen op basis van informatie dat rechtstreeks wordt gevoed door het bedrijf.
ERP voor jouw productiebedrijf
Dit zijn een aantal voorbeelden waarbij ERP kan helpen. Er zijn natuurlijk veel meer mogelijkheden. ERP is alles omvattende bedrijfssoftware waarin alle onderdelen van het bedrijf aan bod komen. ERP kan bedrijfsdoelstellingen realiseren zoals het verhogen van de efficiëntie, het inzichtelijk krijgen van data en het vereenvoudigen van processen. Het bepalen of een ERP-systeem geschikt is, kan een lange weg zijn. Hopelijk ben je na het lezen van deze blog een stap dichterbij je doel. Om je verder op weg te helpen, hebben wij een QuickScan ontwikkeld. Hiermee kunnen wij middels een aantal laagdrempelige vragen een snelle analyse doen van je bedrijf en in hoeverre ERP (Microsoft Business Central) passend is.
GAC