Hoe beheer ik consignatievoorraden bij mijn klanten?
Bedrijven worden steeds creatiever in het aan de man brengen van hun producten. Een laagdrempelige manier om het interessant te maken voor je klanten om artikelen in het assortiment op te nemen, is de mogelijkheid om jouw producten in consignatie te plaatsen bij je eindklant. Voor je klant is het extra interessant vanwege de beperkte risico’s, maar je hebt zelf natuurlijk pas later het geld op de bankrekening staan. Wat betekent het toepassen van consignatievoorraad nou eigenlijk? Wat zijn de voor- en nadelen? En wellicht nog wel het belangrijkste punt, hoe zorg je er voor dat je dit op een slimme en efficiënte manier beheert in je ERP systeem zodat het ook echt rendabel wordt? Enkele vragen waar we je in dit blog antwoord op geven.
Wat is consignatievoorraad?
We spreken over consignatievoorraad wanneer de voorraad fysiek bij de klant ligt maar eigendom blijft van jouw bedrijf als leverancier van deze goederen, tot het moment dat deze verkocht worden. Concreet betekent dat voor je klant dat de consignatievoorraad niet op de balans komt, maar wel gebruikt en verkocht kan worden. Op het moment van verkoop worden de verkochte artikelen pas in rekening gebracht en waar nodig eventueel aangevuld.
Als we kijken naar het eigendom betekent het dan ook dat bij een consignatieovereenkomst de klant geen eigenaar wordt van de goederen, totdat deze pas formeel zijn verkocht. Hierbij fungeert de klant dus eigenlijk als een soort “tussenpersoon” tussen de eindklant en jijzelf als leverancier. Vaak zijn er afwijkende prijzen of vergoedingen van toepassing, wanneer de klant de artikelen niet op voorhand bij je inkoopt maar in consignatie neemt.
Waarom zou ik mijn klanten aanbieden producten in consignatie af te nemen?
Voor beide partijen (jij als leverancier en voor je klant) zijn de nodige beweegredenen om gebruik te maken van consignatie voorraden. Laten we beginnen met jouw klant. Doordat de klant geen eigenaar is van de voorraad, worden er pas kosten gemaakt wanneer het product verkocht wordt. Dit minimaliseert het risico van de artikelen die in consignatie op voorraad liggen. Tegelijkertijd is dit natuurlijk een nadeel voor jou als leverancier, daar waar je niet direct invloed hebt op de verkoop van de producten bij je klant en pas omzet genereert bij verkoop van de artikelen door de klant. Het snel kenbaar maken van de verkopen kan daarbij ook uitdagend zijn, daarover later in dit blog meer.
Bijkomend voordeel voor de klant, is dat hij zich geen zorgen hoeft te maken over het op peil houden van de voorraad. In de meeste gevallen maak je samen afspraken over de minimale voorraad die in consignatie ligt.
Doordat de klant aanzienlijk lagere risico’s heeft, heb jij als leverancier daardoor de mogelijkheid wat aanvullende voorwaarden te stellen die normaliter niet mogelijk zijn. Allereerst ga je vaak een contract aan voor een bepaalde periode, waardoor je zeker weet dat je producten voor een bepaalde periode minimaal in het assortiment van je klant opgenomen worden.
Doordat het risico bij jou als leverancier ligt, is het ook gebruikelijk dat je een hogere prijs voor je artikelen kan vragen. De klant betaalt immers pas bij verkoop. Wanneer je je artikelen ook levert aan winkels, kun je aanvullend bij je consignatie displays ook aanvullende marketingmaterialen inzetten bij de klant. Dus mocht je klant nog twijfels hebben bij je product maar ben jij er zeker van dat het een succes wordt, ook dan kan de inzet van consignatievoorraad interessant zijn.
Voordelen en nadelen van consignatievoorraad
Nog even de belangrijkste voor- en nadelen van consignatievoorraad voor je op een rijtje.
Voordelen van consignatievoorraad
- Contracten voor de langere termijn.
- Hogere marge, door de hogere prijs die je kan vragen voor je artikelen.
- Controle over jouw deel in de voorraad van je klant.
- Aanvullende inzet van marketingmaterialen bij je klant.
Nadelen van consignatievoorraad
- Financieel risico ligt bij jou als leverancier.
- Veel voorraad benodigd, om minimale voorraad bij de klant te kunnen garanderen.
- Betaling vindt pas plaats na verkoop van de artikelen door je klant.
- Inzicht krijgen en houden op de voorraad en verkopen door je klant.
Of je echt succesvol gaat zijn met consignatievoorraad wordt met name bepaald door de eenvoud waarmee je grip op en inzicht in de voorraad bij je klant weet te houden. Er is een aantal mogelijkheden om hier grip op te krijgen, maar je ERP systeem is hierin een belangrijke speler.
Voor beide partijen (jij als leverancier en voor je klant) zijn de nodige beweegredenen om gebruik te maken van consignatievoorraden.
Hoe krijg ik grip op de consignatievoorraad?
Maar hoe ga je dat nou organiseren, die consignatievoorraad bij je klanten? Je wilt immers tijdig weten wat je klant heeft verkocht, zodat je een factuur kan sturen en de voorraad kan aanvullen wanneer nodig. Wanneer je gebruik maakt van Dynamics 365 Business Central met Trade365, heb je een aantal belangrijke tools in huis om dit proces te digitaliseren.
Het liefst ga je zo digitaal mogelijk inzicht krijgen in de voorraad van je klant. Door het integratieplatform in te zetten uit Trade365, kun je eenvoudig een verbinding opzetten met je klant. Wanneer je klant op het gebied van automatisering wat meer volwassen is, is het vaak mogelijk om periodiek, in een digitaal format, de verkopen retour te ontvangen. Hierdoor kun je direct de verkopen van je klant digitaal laten verwerken en de factuur versturen.
Het is aan te raden om met zogenaamde SKU’s te gaan werken, zodat je per klant eenvoudig je aanvulparameters kan beheren. Afhankelijk van de afspraken die je hebt gemaakt kun je zo bijvoorbeeld één of meerdere keren per week een advies genereren om alle aanvulopdrachten in één batch te verwerken richting je klanten.
Digitaliseer het beheer van consignatievoorraden met Power Apps
Maar wat nou als je klant niet de mogelijkheid heeft om digitaal de voorraden en/of verkopen van de consignatievoorraad met je uit te wisselen? Immers, niet iedere klant heeft dezelfde volwassenheid op IT gebied. Hier komen de mogelijkheden van Power Apps om de hoek kijken. Vaak dienen de vertegenwoordigers of buitendienstmedewerkers zo nu en dan de verkopen op te nemen bij je klanten, om inzicht te krijgen in de verkopen. Doordat je dit proces middels een mobiele Power App digitaliseert, houd je grip op de consignatievoorraad en versnel je het proces om de verkopen te factureren en waar nodig aan te vullen.
Voordat we bij het tellen van de voorraad komen, kun je enkele processen slim oplossen met deze app. Zo kun je de Power App ook gebruiken om het assortiment te tonen aan je klant en vaste pakketten aan te bieden die iemand kan afnemen. Door tevens gelijk de afspraken in de app te borgen, over de prijs, minimale voorraad en wellicht ook het magazijn wat de klant moet beleveren, heb je in een handomdraai alle relevante informatie verzameld in de app. Vanuit de app kan dan direct het contract getekend en verstuurd worden, welke tevens netjes wordt opgeslagen in bij het dossier van de klant in Dynamics 365 Business Central.
Vervolgens kan vanuit dezelfde app ook de voorraad geteld worden. In je ERP ligt immers vast wat er zou moeten liggen bij de klant, dus als je telt wat er daadwerkelijk ligt, weet je precies wat er verkocht is. In de app zie je direct het resultaat en kun je de klant laten tekenen voor de factuur die gestuurd zal worden. Registreer je liever de verkopen in de app? Ook dat is uiteraard mogelijk. Dat is het mooie van de inzet van Power Apps, je stemt het volledig af op de behoeften van jouw proces. Denk bijvoorbeeld ook aan de mogelijkheid om direct vanuit de app de overboeking te maken vanuit de eventuele autovoorraad van de vertegenwoordiger. Zonder enige verdere administratieve handeling of vertraging kan dit geregeld worden vanuit de app.
Dus, of je nu wel of geen digitale aansluiting kan vinden met je klant, dat hoeft de inzet van consignatievoorraad bij je klant niet in de weg te staan. Wanneer je gebruik maakt van Dynamics 365 Business Central met Trade365 en het Power Platform, heb jij de juiste gereedschappen in huis om beide opties volledig te digitaliseren. Wil je weten hoe dit in de praktijk voor jouw organisatie gaat werken? Onze specialisten staan voor je klaar om je hierover te adviseren.
GAC