Geplaatst op
26/07/2024
Leestijd
4 min leestijd

Auteur: Bart Alfrink

In een tijd waarin artikelen bij veel verschillende leveranciers gekocht kunnen worden, er gebruik gemaakt kan worden van lokale (lees Europese) leveranciers of bedrijven in het Verre Oosten en de concurrentie met concullega’s groot is, is het beoordelen van je leveranciers van groot belang. 

Maak je al gebruik van controles en/of afspraken om in kaart te brengen of je leveranciers voldoen aan de eisen? Doe je dat (nog) niet maar merk je wel dat het een noodzaak begint te worden?  

In deze blog neem ik graag vijf manieren met je door waarop je als groothandel jouw leveranciers kan beoordelen. 

Kwaliteit van de artikelen 

Specificaties en normen 
In veel gevallen zal verwacht worden dat artikelen die worden besteld bij, en ontvangen van een leverancier, voldoen aan de vooraf afgesproken specificaties en kwaliteitsnormen. Voer bij iedere ontvangst een controle uit van de totale batch of doe slechts een steekproef. Leg daarnaast de resultaten van deze controles vast in je systeem.  

Door een eigen Power App te maken die is gekoppeld aan Business Central kan de registratie worden uitgevoerd en vastgelegd. 

 Deze data wordt door middel van Power BI visueel gemaakt om afwijkingen te herkennen. 

Retourpercentages 
Het aantal retourzendingen van artikelen naar de leverancier die de levering heeft verzorgd kan de basis zijn voor een verder onderzoek. Analyseer het aantal retouren en klachten en de aard hiervan. Hoge retourpercentages kunnen bijvoorbeeld wijzen op kwaliteitsproblemen. 

Betrouwbaarheid en leveringsprestaties 

Levertijd in relatie tot ontvangstmoment 
Evalueer of de leverancier de afgesproken levertijden haalt. Wanneer op geregelde basis vertragingen optreden kan de hele supply chain verstoord worden. In Business Central worden gedurende het proces meerdere data geregistreerd. In een inkooporder wordt bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen de ‘verwachte ontvangstdatum’ en de toegezegde ontvangstdatum’.  

Wanneer dan ook de datum van de daadwerkelijke ontvangst van de artikelen wordt vergelijken met de ‘toegezegde ontvangstdatum’ wordt snel inzichtelijk of de leverancier op tijd levert. 

Consistentie van de levermomenten 
Het kan natuurlijk een keer voorkomen dat te laat wordt geleverd. Dat zal niet meteen de alarmbellen doen afgaan. Uiteindelijk gaat het om de consistentie van de leveringen. Regelmatige en betrouwbare leveringen zijn cruciaal voor een goed voorraadbeheer. 

Nauwkeurigheid van leveringen 
Niet alleen het moment waarop leveringen worden ontvangen is van belang voor een sluitende supply chain, ook het ontvangen van de correcte aantallen zijn de basis voor het op tijd en compleet kunnen uitleveren van de verkooporders richting je eigen klanten. 

Kosten en prijsstelling 

Prijscontrole 
Vooraf worden inkoopprijzen afgesproken met de verschillende leveranciers. Deze prijzen worden gebruikt om de waarde van een inkooporder(regel) te bepalen. Na de ontvangst van de bestelde artikelen wordt de uiteindelijke inkoopfactuur met de geboekte ontvangstregels afgestemd. Vergelijk de kosten van de inkooporder(regels) met de gefactureerde kosten. Prijsverschillen worden zo snel zichtbaar. 

Een klein verschil kan worden geaccepteerd, wordt het verschil te groot dan zal aan de leverancier het verzoek worden gedaan een creditnota op te maken voor het geconstateerde verschil. 

Transparantie van de kostprijs 
Is de inkoopprijs ook daadwerkelijk de prijs die je betaald? Of is er sprake van eventuele bijkomende kosten. Transparantie in de prijsstelling helpt je om een juiste kostprijs te bepalen en om daaruit de marges van de uiteindelijke verkooporders gezond te houden. 

Trade365 kan je helpen om de daadwerkelijke kostprijs te berekenen doordat eigen margemodellen aangemaakt kunnen worden met daarin de benodigde kostprijsverhogende elementen. 

Prijsstabiliteit 
Wanneer een leverancier geregeld nieuwe prijzen communiceert of bij de bevestiging van een inkooporder aangeeft dat de prijzen op de order niet (meer) kloppen, zorgt dat mogelijk voor het niet goed kunnen bepalen van de verkoopprijzen richting je klanten. Hierdoor staat jouw eigen beoordeling door je klant in directe relatie tot jouw beoordeling richting je leverancier. 

Communicatie 

Reactiesnelheid 
Iets moeilijker om te meten maar zeker niet minder belangrijk is de snelheid waarop de leverancier reageert op communicatie. Wanneer regelmatig lang moet worden gewacht voordat een bevestiging wordt ontvangen op een verstuurde inkooporder, kan in principe niet met zekerheid aan de klant gecommuniceerd worden wanneer hij de levering van de verkooporder kan verwachten. Hierdoor kan het voorkomen dat je klant jouw prestaties minder hoog beoordeeld. 

Duurzaamheid en ethische praktijken 

Wanneer de zogenaamde footprint of de sociale aard van de totale supply chain belangrijk is voor jouw bedrijf, omdat je dit bijvoorbeeld uitdraagt in uitingen die je in de markt doet, kunnen de volgende 2 onderwerpen belangrijk zijn: 

Milieu-impact 
Controleer of de leverancier milieuvriendelijke praktijken hanteert en voldoet aan milieuwetgeving. Wanneer je hiervan op de hoogte bent kan je een weloverwogen keuze maken om zaken met de betreffende leverancier te doen. 

Ethisch en/of sociaal gedrag 
Is het duidelijk welke ethische standaarden de leverancier erop nahoudt, bijvoorbeeld eerlijke arbeidsomstandigheden en het vermijden van kinderarbeid? Of houdt de leverancier zich actief bezig met bepaalde maatschappelijke initiatieven? 

De antwoorden op beide vragen kunnen een reden zijn om wel of juist niet met de leverancier in zee te gaan. 

Jouw leveranciersbetrouwbaarheid meten?

Zo zie je maar, er zijn tal van metingen of vragen waarvan de uitkomsten groothandelsbedrijven kunnen helpen om een weloverwogen beslissing te nemen over welke leveranciers ze willen behouden en met welke ze mogelijk hun relatie willen herzien.  

Heb ik je aan de hand van deze informatie aan het denken gezet? Wil je er meer over weten? Neem dan contact met ons op. 

YOU GAC
Growing Together