Het is weer zover! De nieuwste versie staat klaar met slimme verbeteringen, handige nieuwe tabbladen en diverse bugfixes die het werken in het systeem nog soepeler maken. Of je nu dagelijks in het systeem werkt of af en toe inlogt: je zult het verschil merken. De update is inmiddels opgeleverd en beschikbaar voor gebruik. Wil je profiteren van de nieuwste functies? Dan kun je vanaf nu zelf upgraden. Tijd om je bij te praten!
Wensen die werkelijkheid worden
Herziening tabblad Onderwijsinformatie op accountrecord
Voorheen was dit tabblad enkel zichtbaar op het accountrecord wanneer het vinkje School aan stond, maar dat zorgde voor verwarring. Daarom wordt het tabblad nu getoond wanneer Klant is aangevinkt. Dit is véél logischer, aangezien het tabblad belangrijke informatie bevat over verkoopkansen, offertes en orders. Daarnaast is het overzicht verbeterd: open aanbod en maatwerk zijn nu duidelijk van elkaar gescheiden.
Inzicht in orderverbruik voor commerciële opleiders
Voor commerciële opleiders is het nu mogelijk om beter inzicht te krijgen in welke opleidingen binnen een order al zijn ingezet. Hiervoor is een nieuwe tabel toegevoegd: Order verbruik. Deze tabel koppelt opleidingen, modules en budgetten aan een order.
Via het nieuwe tabblad Order verbruik op het orderformulier kunnen verbruiksregels worden toegevoegd, aangepast of verwijderd. Roll-up velden tonen automatisch het totaalbudget, het totaal gefactureerde bedrag en het resterende budget. Zo heb je altijd een actueel overzicht van het verbruik binnen een order.
Slimmere vrijstellingen bij inschrijving opbouw
Bij het aanmaken van een inschrijving opbouw werd al automatisch gecontroleerd of er een vrijstelling nodig was, dankzij een bestaande power automate-flow. Deze flow is nu slimmer gemaakt: eerder werd geen rekening gehouden met handmatig vastgelegde vrijstellingen. De logica is verder uitgebreid. Waar het proces eerder stopte als de betreffende cursist al eerder een inschrijving module heeft gevolgd voor de basis module, kijkt het nu breder. Het proces zoekt nu ook in andere inschrijving opbouwen naar vrijstellingen voor diezelfde basis module zonder inschrijving module. Als daar wél relevante informatie gevonden wordt, wordt alsnog automatisch een vrijstelling aangemaakt. Zo zorgen we ervoor dat het proces vollediger en betrouwbaarder werkt.
Ook de toekenning van het juiste cijfer aan een vrijstelling is verbeterd. Eerder werd hiervoor door alle relevante inschrijvingsmodules gelopen, wat niet altijd het juiste resultaat opleverde. Nu wordt een dynamische query opgebouwd. Het veld cijfer is verplicht gesteld. De cijfers worden gesorteerd op datum van behalen, zodat altijd het meest recente cijfer aan de vrijstelling gekoppeld wordt. Dit verhoogt zowel de nauwkeurigheid als de betrouwbaarheid van het proces.
Content lookup opgeschoond
Schoon schip maken! De verwarrende en ongebruikte velden Content op startmomenten en onderwijslocaties zijn verwijderd. Subgrids op content zijn hierbij ook opgeruimd.
Bugfixes die je werk vergemakkelijken
- Recente items werkten niet goed bij Basisopleiding. Nu wel!
- Contact connector knoppen zijn nu ook netjes vertaald naar het Engels.
- Business rules voor einddatum/startdatum hebben een consequente naamgeving gekregen.
- Dubbele business rule op facturen? Eén is nu duidelijk gemarkeerd als ‘deprecated’.
- Engelse vertalingen op opleidingenpagina’s en landingsentiteit zijn aangepast voor duidelijkheid.
- Bij het annuleren van een module worden nu ook netjes de onderliggende onderwijsactiviteiten gedeactiveerd.
Terugblik op de vorige release
Ook in de vorige release hebben we flink uitgepakt met mooie verbeteringen. Een kleine greep:
Nationaliteiten up-to-date
De lijst met nationaliteiten is geactualiseerd, conform de officiële landelijke tabellen. Zo werken we met actuele benamingen zoals ‘Russisch’ i.p.v. ‘Burger van Rusland’. Vraag de dataset gerust op bij de servicedesk of consultant!
Automatische rolbepaling contactpersoon op basis van inschrijvingsstatus
Op basis van de inschrijvingsstatus én eventuele interesses wordt de rol van een contactpersoon met type ‘onderwijscontact’ nu automatisch bijgewerkt. Rollen zoals Potentiële student, Zittend student en Alumnus worden hierdoor dynamisch aangepast. Zo staat bij een definitieve inschrijving de rol Zittend student automatisch op ‘Ja’, en bij een geslaagde inschrijving wordt de rol Alumnus toegekend. Dit zorgt voor een actueel en correct studentbeeld zonder handmatig beheer.
Versimpelde opleidingscatalogus
Om instellingen met een minder complexe cursusstructuur beter te ondersteunen, is een versimpelde opleidingscatalogus geïntroduceerd. Deze nieuwe opzet maakt geen gebruik van (basis)opleidingen of opbouw, en richt zich op modules. Belangrijke vernieuwingen:
- Nieuwe velden op basismodule en module, zoals type, code, cluster en aantal deelnemers;
- Aangepaste kopieerflows die nieuwe moduledata meenemen bij het kopiëren van een basismodule óf van de basismodule naar een module voor het actuele aanbod;
- Uitgebreide landingsentiteit voor het verwerken van module-aanmeldingen;
- Automatische verwerking en koppeling van contact en inschrijving via Power Automate;
- Facturatie mogelijk vanaf de inschrijving, mits gekoppeld aan een productbundel.
Let op: werving, vastleggen van leidinggevende en bedrijf, termijnfacturen en registreren vrijstellingen vallen buiten deze release.
Content verzending: slimmer en efficiënter
Geen overload aan losse e-mails meer! Wanneer een (potentiële) student meerdere contentstukken in één aanvraag indient, worden deze voortaan samengevoegd in één overzichtelijke e-mail. Dit zorgt voor minder ruis in de mailbox van de (potentiële) student. Bovendien is in één oogopslag duidelijk dat de contentstukken onderdeel zijn van dezelfde aanvraag. Een stuk efficiënter en overzichtelijker.
Power BI: Foutoverzicht Workflow en/of Power Automate
Er is een Power BI-rapport beschikbaar dat foutgelopen workflows automatisch registreert en overzichtelijk weergeeft. Zo zie je direct welke workflow is mislukt, de foutmelding, de eigenaar én heb je een link naar het item in Education365. De standaardrapportage is gericht op workflows, maar is op verzoek ook uit te breiden naar Power Automate. Handig om te weten! Deze PowerBI rapportage is te downloaden via de Template Store.
En verder onder andere nog…
- BTW-berekeningen zijn afgerond op 2 decimalen;
- Facturen volgen nu de juiste volgorde van factuurtermijnen;
- Engelse vertalingen in de EDU beheer app zijn toegevoegd;
Bug bij nevenactiviteiten, SIS-integratie en prijsbepaling facturen is verholpen.
Tot slot
Deze release is mede mogelijk gemaakt door waardevolle input van Education365-gebruikers, praktijkervaringen uit het onderwijsveld én de expertise van onze collega’s bij GAC.
Wil je meer weten over deze of eerdere releases, zoals release Q4 2024? Bezoek dan docs.gac.nl voor uitgebreide toelichting, instructies over het updaten van Education365 en toekomstige roadmap.
Heb je nog geen toegang? Dan kun je een email sturen naar sales@mail.gac.nl. Zij maken het graag voor je in orde.
Heb je zelf een idee of verbetersuggestie? Laat het ons weten! Je kunt hiervoor terecht bij de servicedesk, project manager, consultant en/of accountmanager. We blijven continu ontwikkelen – net als in het onderwijs geldt voor ons: we zijn nooit uitgeleerd.
GAC